Verwalten von Änderungen an Projekten

Projektmanager verbringen viel Zeit damit, Pläne für das zu erstellen, was das Team tun wird. Sponsoren, Stakeholder und das Team verbringen dann viel Zeit damit, Änderungen am Umfang der Arbeit vorzunehmen und wie die Arbeit getan wird. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Änderungen (mit einem einfachen Änderungsverwaltungsprozess) handhaben können und Ihre geistige Gesundheit erhalten. Oh, und lass das Projekt zur gleichen Zeit voranschreiten.

Wir schauen uns auch einige der Änderungsmanagement-Tools an, die Sie verwenden können und wie das Projekt-Scope-Management ins Spiel kommt.

Bevor wir überhaupt über Prozesse oder Werkzeuge sprechen, möchte ich Ihre Meinung zu Veränderungen diskutieren.

Änderungen akzeptieren

Änderungen können an jeder Stelle des Projektmanagement-Lebenszyklus erfolgen.

Der einfachste Weg, das Verwalten von Änderungen in Projekten weniger Kopfzerbrechen zu schaffen, besteht darin, zu wissen, dass es passieren wird und dafür zu planen.

Strategien zu haben, um mit Veränderungen fertig zu werden, bevor sie geschehen, ist der schnellste Weg, um alle an Bord zu bringen, was anders sein wird.

Ein definierter, strukturierter Change-Management-Prozess ist der beste Ausgangspunkt. Es ist Ihr Playbook für das, was passieren wird, wenn jemand vorschlägt, dass das Projekt etwas anderes machen sollte als das, was derzeit geplant ist, und ein guter Weg, um Projektversagen zu vermeiden.

Der Änderungsverwaltungsprozess

Der Änderungsverwaltungsprozess sieht wie folgt aus:

• Informationen über die Änderung erhalten
• Die Änderung einschließlich der Planung bewerten, wie viel Arbeit es sein wird > Bereiten Sie eine Empfehlung vor, ob es sich lohnt, weiterzumachen.
• Dann erhalten Sie vom Projektträger eine Entscheidung darüber, ob Sie die Änderung übernehmen sollen oder nicht.
• Schauen wir uns diese Schritte nacheinander an.

Informationen über die Änderung erhalten

Sie erhalten eine Anfrage zum Ändern des Projekts. Sie können Informationen auf hunderte verschiedene Arten erhalten: in einem Meeting, per E-Mail, am Telefon, auf dem Flur, wenn Sie abends aus dem Büro stürmen. Im Idealfall erhalten Sie die Informationen zu einem Änderungsauftragsformular, aber Sie sollten wissen, dass viele wichtige Stakeholder in der Praxis davon ausgehen, dass die Abwicklung dieser Art von Schreibarbeit die Aufgabe des Projektmanagers ist. Und in Ihrer Firma könnte es sein.

Verwenden Sie Ihre Projektänderungsanforderungsvorlage (mehr dazu in einer Minute), um alle Details der Anfrage zu erfassen, egal wie informell sie bei Ihnen ankommen. Führen Sie das Formular anschließend an dem Initiator aus, damit Sie genau wissen, was Sie wollen.

Denken Sie daran, dass es bei Änderungen auch darum gehen kann, Arbeit zu erledigen. Nehmen Sie nicht immer an, dass sich Änderungen auf die Arbeit beziehen. Der Prozess ist derselbe, unabhängig davon, ob Sie den Projektumfang erhöhen oder verringern.

Change Assessment durchführen

Schauen Sie sich die Änderungsanforderung im Detail an. Sie bewerten die Auswirkungen auf:

Zeitplan

• Dokumentation
• Bisher ausgeführte Arbeiten und noch zu erledigende Arbeiten
• Budget
• Qualitätsmaßnahmen
• Umfang
• Ressourcenverfügbarkeit.
• Zum Beispiel kann eine Softwareänderung auf 5 Tage geschätzt werden.

Dies würde nicht nur 5 Tage zum Zeitplan hinzufügen, da es eine andere Aufgabe hinausschieben und diese in einem Zeitrahmen verschieben würde, in dem die Schlüsselressource im Urlaub ist. Diese Aufgabe müsste ebenfalls verschoben werden, sodass diese Änderung insgesamt 8 Tage zum Zeitplan hinzufügen würde. Es würde $ 5k kosten, um zu tun, und die zusätzlichen 8 Tage drängen uns in einen anderen Monat mit dem Lieferantenvertrag, also gibt es Kosten, dort auch zu betrachten. Die Qualität bleibt unverändert, der Umfang ändert sich jedoch, um die neue Änderung einzubeziehen. Alle relevanten Dokumente müssten aktualisiert werden, einschließlich des Projektplans und der Schulungshandbücher, die bereits gestartet wurden.

Wie Sie sehen, kann eine einfache 5-Tage-Änderung weitreichende Auswirkungen haben. Es ist wichtig, alles darüber zu wissen, bevor Sie sich entschieden haben, ob Sie die Änderung vornehmen möchten oder nicht, da ein vollständiges Bild das Ergebnis verändern kann.

Eine Empfehlung vorbereiten und präsentieren

Jetzt wissen Sie, welche Auswirkungen die Änderung hat. Sie können eine Empfehlung abgeben, ob es sich lohnt, damit fortzufahren.

In einigen Fällen wird dies nicht der Fall sein, da der wahrgenommene Nutzen geringer sein wird als die Kosten. In anderen Fällen könnte es einen ausreichenden Nutzen darin geben, die Kosten für die zusätzliche Arbeit auszugleichen. In anderen Fällen können Sie feststellen, dass sich die Änderung negativ auf die Kosten auswirkt, aber Sie können nichts dagegen tun, weil es sich um ein regulatorisches oder Compliance-Problem handelt oder aus einem anderen internen Grund wie einer organisatorischen Umstrukturierung.

Entscheiden Sie sich

Bei kleinen Änderungen, die innerhalb Ihres Autorisierungslimits liegen, können Sie entscheiden, ob Sie die Änderung akzeptieren oder nicht (mit der richtigen Eingabe vom Team). Alles Größere sollte vom Projektsponsor oder vom Projektteam genehmigt werden.

Denken Sie daran, zurückzugehen und jemandem mitzuteilen, ob die Änderung abgelehnt wurde. Sie wollen vermeiden, Ihre Projektbeteiligten zu nerven, wenn Sie können!

Änderungsverwaltungstools

Es gibt eine Reihe von Änderungsverwaltungstools, mit denen Sie diesen Prozess vereinfachen und optimieren können. Ich würde empfehlen:

Eine Checkliste oder eine Prozesslandkarte, die die Benutzer durch die Schritte führt, die sie tun müssen, um eine Änderung an ihrem Projektumfang hervorzurufen.

• Ein Antragsformular für eine Vorlagenänderung. Dies könnte online über einen automatisierten Workflow erfolgen.
• Schauen wir uns an, was als Nächstes in eine Projektänderungsanfrage geht.

Was in eine Projektänderungsanforderung eintritt

Das Projektänderungsanforderungsformular sollte Folgendes enthalten:

Der Name der Person, die die Änderung anfordert (der "Anforderer").

• Ein eindeutiger Bezeichner, z. B. eine Änderungsnummer (Sie können dies später selbst hinzufügen, da es unwahrscheinlich ist, dass eine Person, die die Anfrage aufgibt und das Formular verwendet, weiß, was sie in diese Box packen soll).
• Eine Beschreibung der vorgeschlagenen Änderung mit so vielen Details wie möglich.
• Die Kategorie der Änderung. Idealerweise werden Sie diesen Abschnitt im Voraus ausfüllen, so dass sie nur das Kästchen ankreuzen müssen. Dies ist ein guter Ort, um festzustellen, ob eine Änderung mit Regulierung oder interner Compliance zu tun hat, als ob dies (wirklich) der Fall wäre, wenn Sie viele Planungs- und Bewertungsschritte überspringen und einfach weitermachen.
• Das "Warum" der Änderung. Was ist die Berechtigung dafür? Warum will der Anfragende es?
• Die Auswirkungen der Änderung auf verschiedene Elemente des Projekts, einschließlich Zeit, Kosten, Qualität und Umfang. Sie haben möglicherweise nicht alle Details, daher müssen Sie möglicherweise während des Änderungsbewertungsschritts mit ihnen arbeiten, um die Leerzeichen auszufüllen. Sie sollten so viel wie möglich vervollständigen. Das Minimum, nach dem Sie an dieser Stelle suchen, besteht darin, zu bestätigen, ob die vorhandenen Projektparameter erhöht, verringert oder geändert werden.
• Unten im Änderungsauftragsformular werden einige Details aufgeführt, die Sie ausfüllen müssen, da die Änderung weiter erläutert wird. Ihre Vorlage sollte außerdem Platz für Folgendes enthalten:

Entscheidung ändern: Annehmen, Ablehnen oder Zurückstellen

• Name der Person, die die Entscheidung (oder Gruppe) trifft, sowie das Datum der Entscheidung und zusätzliche Kommentare.
• Die Person, die die Anfrage stellt, wird das Ergebnis noch nicht wissen - niemand wird es wissen - deshalb bleiben diese Kästchen leer, bis sich die richtige Gruppe getroffen hat, um Ihre Empfehlung zu besprechen und eine Entscheidung zu treffen.

Änderungen und Projektumfangsverwaltung

Die Projektumfangsverwaltung ist die Hauptmethode, mit der Sie steuern können, was im Projekt enthalten ist und was nicht. Wenn Sie eine Änderung des Projektumfangs erhalten, müssen Sie darüber nachdenken, wie sich dies auf das gesamte Projekt auswirkt. Ihr Änderungsverwaltungsprozess hilft Ihnen dabei, und wenn Sie ihn in einen Kontext setzen, ist die Verwaltung von Änderungen nur ein kleiner Teil des Verwaltungsbereichs.

Es lohnt sich, hier darüber zu sprechen, wie ein Leitfaden für das Management von Projektmanagement (PMBOK® Guide) - Fünfte Ausgabe das Projektänderungsmanagement abdeckt, weil es nicht so intuitiv ist, wie Sie vielleicht denken. Der

PMBOK® Guide enthält einen Prozess namens "Control Scope" im Abschnitt Project Scope Management. Dies ist ein großartiger Ausgangspunkt. Der Change-Management-Prozess in Projekten muss jedoch stärker integriert werden, was sich im Text widerspiegelt. Benutzer von PMBOK® Guide sollten sich auch auf den Prozess "Integrierte Änderungssteuerung durchführen" beziehen, da hier beschrieben wird, wie sich alles miteinander verbindet. Um ein PMP zu werden, müssen Sie verstehen, wie der

PMBOK® Guide das Änderungsmanagement abdeckt, da es das ist, worauf Sie untersucht werden. Sie sollten jedoch beachten, dass der Änderungsverwaltungsprozess, den Sie tatsächlich für Ihre Projekte verwenden, integriert, einfach zu befolgen und praktisch ist. 5 Möglichkeiten, um Ihr Team durch den Änderungsprozess zu unterstützen

Ihr Projektteam ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Daher hilft es Ihnen, diese bei der Verwaltung von Änderungen in Ihrem Projekt zu berücksichtigen.

Hier sind 5 Möglichkeiten, wie Sie ihnen helfen können, sich schnell mit dem Projektänderungsmanagementprozess vertraut zu machen.

1.Sprechen Sie über Veränderungen.

Lassen Sie sie wissen, dass Veränderungen in Projekten normal sind und dass sie dies erwarten sollten. 2. Teilen Sie den Prozess.

Oben haben wir über den Change-Management-Prozess gesprochen, aber das kommt nicht jedem natürlich vor. Ihre Teammitglieder wissen nicht, was sie tun sollen und was von ihnen erwartet wird, es sei denn, Sie sagen es ihnen. Richten Sie ein Briefing ein, um den Prozess mit ihnen durchzugehen und sie wissen zu lassen, welche Rolle sie dabei spielen werden. 3. Mach es einfach.

Wenn ein Projekt eine Änderung des Umfangs durchläuft, kann dies sehr verwirrend sein. Der Zeitplan ist falsch, das Budget könnte anders sein, die Anforderungen sind sicherlich unterschiedlich. Das Team kann eine Veränderung beunruhigend finden, besonders eine große oder eine, die eine Entscheidung rückgängig macht, von der sie dachten, sie sei in Stein gemeißelt (ja, das passiert). Machen Sie den Prozess für sie so einfach wie möglich. 4. Sei dabei, um zu helfen.

Eine neue Arbeitsweise braucht einige Zeit, um sich einzuleben. Wenn Sie bisher einen Projektwechsel auf informelle Weise (oder gar nicht) durchgeführt haben, kann die Umstellung auf einen formalen Prozess eine Weile dauern. Dinge hier ". Sagen Sie dem Team, dass Sie da sind, um ihnen zu helfen, wenn sie etwas hinter sich bringen wollen. 5. Scheue dich nicht, nein zu sagen.

Nicht alle Änderungen sind sinnvolle Vorschläge. Teilen Sie Ihrem Team mit, dass Sie sich in dem Gespräch mit dem Änderungsanforderer zu ihnen halten, wenn sie sich stark dafür fühlen, dass eine Änderung für das Projekt derzeit nicht das Richtige ist. Die effektive Verwaltung von Änderungen ist eine der Methoden, mit der Sie Ihr Projekt entgleisen können. Mit diesen Informationen können Sie nun mit Projektänderungen kontrolliert umgehen.