Einführung in das Einkaufsmodul in SAP

Einführung in den Einkauf in SAP

Unternehmen beliebiger Größe nutzen ihre Supply-Chain-Funktion, um Waren zu kaufen, um Fertigwaren herzustellen oder Dienstleistungen zu erbringen. Bevor eine Einkaufsabteilung Material in SAP erwerben kann, muss die eindeutige Infrastruktur der Abteilung konfiguriert werden.

Um eine Struktur zu entwerfen, die den Anforderungen eines Unternehmens am besten entspricht, müssen Sie die SAP-Organisationsstruktur und die Entscheidungen kennen, die ein Einkauf treffen muss.

SAP Einkaufsorganisationsstruktur

Jede Einkaufsabteilung ist eindeutig, aber die in SAP definierte Organisationsstruktur ermöglicht es einem Unternehmen, Best Practices zu übernehmen, um die Vorteile des Systems zu maximieren.

• Einkaufsorganisation - Dies ist die höchste Ebene der Einkaufsinfrastruktur. Eine Einkaufsorganisation ist definiert als eine Gruppe von Einkaufsaktivitäten, die mit allen oder einem bestimmten Teil des Unternehmens verbunden ist.

Wenn ein Unternehmen eine große Anzahl von Standorten hat, die geographisch unabhängig sind, dann kann jeder Bereich eine eigene Einkaufsorganisation haben. Ein kleines Unternehmen mit einem oder zwei Standorten kann jedoch nur eine Einkaufsorganisation verwenden.

• Einkaufsgruppe - Die Einkaufsgruppe kann als eine Person oder Gruppe von Personen definiert werden, die mit bestimmten Produkten oder einer Gruppe von Produkten zu tun haben, die über die Einkaufsorganisation erworben werden.

In größeren Organisationen gibt es oft Gruppen von Einkaufsfachleuten im Einkauf, die mit bestimmten Lieferanten oder Arten von Lieferanten zusammenarbeiten.

Einkaufsbelege

Es gibt eine Reihe von Einkaufsbelegen, die von Einkaufsabteilungen in SAP verwendet werden.

• Bestellanforderung - Wenn ein Produkt im Produktionsplanungsprozess benötigt wird, kann eine Bestellanforderung generiert werden. Produkte und Dienstleistungen, die nicht Teil des Planungsprozesses sind, können manuell über eine Bestellanforderung angefordert werden.

Eine Bedarfsanforderung kann von berechtigten Benutzern angelegt werden, die entweder Positionen aus einem webbasierten Katalog anfordern oder Anforderungen direkt in das SAP-System eingeben. Wenn eine Bestellanforderung für einen Artikel erhoben wird, der zuvor nicht gekauft wurde, kann eine Angebotsanfrage erstellt und an vorhandene oder neue Lieferanten gesendet werden.

• Angebotsanfrage - Wenn das Produkt nicht bei Vertragslieferanten gekauft werden kann oder der Preis und die Qualität nicht akzeptabel sind, kann die Einkaufsabteilung neue oder bestehende Lieferanten mit einer Angebotsanfrage (RFQ) beauftragen.

Der Lieferant kann die Anfrage überprüfen und den besten Preis und die besten Bedingungen für die Artikel zurücksenden.

• Angebot - Wenn der Lieferant seine Angebote zurücksendet, können diese in SAP eingegeben und anschließend vom Einkauf geprüft und verglichen werden.

Es kann Verhandlungen mit den Lieferanten über das beste Angebot geben, wobei die Einkaufsabteilung versuchen wird, günstigere Lieferzeiten, Rabatte oder Frachtkosten zu erhalten.

• Bestellung - Dies ist ein Handelspapier, das von einer Einkaufsabteilung an den Lieferanten ausgegeben wird und das erforderliche Produkt oder die Dienstleistung, die Mengen und den ausgehandelten Preis identifiziert, die der Lieferant und die Einkaufsabteilung vereinbart haben.

Es ist möglich, das System so einzurichten, dass ein Lieferant bestätigen muss, dass er die Bestellung erhalten hat.

Außerdem ist es möglich, von Anbietern zu verlangen, dass sie eine erweiterte Versandbenachrichtigung senden, so dass es möglich ist zu wissen, wann die Artikel geliefert werden sollen.

• Kontrakte - Anstelle einer einzigen Bestellung bei einem Lieferanten ist es möglich, einen Kontakt anzulegen, bei dem der Verkäufer sich verpflichtet, eine bestimmte Menge der Artikel über einen bestimmten Zeitraum zu senden.

Auch kann der Vertrag ein Wertkontrakt sein, bei dem anstelle einer Menge; Der Kontakt ist für eine Gesamtmenge von Waren, die über einen bestimmten Zeitraum gekauft wurden.

• Lieferplan - Diese Vereinbarung mit dem Lieferanten bedeutet, dass ein Vertrag über die Lieferung der Artikel in festgelegten Intervallen über einen bestimmten Zeitraum besteht.

Die SAP-Einkaufsfunktion wurde so konzipiert, dass ihre Benutzer ihren Unternehmen helfen können, ihren Kunden die Aufträge zu liefern, die diese Kunden wünschen, wenn diese Kunden diese Aufträge wünschen - und dies durch möglichst wenig Inventar erreichen.

Dieser SAP-Artikel wurde von Gary Marion, Experte für Logistik und Supply Chain, aktualisiert.