Abzug von Geschäftsausgaben durch Halten wichtiger Einnahmen

Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal gründen, möchten Sie vielleicht die Einnahmen sammeln, die Sie benötigen, um die Betriebskosten Ihrer Einkommensteuer und mehr abziehen zu können. Anstatt alle Ihre Geschäftsbelege in eine Schreibtischschublade zu stopfen, ist ein besseres System erforderlich, wenn es Zeit für die Buchhaltung ist. Natürlich kann das Auffinden einer ungeordneten Masse von Quittungen ein Durcheinander von Schwierigkeiten schaffen.

Die Aufbewahrung von Geschäftsbelegen kann dazu beitragen, dass Unternehmer den Geschäftsfortschritt überwachen und sie für den Abschluss vorbereiten können.

Es hilft auch, Einkommensquellen zu identifizieren, verfolgt Ausgaben und bereitet Gegenstände für Steuererklärungen vor.

Ein besseres System

Im Laufe der Jahre ist es wichtig, ein gutes Ablagesystem für Belege zu entwickeln. Dies kann zum Beispiel ein Ablagesystem umfassen, das die Dateneingabe erleichtert und es Ihnen ermöglicht, eine bestimmte Quittung abzurufen, wenn Sie nach einer bestimmten Quittung suchen müssen, und zwar nach Datum oder Kategorie.

Ein Beispiel für das Organisieren von Geschäftsbelegen ist das Halten einer Reihe von Ordnern, die nach Monat und Jahr gekennzeichnet sind, z. B. "Belege November 2017". Die beiden aktuellsten Dateiordner können oben auf Ihrem Schreibtisch stehen, so dass Sie, wenn Sie Belege für Ihre verschiedenen Runden sammeln, diese einfach in den richtigen Monatsordner einfügen können.

Wenn Sie dann Ihre monatlichen Dateneinträge machen, können Sie den entsprechenden monatlichen Dateiordner nehmen und die Geschäftsbelege basierend auf ihren Einkommensteuer-Klassifizierungen in Stapel sortieren. Zum Beispiel können Sie alle Software-Belege zusammen, alle Essens- und Unterhaltungskostenaufkommen zusammen und alle automobilbezogenen Aufwandsbelege zusammenklammern.

Wenn Sie mit der Eingabe der Daten fertig sind, können Sie den Belegordner des Monats an der entsprechenden Stelle in eine Schublade eines Ihrer Aktenschränke legen.

Wenn Sie eine Geschäftsperson mit einer Menge von Spesenbelegen sind, ist es einfach, dasselbe System wie oben beschrieben zusammen mit häufigeren Einträgen anzupassen.

Erstellen von Kopien oder digitalen Bildern

Wenn Sie versuchen, die Umstellung auf ein "papierloses Büro" wie heute in der modernen Welt voranzutreiben, können Sie Ausgabenbelege scannen und mit anderen digitalen Buchhaltungsdaten speichern.

In der Tat verfügen einige der neueren Cloud-basierten Buchhaltungssoftwareanwendungen über mobile Apps, mit denen Sie einen Handy-Snap eines Spesenbelegs nehmen und ihn spontan aufzeichnen können.

Für diejenigen, die in Kanada geschäftlich tätig sind, sind Papierkopien oder digitale Abbildungen von Spesenabrechnungen im Allgemeinen für die kanadische Steuerbehörde (CRA) akzeptabel, sofern sie gut lesbar sind. Ist dies nicht der Fall, kann die CRA verlangen, dass die Originaldokumente während eines Audits oder einer routinemäßigen Dokumentationsanfrage eingesehen werden.Daher sollten die Originale immer für die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt werden, also durchschnittlich für die empfohlenen sechs Jahre.

Erleichtern Sie die Steuerzeitbeschränkung

Die Auszahlung, die Sie sich vorgenommen haben, um Ihre Spesenbelege zu organisieren, bevor Sie sie eingereicht haben, ist die Einkommensteuererklärung Ihres Unternehmens. Zum einen haben Sie alle Belege, die als Nachweis für Ihre betriebsbedingten Einkommensteuerabzüge dienen. Zum anderen bedeutet das, dass Sie bereits Ihre Quittungen nach Geschäftskostenkategorien sortiert haben, sodass alle relevanten Quittungen für jede Kategorie abgerechnet werden können, sodass Sie Ihre Einkommensteuererklärung schnell und einfach ausfüllen können.

Hinweis: Wenn Sie in Kanada ein Einzelunternehmen oder eine Partnerschaft betreiben, werden Ihre Geschäftsausgaben auf dem T2125-Formular erfasst, das Teil Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung ist.

Wenn Sie Ihr Unternehmen als Kapitalgesellschaft in Kanada betreiben, werden Sie Ihre Geschäftsausgaben für Ihre T2-Körperschaftssteuererklärung geltend machen.

Wenn Ihre Einkommensteuer abgerechnet wird

Weil so viele Einkommenssteuererklärungen online eingereicht werden, ist es nicht mehr üblich oder notwendig, Ihre Ausgabenbescheinigungen zu senden, wenn Sie Ihre Einkommensteuer einreichen. Stattdessen legen Sie alle relevanten Belege für das Steuerjahr in einen einzelnen Ordner mit der Jahresbezeichnung "Steuerbelege 2017" und fügen den Ordner Ihrem Archiv hinzu, egal ob digital oder physisch.

Wenn Sie jemals irgendwelche Streitigkeiten mit der kanadischen Steuerbehörde (Canadian Revenue Agency, IRS) haben oder einfach nur geprüft werden, sind Ihre Quittungen ein entscheidender Beweis.