Die Personalabrechnungsdatei ist das Repository für alles, was mit dem Gehaltsscheck eines Mitarbeiters zu tun hat. Der Hauptgrund für die Erstellung einer Abrechnungsdatei besteht darin, den Zugriff auf den Rest der vertraulichen Informationen zu beschränken, die sich in der Personalakte befinden.
Die Abrechnungsdatei ermöglicht es dem Buchhaltungspersonal, den Mitarbeiter zu bezahlen, ohne auf vertrauliche Informationen von Mitarbeitern zugreifen zu müssen. Buchhaltungsmitarbeiter können Gehaltsabrechnungen dort führen, wo es für die Bezahlung des Mitarbeiters sinnvoll ist.
In Fällen, in denen Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelagert wird, ist dies eine noch empfehlenswertere Vorgehensweise für die Gehaltsaufzeichnungen des Mitarbeiters.
Die Abrechnungsdatei beschränkt den Zugriff auf vertrauliche Mitarbeiterinformationen. Die Personalabrechnungsdatei ermöglicht es Buchhaltungs- und Finanzmitarbeitern, die Informationen zu haben, die sie benötigen, um den Mitarbeiter an einem handlichen Ort zu bezahlen. Der Standort sollte für alle anderen Mitarbeiter sicher und unerreichbar sein.
Sie müssen dem Buchhaltungspersonal aufzeigen, dass die Informationen in den Abrechnungsdateien vertraulich sind und nicht ohne Erlaubnis und Abmeldung vom HR-Personal weitergegeben werden dürfen. Auch sollte das Buchhaltungspersonal keine Informationen über Mitarbeiteranhebungen, Werbeaktionen, Boni und andere Informationen, die über Mitarbeiter vertraulich sind, weitergeben.
Die Personalabteilung muss den Zugriff der Buchhaltung auf die Mitarbeiter-Abrechnungsdateien nicht überwachen. Wie für verwandte Mitarbeiterdateien wie Personal- und medizinische Dateien empfohlen, sollten Sie den Zugriff auf die Abrechnungsdatei beschränken.
Nur Personen, die diese Informationen benötigen, sollten den Inhalt sehen.
Inhalt einer Mitarbeiter-Abrechnungsdatei
Dies ist eine vorgeschlagene, aber nicht vollständig umfassende Liste von Informationen, die zu einer Mitarbeiter-Abrechnungsdatei gehören.
- Angebotsschreiben, unterschrieben von Personalverantwortlicher, Personalabteilung und Mitarbeiter
- Von der Personalabteilung und dem Personalverantwortlichen unterzeichnete Lohngenehmigung, wenn ein Arbeitsvertrag vorliegt
- W-4 Formular
- Papierarbeit und Autorisierung eines Mitarbeiters Leistung, die einen Gehaltsabzug beinhaltet
- Formular für die direkte Einzahlung von Einlagen
- Abrechnungsformulare für die bezahlte Zeit
- Stundensatz der wöchentlichen Arbeitszeit
- Aufzeichnungen der Zeiterfassung
- Anwesenheitsaufzeichnungen
- Aufwandsrückerstattungsanträge einschließlich Dokumentation und Quittungen für Reisen und andere genehmigte Ausgaben
- Rückerstattungsformulare und Quittungen für Zahlungen, Bücher usw.
- Formulare für die Vorauszahlung im Voraus
- Dokumente und Zahlungspläne für das Unternehmen
- Pfändungsaufträge und -aufzeichnungen
- Autorisierung für die Freigabe von privaten Informationen
- Formulare für jeden Mitarbeiter erhöhen
- Formalitäten im Zusammenhang mit einem Bonus, einer Gewinnbeteiligung oder einem Anerkennungspreis
- W-2-Formulare
- Berechtigung für andere Gehaltsabrechnungen Ihre Unternehmenszulassung
Weitere Dokumente zu Personaldateien sind verfügbar.
- Personaldatei-Übersicht
- Personaldatei-Zugriffsrichtlinie
Auch bekannt als Mitarbeiterakten, Mitarbeiterdatensätze, Personalakten, Dokumentation
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