Ist Ihr Unternehmen bereit für Shared Services?

Einführung

Unternehmen müssen so kosteneffizient wie möglich sein, und eine Option für Unternehmen besteht darin, für einige ihrer Funktionen ein Modell für gemeinsame Dienste zu verwenden.

Gemeinsam genutzte Dienste können eine Reihe von Prozessen abdecken, z. B. Vertrieb oder Einkauf. Normalerweise können diese Arten von Funktionen dezentralisiert, standardisiert oder zentralisiert werden. Es gibt viele Vorteile beim Erstellen von Shared Services, einschließlich Wirtschaftlichkeit, Qualität, Reaktionszeit und strategischen Vorteilen.

Organisatorische Funktionen

Neben dem Shared-Service-Modell können Unternehmen andere Funktionsmodelle wie dezentral, standardisiert oder zentral übernehmen.

• Dezentral - Dieser Modelltyp wird dort gefunden, wo sich eine Funktion wie Einkauf oder Verkauf an jedem Standort eines Unternehmens befinden kann. Diese Funktion ist autonom, mit eigenem Personal und möglicherweise separaten Technologiesystemen. Dieses Modell reagiert jedoch sehr gut auf die Bedürfnisse der Benutzer in der Einrichtung.
• Standardisiert - In diesem Modell gibt es eine separate Funktion mindestens der Einrichtungen, die von separaten Mitarbeitern betrieben werden. In diesem Modell sind die Prozesse jedoch standardisiert und können dieselben oder ähnliche Technologiesysteme verwenden.
• Zentralisiert - Dieses Modell arbeitet mit einer einzigen Abteilung, die in einer Einrichtung vorhanden ist, die von jeder Einrichtung in der Organisation verwendet wird. In diesem Modell liegt der Schwerpunkt auf Effizienz und es gibt keine Service Level Agreements (SLA) mit Benutzern in einer der Einrichtungen.

• Gemeinsame Dienste - Eine Shared-Service-Funktion kann sich auf einer kostengünstigen Site befinden, ist jedoch kundenorientiert und hat vereinbarte Service Level Agreements. Die Leistung der Shared Service Funktion basiert auf der Messung der Service Level Agreements.

Vorteile von Shared Services

Eine Shared Service Funktion basiert in der Regel auf einem Standort, der über qualifizierte Mitarbeiter verfügt, jedoch geringere Hostkosten verursacht.

Zum Beispiel kann das Erstellen einer Shared-Service-Funktion in einer Firmenzentrale qualifiziertes Personal haben, wäre jedoch wahrscheinlich teurer zu finanzieren als ein Standort in einem Niedrigkostenbereich.

Eine zentralisierte Funktion ähnelt einer Shared-Service-Funktion, basiert jedoch auf der Reduzierung der Kosten für die Funktion und nicht auf einer Funktion, die darauf abzielt, den Kundenservice zu verbessern.

In einer Umfrage der Shared Services und Business Process Outsourcing Association (SBPOA) wurden zehn Bereiche identifiziert, in denen Shared Services am beliebtesten waren. Dies waren - Kreditorenbuchhaltung 83%, Allgemeine Buchhaltung 65%, Anlagevermögen 57%, Debitorenbuchhaltung 56%, Personalabrechnung 55%, Reisekosten und Spesen 50%, Finanzberichterstattung 48%, Personalabteilung 44%, Kredit- und Inkassoposten 43% und Helpdesk-Funktion 39%.

Risiken von Shared Services

Obwohl es eine Reihe von Vorteilen gibt, eine Shared-Services-Funktion zu übernehmen, gibt es gelegentlich Probleme für Unternehmen nach einem solchen Umzug.Einige der Gründe, warum eine Shared-Service-Funktion ausfallen kann, sind folgende:

• Fehlende Kosten - Wenn eine umfassende Kostenmessung nicht abgeschlossen werden konnte, können die durch die Implementierung der Shared-Service-Funktion erwarteten Kostensenkungen grob sein. übertrieben.
• Mangel an Dokumentation - Damit eine Shared-Service-Funktion erfolgreich ist, müssen die Prozesse vollständig dokumentiert sein, damit die Shared Services über alle Informationen verfügen, die sie zur Ausführung der erforderlichen Funktionen benötigen.
• Führungsmangel - Viele Shared-Services-Funktionen sind nicht wie erwartet erfolgreich, da ihnen die notwendige Führung fehlt, um wichtige Entscheidungen zu treffen.

Outsourcing Shared Services

Wenn ein Shared-Service-Modell festgelegt wurde, ist es möglich, die Shared-Service-Funktion an einen Dritten auszulagern. Das Outsourcing-Unternehmen, das die Shared-Service-Funktion ausführt, muss zustimmen und sich an die Service-Level-Vereinbarung halten.

Das Outsourcing von Shared Services ist erfolgreich, wenn es ein Executive Management Buy-in gibt, wenn die Prozesse im gesamten Unternehmen standardisiert sind und der Umfang der Funktion klar definiert ist.

Die beliebteste Shared-Service-Funktion, die ausgelagert wird, ist Kreditorenbuchhaltung. Andere gemeinsam genutzte Dienste, die häufig ausgelagert werden, umfassen IT, Steuerdienstleistungen und Leistungen an Arbeitnehmer.

Aktualisiert von Gary Marion, Experte für Logistik und Supply Chain.