Video: Deutsch lernen: B1-Prüfung (DTZ) -- mündliche Prüfung -- (GEBURTSTAG) gemeinsam etwas planen 2025
Herzlichen Glückwunsch! Ihr Chef hat Sie gerade nominiert, um die Herbstbildungskonferenz des Unternehmens zu koordinieren. Es ist eine großartige Gelegenheit für Sie, Ihre Fähigkeiten zu zeigen und möglicherweise eine Gehaltserhöhung zu erhalten. Es gibt nur ein Problem: Sie haben noch nie zuvor eine solche Veranstaltung geplant! Keine Sorgen machen. Viele andere befinden sich in der gleichen Situation, und Sie werden Erfolg haben, weil Sie organisiert und entschlossen sind.
Wie bei jedem Geschäftsprojekt besteht der erste Schritt darin, alle Informationen, die Sie haben, zu organisieren und die dringlichsten Angelegenheiten zu identifizieren.
Bevor Sie einen Veranstaltungsort auswählen oder einen Sprecher einstellen, müssen Sie die Grundparameter Ihrer Veranstaltung kennen. Es ist fast unmöglich, Details und Kosten mit einer Drittpartei zu besprechen, bis Sie mehr Details herausbekommen haben. Hier sind die wichtigsten Details, die Sie definieren sollten, bevor Sie sich an externe Anbieter wenden.
Datum
Alles dreht sich um das Datum Ihres besonderen Ereignisses. Idealerweise möchten Sie drei potenzielle Daten im Auge behalten, um Verfügbarkeit und Preise in allen Bereichen vergleichen zu können. Versuchen Sie, verschiedene Wochentage einzubeziehen, um maximale Flexibilität zu erzielen.
Zeitrahmen
Sogar ein einzelner Stundenunterschied kann sich auf Ihre Planung auswirken, daher müssen Sie sich über Ihre voraussichtlichen Zeitrahmen informieren. Wenn Sie beispielsweise um 10:00 Uhr statt um 8:00 Uhr beginnen, müssen Sie möglicherweise kein Frühstücksbudget zuweisen.
Anwesenheitszahlen
Ein Detail, das für produktive Verhandlungen oft zu weit geschätzt wird. Seien Sie realistisch mit Ihren Anwesenheitsprognosen. Besprechen Sie im Voraus, wen Sie einladen, und legen Sie Ihre Projektionen in einer Tabelle zusammen. Anwesenheit und Budget sind direkt korreliert, also erraten Sie nicht zufällig die Anzahl der Personen, die Sie besuchen werden.
Breakout-Sitzungen
Sie benötigen möglicherweise nur einen Bankettsaal, wenn Sie ein Abendessen veranstalten, aber eine Konferenz in voller Größe erfordert wahrscheinlich zusätzliche Gruppenräume und einen Ausstellungsraum. Noch einmal, Sie werden keine Kosten messen können, bis Sie definieren, wie viel Platz Sie benötigen. Für Konferenzen ist es am besten, wenn Sie in Ihrem allerersten Meeting eine Mock-Route planen. Ideen auszutauschen und gemeinsam zu Papier zu bringen, hilft Ihnen, die nächsten Planungsentscheidungen zu treffen.
Budget vs. Kosten
Es mag sich als unpraktisch erweisen, an einem Budget zu arbeiten, bevor man die Kosten für den Veranstaltungsort und die Verpflegung kennt, aber so zu arbeiten, bietet einen Maßstab, an dem Sie alle Vorschläge des Anbieters messen können. Beginnen Sie mit Ihren Einnahmequellen. Wie viel sollten Sie für die Teilnahme berechnen? Werden Sie Sponsoren anrufen, um die Kosten auszugleichen? Was zahlen Aussteller für die Teilnahme? Die Einnahmen werden letztendlich Ihr Budget bestimmen, daher ist es nur sinnvoll, sie zuerst zu schützen.
Marketing
Nachdem Sie Ihre Einnahmequellen identifiziert haben, müssen Sie als nächsten Schritt Ihren Marketingplan skizzieren. Wie können Sie Ihre Umsatzgeneratoren am besten erreichen und engagieren? Vielleicht haben Sie eine Liste potenzieller Teilnehmer als Arbeitgeber oder Mitgliedsverband. Das wäre natürlich hilfreich, aber was ist mit Sponsoren und Ausstellern?
Wenn Sie mehr als 20 Aussteller anziehen möchten, müssen Sie diese erreichen können. Gezielte Marketingkampagnen kosten Geld und das reduziert Ihre Einnahmen.
Transport und Unterkunft
Bei der Durchführung einer lokalen Konferenz werden normalerweise alle Bedenken hinsichtlich des Transports ausgeräumt. Sie müssen jedoch noch Unterkünfte für Redner, Aussteller und besondere Gäste ansprechen. Einige Hotels bieten Rabatte auf den Tagungsraum, wenn Sie genügend Übernachtungen buchen. Der einzige Weg, um daraus Kapital zu schlagen, besteht darin, Ihre Bedürfnisse im Voraus zu kennen. Gehen Sie zurück durch Ihre Anwesenheitsdaten und projizieren Sie, wie viele Gäste von außerhalb Ihrer Region kommen.
Nun klingt das alles wahrscheinlich nach vielen Informationen, die man sammeln muss, und das ist es auch. Denken Sie jedoch daran, dass dies die Details sind, die alles andere im Planungsprozess beeinflussen.
Sie mögen sich anfangs von den "glamouröseren" Aufgaben wie Besuchen vor Ort und Menüplanung angezogen fühlen. Denken Sie nur daran, dass ihre Zeit kommen wird. Konzentrieren Sie sich jedoch zunächst auf die Fakten, damit Sie später die besten Entscheidungen treffen können.
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