Hauptkomponenten der Kommunikation am Arbeitsplatz

Kommunikation ist das Teilen von Informationen zwischen zwei oder mehr Personen, der Akt des Übermittelns von Informationen. Kommunikation hat so viele Komponenten, und es ist nicht üblich, am Arbeitsplatz effektiv zu kommunizieren.

Effektive Kommunikation erfordert, dass alle Komponenten einer Kommunikation für "shared meaning", meine bevorzugte Definition von Kommunikation, perfekt zusammenarbeiten. Es ist besonders wichtig, wenn Fragen gestellt und beantwortet werden.

Komponenten in der Kommunikation

Jede Kommunikation besteht aus fünf Komponenten, und eine sechste ist die Gesamtumgebung des Arbeitsplatzes, an dem die Kommunikation stattfindet. Die Komponenten der Kommunikation sind:

• Die Person, die die Nachricht sendet. Der Absender muss die Nachricht klar und detailliert darstellen, damit der Empfänger dem Absender die Bedeutung mitteilt.
• Der Kontext für die Nachricht. Der Kontext gibt an, wie die Nachricht vom Absender der Nachricht geliefert wird. Kontext beinhaltet nonverbale Kommunikation wie Gesten, Körpersprache, Mimik und Elemente wie Tonfall. Der meiste Kontext für eine Nachricht ist nur verfügbar, wenn der Empfänger den Absender der Nachricht sehen und hören kann. E-Mail- und IM-Emoticons sind zum Beispiel eine schlechte Substitution, da der Sender sie ohne Eingabe vom Empfänger formuliert.
  Ein weiterer Teil des Kontexts sind die Emotionen, die im Kommunikationskreis involviert sind. Ist der Absender wütend? Ist der Empfänger gleichgültig gegenüber dem Inhalt der Mitteilung oder verächtlich gegenüber dem Absender? Normale menschliche Emotionen beeinflussen, ob eine Nachricht erfolgreich geteilt wird.

• Die Person, die die Nachricht erhält. Der Empfänger muss sorgfältig und aufmerksam zuhören, Fragen zur Klarheit stellen und paraphrasieren, um sicherzustellen, dass der Empfänger eine Bedeutung mit dem Sender teilt. Wenn der Empfänger dem Sender vertraut, erhöhen sich die Chancen für eine effektive Kommunikation.
• Die Liefermethode, die Sie auswählen. Die Zustellungsmethode sollte auf der Grundlage des Mediums ausgewählt werden, das am effektivsten ist, um die Bedeutung der Nachricht zu vermitteln. Da die Kommunikationsmethoden seit Anbeginn von Computern und mobilen Geräten so vielfältig sind, sind die Entscheidungen über die Zustellungsmethode komplexer geworden. Die Liefermethode muss den Kommunikationsbedürfnissen sowohl des Senders als auch des Empfängers entsprechen.
  Kommunikationsmethoden umfassen verbale Kommunikation, Sofortnachrichten (IM), E-Mail, Briefe, Schilder, Poster, Videos, Screenshots, Telefone, Notizen, Formulare, schriftliche Dokumente und mehr. Diese Methoden werden weiter ausgebaut, und die Erwartungen der Mitarbeiter an eine sofortige Kommunikation über alles, was mit ihrer Arbeit zu tun hat, werden weiter wachsen.
  Die persönliche Kommunikation hat insbesondere für organisatorische Informationen, die eine Änderung erforderlich machen, die Erkennung von Mitarbeitern ermöglichen oder Vor-Ort-Fragen berücksichtigen können, an Bedeutung gewonnen.Persönliche Kommunikation wird auch bevorzugt, weil die Mitarbeiter Zugriff auf die Komponente und den Kontext haben.

• Der Inhalt der Nachricht. Der Inhalt der Nachricht sollte klar und detailliert dargestellt und beschrieben werden, um ein Verständnis vom Empfänger zu erhalten. Wenn der Inhalt der Nachricht in Resonanz ist und sich auf einer bestimmten Ebene mit den bereits festgehaltenen Überzeugungen des Empfängers verbindet, ist dies am effektivsten.

Wie gute Fragen die Kommunikation verbessern

James O. Pyle und Maryann Karinch fügen Folgendes hinzu, um eine effektive Kommunikation zu unterstützen.

Vom Personal bis zum Kundendienst verschmutzen schlechte Fragen fast jeden Arbeitsplatz. Schlechte Fragen führen oft zu unvollständigen oder irreführenden Antworten und können den Rapport unterminieren. Auf der anderen Seite sind gute Fragen ein wertvolles Werkzeug für Effizienz, Kompetenz und Rapportbildung.

Es gibt sechs Arten von guten Fragen: Direkt, Kontrolle, Wiederholung, Persistent, Zusammenfassung und Nicht-Relevanz. Um sie kurz zu beschreiben:

• Direkt: Sie stellen eine einfache Frage mit einer Grundinterrogative.
• Kontrolle: Sie kennen die Antwort bereits, wenn Sie danach fragen. Es ist ein Weg herauszufinden, ob die Person lügt, nicht informiert ist und / oder nicht aufpasst.
• Wiederholen: Sie stellen zwei verschiedene Fragen, die nach derselben Information stehen.
• Persistent: Sie stellen dieselbe Frage auf verschiedene Arten, um alle Facetten der gewünschten Informationen zu untersuchen.
• Zusammenfassung: Sie stellen eine Frage, die der Quelle die Möglichkeit geben soll, die Antwort erneut aufzurufen.
• Nicht relevant: Es bezieht sich nicht auf das Thema, über das Sie Bescheid wissen möchten, aber es ist eines, über das die Person wahrscheinlich nicht lügen wird; Es dient dazu, zu sehen, wie die Wahrheit "aussieht" und die Person sich für Sie öffnen zu lassen. Es kann auch in den Kontext des Befragungsaustauschs eingebunden werden.

Details zu den 6 Arten von guten Fragen

Direkt

Direkte Fragen sind die besten: Ein Interrogativ, ein Verb und ein Substantiv oder Pronomen.

• Wer bist du?
• Was ist auf der Party passiert?
• Wann sind Sie im Büro angekommen?
• Wo sind die Autoschlüssel?
• Warum haben Sie das Meeting vorzeitig verlassen?
• Wie viel haben Sie für dieses iPad bezahlt?

Kontrolle

Wann sagst du: "Ich werde absichtlich keine direkte Frage stellen? "Wenn Sie die Richtigkeit oder Genauigkeit einer Antwort überprüfen, verwenden Sie eine Kontrollfrage und suchen nach Konsistenz.

Kontrollfragen sind bewusste Fragen, auf die Sie die Antwort verstehen, also nicht über die Entdeckung von Informationen. Es geht um die Entdeckung von Verhalten, Sprachmustern und von Wahrhaftigkeit oder Genauigkeit. Vielleicht ist es etwas, worüber Sie vorher mit der Person gesprochen haben.

Wenn Sie wissen, dass jemand in Ihrem Personalabteilung einen Mitarbeiter entfremdet hat, weil der Mitarbeiter eine E-Mail gesendet hat, um sich über die Person zu beschweren, könnten Sie eine Kontrollfrage stellen: "Wie lief es heute bei der Leistungsüberprüfung mit Pamela? "Sie haben bereits die Information; Sie möchten nur herausfinden, wie Ihre Person die Frage beantwortet.

Wiederholen

Sie möchten auf zwei verschiedene Arten zur gleichen Information kommen. Wenn Sie beispielsweise gefragt haben: "Wie viele Mitarbeiter sind im Außendienst? "Die Person, mit der Sie sprechen, könnte antworten:" Es gibt 22 im Feld. "Später, wenn Sie mit ihm über etwas anderes reden - Bereiche, in denen das Unternehmen Fuß fasst, zum Beispiel - könnten Sie fragen:" Wie viele Verkaufsregionen haben Sie? "

Er könnte antworten," 22 ", was eine Möglichkeit ist, die Anzahl der Mitarbeiter im Außendienst zu bestätigen. Es ist kein absoluter Test, aber es gibt Wert und Glaubwürdigkeit zu dem, was er zuvor gesagt hat. Es sind zwei verschiedene Fragen, die die bereitgestellten Informationen überprüfen.

Bei der Verwendung von Wiederholungsfragen können Sie auch Diskrepanzen aufdecken. Wenn Ihre Quelle in diesem Beispiel angibt, dass es 28 Verkaufsregionen gibt, möchten Sie einige Klarstellungen vornehmen. Vielleicht gibt es einen absolut guten Grund - die Vertriebsmannschaft hat normalerweise eine Ergänzung von 28, aber es gab in letzter Zeit so viele Umsätze, dass sie sechs kurz sind - aber die Antwort lässt Zweifel an der Tatsache aufkommen, dass es eine Diskrepanz zwischen der Zahl gibt. Personal und die Anzahl der Verkaufsgebiete. Diese Diskrepanz muss zu weiteren Fragen führen, um das Problem zu lösen.

Persistent

Verwenden Sie bei jedem Austausch, bei dem mehr als eine Antwort auf eine Frage gegeben werden kann, persistente Befragungen, um eine vollständige Antwort zu erhalten. Wie Wiederholungsfragen sind auch persistente Fragen nützlich, wenn Sie vermuten, dass die Person nicht wahrheitsgemäß ist.

"Wohin sind Sie in Kalifornien in Urlaub gefahren? "Könnte die Antwort entlocken," Disneyland. "Obwohl es möglich ist, dass Disneyland der einzige Ort ist, ist es logisch, dieser Frage zu folgen:" Wo sonst? "

Die wiederholte Frage zu umgehen und direkt Fragen zu Disneyland zu stellen, bedeutet, dass Sie die Gelegenheit verpassen, sich ein vollständiges Bild von der Reise Ihres Freundes in Kalifornien zu machen, es sei denn, diese Informationen passieren zu einem anderen Zeitpunkt.

Zusammenfassung

Bei zusammenfassenden Fragen geht es nicht darum, die Wahrhaftigkeit so genau zu bestimmen wie die Quelle zurückzuverfolgen, was sie gesagt hat, damit sie die Möglichkeit hat zu denken: "Habe ich eigentlich gesagt, was ich sagen wollte? "

Sie verkaufen Autos aller Art, von zweitürigen Schräghecklimousinen bis zu Luxusmodellen in voller Größe. Ein junges Paar kommt in den Showroom und fragt nach einem der Luxusmodelle.

"Was wirst du das meiste der Zeit benutzen? " du fragst.

"Hin und her pendeln, um zu arbeiten. Wir arbeiten im selben Gebäude ", sagt sie.

"Wofür werden Sie das Auto sonst noch benutzen? "

" Reisen am Wochenende, um meine Eltern zu sehen. Solche Sachen. "Sie hält inne und fügt hinzu:" Sie leben hundert Meilen entfernt. "

" Warum denkst du, ist das Luxusauto die beste Wahl? "

Sie tauschen einen Blick aus. Er sagt: "Wir mögen es besser als die anderen. "

" Was ist deine Lieblingsfarbe? ", Fragst du und siehst sie direkt an.

"Rot. "

" Also lass mich sehen, ob ich das richtig verstanden habe. Ich höre, du sagst, du willst ein rotes Auto in der Luxusklasse.Wie gut passt diese Beschreibung zu dem, was Sie wollen? "(Sie haben Ihre zusammenfassende Frage in diesem Fall mit relevanten Informationen versehen.)

Sie tauschen einen anderen Blick aus. Er sagte: "Wir glauben, dass eine gedämpftere Farbe besser sein könnte. "

" Was ist mit dem Luxusmodell, das Sie glauben lässt, es sei das Beste für Sie? "(Wiederum ist dies eine Art zu fassen und zu verifizieren, was Sie gehört haben. Sie wollen herausfinden, ob sie einfach so begeistert von dem Aussehen des teuren Autos sind, dass sie nichts anderes in Betracht ziehen wollen, oder ob der erste Die Antwort verdeckte eine auffällige Tatsache.)

"Mein Vater sagt, dies ist das sicherste Auto auf der Straße. "

Die Antwort auf die zusammenfassende Frage sagt Ihnen, dass sie es tatsächlich mögen mag, aber nicht, wie es aussieht. Sie lesen zwischen den Zeilen. Sie beginnen gerade in ihrem Leben zusammen. Ihr Vater hat sie wahrscheinlich zum Händler geschickt, um "das sicherste Auto auf der Straße" zu kaufen, das er ihnen helfen wird zu kaufen. Sie beschließen, mit dem Verkauf fortzufahren, wissend, dass die Anzahlung und Kreditantrag Ihnen wahrscheinlich den Rest der Geschichte geben wird.

Einige Leute mögen es nicht leicht haben, eine zusammenfassende Frage zu stellen, wie sie in dieser Verkaufsbegegnung vorkommen, weil sie nicht einfach oder unaufmerksam aussehen wollen. Wenn Sie die Frage genau so stellen, wie Sie es beim ersten Mal gefragt haben, haben sie vielleicht eine gültige Schlussfolgerung.

Sie möchten die gleiche Frage nicht zweimal hintereinander stellen, selbst wenn Sie die Phrasierung ändern. Wenn Sie zwischen der ersten und der zweiten Frage eine gewisse Distanz setzen und die Frage leicht umformulieren, werden Sie einfach als jemand wahrgenommen, der sich wirklich dafür interessiert, was die andere Person zu sagen hat.

Nicht relevant

Sie könnten feststellen, dass die Person, die Ihre Fragen beantwortet, gestresst aussieht. Eine nicht relevante Frage könnte die Spannung mildern. Oder vielleicht brauchen Sie Zeit, um nachzudenken oder sich auf Ihre Notizen zu beziehen, also verwenden Sie die Frage nur, um Ihnen ein wenig Raum und Zeit zu kaufen.

Indem Sie spitze Fragen stellen wie: "Welches Projekt haben Sie in der Vergangenheit unternommen? "Und" Wie haben Sie versucht, das Problem zu beheben? "Sie können einem Bewerber leicht das Gefühl geben, sich mitten in einem Verhör auf dem Schlachtfeld zu befinden.

Der Kandidat könnte sagen: "Ich versuchte, das Problem anzugehen, indem ich die Abteilung um ein gemeinsames Ziel gruppierte - die Art und Weise, wie ich die kleine Liga meines Sohnes dazu bringen würde, sich darauf zu konzentrieren, den Ball zu treffen. "

Sie können dem Kandidaten eine Pause geben, indem Sie fragen:" Wie lange haben Sie die kleine Liga trainiert? "Bevor Sie zu der Diskussion über sein Versagen zurückkehren und wie er versucht hat, es zu beheben.

Schließlich gibt es zwei Möglichkeiten, Fragen zu zerstören, die mit allen erforderlichen Komponenten beginnen und am Ende gut liegen.

1. Hinzufügen von zu vielen Qualifizierern oder anderen Wörtern und Phrasen, die von der Frage ablenken. Zum Beispiel: "Was haben Sie zum Frühstück im Diner gegessen, wo die Vinyl-Barhocker geknackt und mit Klebeband abgedeckt sind? "
2. Es ist auch üblich, nicht auf eine Antwort zu warten.Sie fragen: "Was ist dein Lieblingsessen? "Die Person denkt einen Moment, anstatt sofort zu reagieren. Sie läuten ein: "Roastbeef? " Silence ist ein effektives Befragungsinstrument.

   Verlieren Sie nicht die Entdeckung, die Information, die Leads als Ergebnis der Öffnung Ihres Mundes, wenn Sie Ihre Ohren öffnen müssen. Denken Sie an die Regel "Zwei Ohren, ein Mund", um das Beste aus der Befragung herauszuholen.

   Die Umwelt und Kommunikation

   Die obigen Kommunikationskomponenten fördern die gemeinsame Bedeutung, wenn sie zusammenarbeiten, um eine Nachricht effektiv zu übermitteln. Die Arbeitsumgebung, in der diese Komponenten stattfinden, beeinflusst auch die Kommunikation und ob die Kommunikation empfangen wird.

   Wenn Sie gültige Fragen stellen, bauen Sie Rapport auf und schaffen Vertrauen. Fragen bilden einen weiteren Teil der Grundlage für Arbeitsplatzkommunikation, die Bedeutung hat

   In einer Arbeitsumgebung, die offene Kommunikation, Mitarbeiterbeteiligung und gemeinsame Ziele betont, wird Kommunikation häufiger und effektiver. Aber die Erwartung einer signifikanten Kommunikation setzt die Messlatte an diesen besten Arbeitsplätzen höher. So beschweren sich die Angestellten selbst in Arbeitsumgebungen mit hoher Arbeitsmoral, dass sie nicht wissen, was vor sich geht.

   Aufgrund all der Komponenten und der gesamten Umgebung eines einzelnen Arbeitsplatzes bleibt die Kommunikation herausfordernd. Die uralten Fragen darüber, wer wann was wissen muss und wann sie es wissen müssen, werden niemals vollständig zur Zufriedenheit aller erfüllt.

   Beschwerden von Arbeitnehmern über zu viele Informationen, zu wenig Informationen und sogar Informationsüberflutung werden weiterhin an Arbeitsplätzen mitschwingen. Sie werden das Problem der Kommunikation nie lösen, aber mit Engagement und Rücksichtnahme können Sie die Effektivität sowohl Ihrer zwischenmenschlichen Kommunikation als auch Ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz steigern.

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