Erfahren Sie mehr über verantwortliche Pläne zur Erstattung von Angestellten

Ein rechenschaftspflichtiger Plan ist eine Mitarbeitervergütungsvereinbarung oder eine Methode zur Erstattung von Betriebsausgaben, die den IRS-Vorschriften entspricht.

Wenn Ihr Unternehmen einen rechenschaftspflichtigen Plan hat, ist die Erstattung bestimmter Betriebsausgaben für den Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig. Wenn Ihr Unternehmensvergütungsplan nicht den IRS-Anforderungen für einen rechenschaftspflichtigen Plan entspricht, sind diese Erstattungen für den Arbeitnehmer steuerpflichtig, und bei diesen Zahlungen müssen Quellensteuern und Lohnsteuern einbehalten werden.

Darüber hinaus müssen Sie als Arbeitgeber diese Zahlungen auf dem Formular W-2 des Mitarbeiters melden.

Verantwortliche Pläne können eine Erstattung für eine Reihe von verschiedenen Ausgaben der Mitarbeiter umfassen, einschließlich:

• Reisekosten für Mitarbeiter einschließlich Mahlzeiten und Bewirtung,
• Anschaffung von Werkzeugen und Ausrüstung und
• Ausgaben für Arbeitskräfte.

Der rechenschaftspflichtige Plan muss auch ein Verfahren enthalten, das die Mitarbeiter dazu verpflichtet, überschüssige Erstattungen (die die zulässigen Beträge übersteigen) an den Arbeitgeber zurückzugeben. Wenn ein Arbeitgeber einen rechenschaftspflichtigen Plan aufstellt und aufrechterhält, müssen die Reisekosten der Mitarbeiter nicht als steuerpflichtiges Einkommen behandelt werden.

Zulässige Plananforderungen

Um von der IRS als "rechenschaftspflichtiger Plan" betrachtet zu werden, muss Ihr Arrangement ALLE der folgenden Elemente enthalten:

1. Die Ausgaben müssen eine Geschäftsverbindung haben. das heißt, sie müssen während der Erbringung von Dienstleistungen als Angestellter bezahlt oder angefallen sein.
2. Der Arbeitnehmer muss diese Kosten innerhalb einer angemessenen Zeit angemessen beim Arbeitgeber abrechnen. Sie müssen von Mitarbeitern verlangen, dass Sie detaillierte Informationen zu diesen Ausgaben erhalten, einschließlich Datum, Uhrzeit, Ort, Betrag und Geschäftszweck für die Kosten. Sie müssen von dem Mitarbeiter verlangen, dass er
3. eine überhöhte Erstattung innerhalb eines angemessenen und spezifischen Zeitraums erbringt, abhängig von den Umständen. Wenn alle drei dieser Anforderungen nicht erfüllt sind, wird der Plan vom IRS, nicht verantwortlich zu sein, und alle Ausgaben, die dem Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen erstattet werden, sind für den Mitarbeiter steuerpflichtig.

Überschusserstattungen

Die Überschusserstattung ist eine Erstattung, die über den zulässigen Beträgen liegt. Wenn der Arbeitnehmer überschüssige Erstattungen nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückerstattet, sind diese Mehrbeträge dem Arbeitnehmer zu versteuern. Der häufigste Umstand wäre ein Fall, in dem Sie einer Mitarbeiterin einen Vorschuss geben, bevor sie zu einer Reise aufbricht, und ihre Ausgaben während der Reise sind geringer als der Betrag, den sie erhalten haben.

Eine angemessene Frist für die Rückerstattung von Überzahlungen wird vom IRS festgelegt, zum Beispiel:

Ein Vorschuss, der innerhalb von 30 Tagen nach dem Zeitpunkt des Aufwands eingeht.

• Der Mitarbeiter legt eine angemessene Kostenrechnung vor. innerhalb von 60 Tagen, nachdem sie bezahlt oder angefallen sind.
• Der Arbeitnehmer erstattet die überhöhte Erstattung innerhalb von 120 Tagen, nachdem sie bezahlt oder angefallen ist.
• Der Mitarbeiter erhält (mindestens vierteljährlich) eine Erklärung, in der er eine Rückgabe oder angemessene Buchführung für ausstehende Vorschüsse verlangt, und der Mitarbeiter erfüllt diese innerhalb von 120 Tagen nach Erhalt der Abrechnung.
• Übermitteln eines verantwortlichen Plans an den IRS

Nein, es ist nicht erforderlich, dass Sie einen schriftlichen Plan beim IRS einreichen. Sie sollten jedoch nachweisen können, dass Sie Ihre Anforderungen für die Erstattung von Ausgaben für Mitarbeiter definiert haben. Sie benötigen etwas in Schriftform, um dem IRS zu zeigen, dass Sie verstehen, was ein rechenschaftspflichtiger Plan ist und dass Sie Ihr Unternehmen gemäß den Anforderungen betreiben.

Zunächst müssen Sie diese Anforderungen als Teil Ihrer Mitarbeiterrichtlinie und des Verfahrenshandbuchs schriftlich festhalten.

Zweitens sollten Sie alle Transaktionen mit den Mitarbeitern für ihre Kostenerstattungen dokumentieren und Aufzeichnungen führen, um zu zeigen, dass alle Anforderungen des rechenschaftspflichtigen Plans eingehalten wurden.

Accountable Plan Affect und Unternehmenssteuern

Unabhängig davon, ob diese Ausgaben innerhalb eines rechenschaftspflichtigen Plans getätigt werden, hat dies keinen direkten Einfluss auf Ihre Fähigkeit, diese Ausgaben von Ihrer Unternehmenssteuererklärung abzuziehen. Sie müssen jedoch noch ausreichende Unterlagen vorlegen, um nachzuweisen, dass diese Ausgaben geschäftsbezogen waren.

Bei Reisekostenerstattungen können Sie beispielsweise die Kosten in der entsprechenden Zeile Ihrer Gewerbesteuererklärung abziehen. Zum Beispiel für Mahlzeiten und Unterhaltungskosten, verwenden Sie Zeile 24b von Schedule C (für Einzelunternehmer oder Single-Member LLC.)