Erfahren, was ein Projekt Meilenstein ist

Eines der bestimmenden Merkmale eines Projekts ist, dass es sich um eine feste Zeitspanne handelt. Das kann alles von ein paar Wochen bis zu mehreren Jahren sein, und in einigen Fällen für große Bauprojekte oder öffentliche Arbeiten, Jahrzehnte.

Um den Fortschritt auf dem Weg zu verfolgen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Ergebnisse gemäß dem Zeitplan erreicht werden, verwenden Projektmanager Meilensteine.

Die Definition eines Projektmeilensteins ist eine Aufgabe mit einer Dauer von Null, was eine Errungenschaft im Projekt bedeutet.

Sie dienen dazu, die Vorwärtsbewegung und den Fortschritt zu zeigen und den Leuten zu zeigen, was vor sich geht, auch wenn sie keine genauen Kenntnisse über die Aufgaben haben, die sie benötigen, um dorthin zu gelangen. In dieser Hinsicht sind sie sehr nützlich für die Kommunikation mit Stakeholdern und die Festlegung von Erwartungen.

Wann man Projekt-Meilensteine verwendet

Meilensteine im Projektmanagement werden verwendet, um zu markieren:

Der Beginn signifikanter Arbeitsphasen
Das Ende bedeutender Arbeitsphasen
Den Termin für etwas markieren
Um zu zeigen, wann eine wichtige Entscheidung getroffen wird.

Und andere fixe Zeitpunkte, die speziell deshalb aufgerufen werden müssen, weil Meilensteine eine großartige Möglichkeit darstellen, Ihr Projekt zu verfolgen.

Wie häufig Sie Meilensteine in Ihren Plan einfügen

Mir wurde empfohlen, einen Monat lang Meilensteine in Ihrem Plan zu setzen. Das ist gut und eine gute Faustregel, aber Sie müssen Ihr professionelles Urteil verwenden. In einigen Monaten könnte es eine Menge Aktivität geben, wobei wichtige Meetings als Meilensteine markiert werden, Entscheidungen getroffen werden und die Schließung einer Phase und der Beginn einer anderen Phase.

In anderen Monaten können Sie sich auf die Ausführung konzentrieren und es gibt kaum etwas, an dem Sie einen Meilenstein hängen können.

Abgesehen davon ist es für Berichtszwecke sinnvoll, einen Grund dafür zu schaffen, mindestens einmal in jedem Berichtszyklus einen Meilenstein zu haben, und wir werden in Kürze mehr über Meilensteine und Kommunikation sprechen.

Wie Meilensteine auf Ihrem Gantt-Diagramm dargestellt werden

Meilensteine sind eine der Komponenten eines Gantt-Diagramms und werden in der Tabelle als ein Diamant angezeigt. Sie werden nicht als normale Aufgabe angezeigt, da sie eine Dauer von Null haben, dh sie benötigen keine Zeit. Für die Planung eines Gantt-Diagramms passiert es einfach!

Wenn Sie keine Gantt-Diagramme verwenden, können Sie immer noch Meilensteine verwenden. Hier sind 5 Alternativen zu Gantt-Diagrammen: Mit diesen können Sie Meilensteine in Ihren Plan einbauen.

Wenn Sie persönlich organisiert bleiben möchten und Ihre Projektmanagementsoftware nicht vollständig in Ihren Kalender integriert ist, können Sie die Schlüsseldaten kopieren und in Ihr Tagebuch einfügen. Je nachdem, wie Sie arbeiten möchten, kann dies ein nützlicher Tipp sein, um Sie daran zu erinnern, was bevorsteht.

So benennen Sie Meilensteine

Meilensteine sollten eine klare Beschreibung Ihres Projektzeitplans enthalten, jedoch keine, die impliziert, dass es sich um eine Aufgabe handelt. Sie sollten daher nicht "Zustimmung zu Phase 2", sondern "Phase 2 beginnt" genannt werden. Wenn Sie die Bemühungen widerspiegeln wollen, eine Vereinbarung zu treffen, um in Phase 2 einzutreten, dann fügen Sie eine Aufgabe hinzu, kurz bevor das sagt.

Meilensteine sollten den Zeitpunkt beschreiben, zu dem sie folgendermaßen aussehen:

Testphase abgeschlossen
PID genehmigt
Vertragsunterzeichnung
Rathausbesprechung

Viele Projektmanager wählen ihre Meilensteine für einfache Referenz. Wenn Sie einen Projektstrukturplan verwenden, können Sie die Nummerierung verwenden. Ansonsten ist es in Ordnung, M1, M2 usw. zu verwenden, um deutlich zu machen, worauf Sie sich beziehen. Eine klare Namensstruktur wird umso wichtiger, je mehr Meilensteine Sie haben. Denken Sie also darüber nach, wie Sie dies tun, wenn Ihr Projekt mehrere Monate dauert.

So erhalten Sie Meilensteine abgemeldet

Meilensteine sind Teil Ihres Projektzeitplans. Wenn Ihr Zeitplan also auf Baselines basiert, sollten Sie Ihre Meilensteine abschreiben.

Wenn Sie die Termine Ihrer Meilensteine ändern müssen, sollten Sie Ihre Standard-Änderungssteuerungsprozedur verwenden, um Anpassungen an Ihrem Plan vorzunehmen. Dies kann so einfach sein, wie mit Ihrem Projekt-Sponsor zu chatten und ihm mitzuteilen, warum die Daten geändert werden müssen, oder so formell, wie einen neuen empfohlenen Zeitplan zusammenzustellen und ihn einem Planungsausschuss zukommen zu lassen, der ihn ratifiziert hat.

Es ist am besten, herauszufinden, was Ihr Meilenstein-Abmeldeprozess sein wird, falls vorhanden, bevor Sie ihn verwenden müssen, damit Sie keine Zeit verlieren, wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen.

Verwenden von Meilensteinen für die Kommunikation

Meilensteine sind für die Kommunikation und Berichterstellung nützlich, da sie die minimalen Kontrollpunkte im Plan darstellen. Mit anderen Worten: Wenn Sie alle anderen Aufgaben erledigt haben, können Sie immer noch sehen, was passiert ist, und das Projekt mit nur den Meilensteinen vorantreiben.

Sie sollten in der Lage sein, die Meilensteine herauszuziehen und sie in einem Dashboard oder Projektbericht zu platzieren. Sie sollten die Geschichte des Projekts so detailliert erzählen, dass sie die Menschen zufrieden stellen, denen Sie berichten, normalerweise Ihr Projektsponsor oder eine andere Führungsgruppe wie die Lenkungsgruppe (oder das Projektteam). Sie können jeden Monat oder bei der von Ihnen verwendeten Meldefrequenz anzeigen, welche Meilensteine erreicht wurden.

Die Berichterstattung über Meilensteine ist recht einfach und erfolgt häufig als Tabelle. Sie listen die Meilensteinbeschreibung, das Fälligkeitsdatum und das neue Vorhersagedatum auf. Wenn der Meilenstein erreicht ist und als abgeschlossen markiert werden kann, fügen Sie dieses Datum ebenfalls hinzu. Hoffentlich ist es das gleiche wie das vorhergesagte Datum, aber Projekte funktionieren nicht immer so.

Ein solcher Tisch macht deutlich, was abgeschlossen und was herausragend ist. Sie können die Antwort auf die Frage planen: "Warum haben wir diesen Meilenstein nicht erreicht? "Bevor Sie gehen und sich mit Ihrem Sponsor treffen oder den Bericht senden!

Wenn Ihr Projektplan sehr lang ist und Sie viele Meilensteine haben, werden Sie es einfacher finden, abgeschlossene Meilensteine in jedem Berichtszyklus abzusetzen. Berichten Sie nur über die Meilensteine, die in diesem Monat anstehen oder abgeschlossen werden: Im nächsten Monat nehmen Sie alles ab, was im letzten Monat abgeschlossen wurde, damit Sie nicht ständig zur Länge des Berichts beitragen, indem Sie Personen über bereits erledigte Arbeit erzählen.

Meilensteine sind ein wirklich nützliches Projektmanagement-Tool für die Planung, Planung und Berichterstellung, und sie sind einfach zu verwenden. Setzen Sie etwas in Ihren nächsten Projektplan ein, verfolgen Sie sie und Sie werden feststellen, welche Frequenz für Sie am besten funktioniert.

Verwenden Sie diese wie bei allem im Projektmanagement flexibel, um das gewünschte Ergebnis zu liefern. Nutzen Sie diese Tipps und Richtlinien, um Ihre eigenen Entscheidungen zu treffen.