Gemeinnützige Organisationen ersetzen durch freiwillige Helfer

In schwierigen Zeiten ist es sehr verlockend, bezahlte Stellen zu kürzen und diese Positionen in ehrenamtliche zu verwandeln. Aber ist es richtig? Funktioniert es? Was sind die Fallstricke oder die Vorteile?

Die Verwendung von Freiwilligen zur Durchführung von Aufgaben oder Jobs, die sonst von bezahlten Mitarbeitern erledigt werden könnten (häufig als Arbeitsplatzsubstitution bezeichnet), sollte nur Teil einer Gesamtstrategie zur Kostensenkung in schwierigen Zeiten sein. Hier sind einige Tipps, wie Sie es richtig machen können:

Lege niemanden ab mit der Absicht, einen Freiwilligen für bezahltes Personal zu ersetzen. Solche Handlungen müssen zwangsläufig dazu führen, dass andere bezahlte Mitarbeiter um ihre Positionen bangen und sich ärgern und sich weigern, mit Freiwilligen zu arbeiten, aus Angst, dass sie ihre Arbeit annehmen könnten. Wenn jedoch eine natürliche Umstrukturierung oder eine allgemeine Umstrukturierung vorliegt, sollten Sie diese Gelegenheit nutzen, um zu überdenken, wie Ihre Organisation eingerichtet ist und wie Sie Jobs neu konfigurieren können, damit einige Aufgaben von Freiwilligen erledigt werden können.

Zum Beispiel haben Sie Ihre Empfangsdame gerade zu einer Verwaltungsassistentin befördert, die mit dem Entwicklungsdirektor zusammenarbeitet. Dies lässt die Rezeptionistin offen. Könnte diese Position von Freiwilligen besetzt werden? Eine Organisation, die ich kürzlich besucht habe, beschränke die Öffnungszeiten der Öffentlichkeit auf fünf pro Tag (10.00 - 3.00 Uhr) und nutze Freiwillige für die Rezeption. Es gibt jeden Tag einen anderen Freiwilligen. Dieser Freiwillige antwortet auf das Telefon, begrüßt die Besucher und führt eine Reihe von gut definierten und dokumentierten Aufgaben durch.

Am Ende des Tages verwendet der Freiwillige ein Formular, um die wichtigen Dinge, die an diesem Tag stattgefunden haben, zusammenzufassen und alle Probleme, die möglicherweise durch den Freiwilligen des folgenden Tages gelöst werden müssen.

Diese Organisation hat die meisten Fehler ausgearbeitet und die Freiwilligen sind glücklich und loyal. Es gibt jetzt genügend ausgebildete Freiwillige, um ein paar zusätzliche Freiwillige im Büro zu haben, die sich um andere Büroaufgaben kümmern und der Organisation noch mehr helfen.

Verwenden Sie nicht nur Freiwillige für die alltäglichen Aufgaben

Viele Freiwillige erledigen gerne Schreibarbeiten oder Mailings aus der Tür oder erledigen Besorgungen, aber immer dann, wenn es eine Aufgabe gibt, die Ihre Mitarbeiter wirklich gerne erledigen würden. aber es gibt keine Zeit, denken Sie daran, einen Freiwilligen zu benutzen. Ein Freiwilliger könnte ein ehrenamtlicher Koordinator sein, Zuschüsse oder Forschungsgelder schreiben, für einen Newsletter verantwortlich sein, andere Freiwillige oder sogar das Personal schulen, spezielle Veranstaltungen planen oder durchführen oder eine Menge anderer Dinge. Denken Sie kreativ und suchen Sie nach Freiwilligen, die besondere Talente oder Erfahrungen haben.

Überlegen Sie, wie Sie "qualifizierte" Freiwillige finden und verwenden können

Erfahrene Freiwillige sind in der Regel Spezialisten in Bereichen, die keine gemeinnützige Organisation ist, wie Finanzen, Personalwesen oder Marketing.Sie sind oft Angestellte bei Unternehmen, Teil des Programms zur sozialen Verantwortung des Arbeitgebers. Ihnen wird von ihren Unternehmen Zeit gegeben, Zeit mit gemeinnützigen Organisationen zu verbringen. Während dieser Rezession gibt es auch qualifizierte Freiwillige zwischen Jobs, die sehr daran interessiert sein könnten, ihre Fähigkeiten scharf zu halten und zu ihren Lebensläufen hinzuzufügen.

Qualifizierte Freiwillige können die Mitarbeiter nicht ersetzen, aber sie können teure Outsourcing- und externe Berater ersetzen.

Sie können Ihnen helfen, sich neu zu organisieren, ein organisatorisches Audit durchzuführen, Daten zu entwickeln, die dem Vorstand helfen, organisatorische Entscheidungen zu treffen, Wege zu finden, um wichtige Dienstleistungen zu sparen oder sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Die Forschung hat gezeigt, dass gemeinnützige Organisationen nicht so oft wie sie sollten qualifizierte Freiwillige (auch Pro-Bono-Arbeit genannt) verwenden. Fragen Sie Ihre lokalen Unternehmensstiftungen, ob sie ein qualifiziertes Freiwilligenprogramm haben oder beantragen Sie ein Pro-Bono-Stipendium über die Taproot Foundation.

Die Corporation for National & Community Service verfügt über ein Toolkit, das gemeinnützigen Organisationen helfen soll, bereit zu sein, fähigkeitsbezogene Freiwillige zu nutzen. Sie können Ihre Eröffnungen auch für Freiwillige mit professionellen Fähigkeiten bei Catchafire, einem Online-Matching-Service, posten.

Tolerieren Sie kein Kastensystem in Ihrem Büro

Ich habe Büros gesehen, in denen die bezahlten Manager täglich gemeinsam zu Mittag essen, während die Angestellten und Freiwilligen Eiersalat-Sandwiches im Pausenraum aßen, während sie das Fort hinunter, bis die Manager zurückkamen.

Was für ein Weg, um Angestellten und Ehrenamtlichen das Gefühl zu geben, Bürger zweiter Klasse zu sein. Finden Sie Wege, um inklusiv zu sein und allen das Gefühl zu geben, dass sie für etwas sehr Wichtiges lebenswichtig sind.

Handeln Sie schnell, wenn Freiwillige Interesse zeigen

Freiwillige haben in vielen Organisationen viele Möglichkeiten. Handeln Sie schnell, wenn sie Interesse an Ihrem zeigen, oder sie gehen woanders hin. Es ist üblich, dass potenzielle Freiwillige von gemeinnützigen Organisationen schlechte Bewertungen erhalten. Entweder ist der freiwillige Manager tonlos gegenüber dem, was der Freiwillige über seine verfügbare Zeit sagt (das Gefühl, überwältigt zu sein, ist ein häufiger Grund für einen freiwilligen Flug, da er sich nicht ausreichend unterhalten fühlt); oder der / die Freiwillige erhält ein oberflächliches Interview, das keine Fähigkeiten und Erfahrungen aufdeckt, die Hinweise darauf geben könnten, den Freiwilligen in eine lohnende Situation zu bringen.

Halten Sie ein offenes Gedächtnis über die Arten von Jobs, die Freiwillige füllen können

Ja, Sie haben vielleicht eine Liste mit grundlegenden Rollen, die Sie immer suchen, aber wenn Ihr Interview andere Möglichkeiten aufzeigt, seien Sie nicht an Präzedenzfälle gebunden. und Regeln. Zögern Sie nicht, einen Freiwilligenjob zu erstellen, der zu dieser Person, ihren Talenten und Interessen passt. Vielleicht können Sie einem bezahlten Mitarbeiter eine Aufgabe abnehmen und ihn an einen Freiwilligen weiterleiten. Das sollte Ihren bezahlten Mitarbeitern die Zeit geben, Zeit mit anderen dringenden Aufgaben zu verbringen. Es sollte jedoch niemals eine bezahlte Personalperson einem möglichen Arbeitsplatzverlust aussetzen.

Die Quintessenz ist, dass es niemandem zugute kommt, die Kosten zu senken, indem die Belegschaft absichtlich eingespart und durch Freiwillige ersetzt wird, aber es könnte kreative Wege geben, um Freiwillige in die Lage zu versetzen, einige Aufgaben zu erfüllen.