I-9 Voraussetzungen für die Formularverifizierung

Bei der Einstellung für einen neuen Arbeitsplatz müssen die Mitarbeiter nachweisen, dass sie rechtlich berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

Was ist ein I-9 Formular?

Arbeitgeber müssen die Identität und Eignung für alle neuen Mitarbeiter überprüfen. Ein Arbeitsbescheinigungsformular (I-9) ist ein Formular, das vom US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsdienst (USCIS) -Sektor des Heimatschutzministeriums (DHS) erstellt wurde und für jeden in den Vereinigten Staaten angestellten Mitarbeiter ausgefüllt werden muss.

Das Formular I-9 wird verwendet, um die Identität eines Mitarbeiters zu verifizieren und um festzustellen, ob er berechtigt ist, die Arbeit für das Unternehmen aufzunehmen.

Wenn die Formulare für die Teilnahmeberechtigung abgeschlossen sind

Für alle Neueinstellungen muss ein Antragsformular für die Beschäftigungsfähigkeit (I-9) ausgefüllt werden. Der Arbeitgeber muss die vom Arbeitnehmer vorgelegten Beschäftigungsberechtigungs- und Identitätsdokumente überprüfen und die Dokumenteninformationen innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung auf dem Formular I-9 aufzeichnen.

Wenn ein Arbeitgeber es unterlässt, I-9-Formulare für jede neue Einstellung auszufüllen und beizubehalten, können Bußgelder oder andere rechtliche Folgen des Arbeitsministeriums vorliegen. Mitarbeiter müssen Unterlagen zur Verfügung stellen, um ihre Forderung zu stützen und nachzuweisen, dass sie gesetzlich berechtigt sind, in den USA zu arbeiten.

Darüber hinaus müssen Mitarbeiter Originaldokumente und keine Fotokopien vorlegen.

Die einzige Ausnahme ist, dass ein Mitarbeiter eine beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde vorlegen kann. Auf dem Formular muss der Arbeitgeber die von dem Arbeitnehmer vorgelegten Anstellungs- und Identitätsdokumente überprüfen und die Dokumentinformationen auf dem Formular I-9 aufzeichnen.

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Gesetzlicher Hintergrund

Der Einwanderungsreform- und Kontrollgesetz von 1986 (IRCA) sah vor, dass amerikanische Arbeitgeber rechtlich für die Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit verantwortlich sind für alle neuen Mitarbeiter. Der erste Teil des Formulars I-9 muss vom Mitarbeiter ausgefüllt werden, und der Arbeitgeber muss den zweiten Abschnitt innerhalb von drei Tagen nach Beginn des Arbeitsbeginns ausfüllen.

Während das I-9-Formular nicht für Freiwillige oder Vertragsbedienstete erforderlich ist, müssen ausländische Staatsangehörige, die ein Arbeitsvisum beantragen, das Formular ausfüllen, um ihren Rechtsstatus in den Vereinigten Staaten anzugeben.

Wenn ein Mitarbeiter nicht in der Lage ist, auf Englisch zu lesen oder zu schreiben, ermöglicht das Formular einem Übersetzer oder Rechtsvorbereiter, das Formular im Namen des Mitarbeiters auszufüllen. Ab Oktober 2004 kann der I-9-Verifizierungsprozess elektronisch abgeschlossen werden.

Erforderliche Dokumentation zum Nachweis der Erwerbsberechtigung

Zusätzlich zu Ihren grundlegenden personenbezogenen Daten müssen Sie beim Ausfüllen eines I-9-Formulars ein Dokument angeben, das Ihre Identität und Ihre Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten festlegt. ..Die Dokumentation enthält in der Regel eine Art von Lichtbildausweis und eine Bestätigung des Rechtsstatus in dem Land, um die Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten zu überprüfen.

Akzeptable I-9-Dokumente

Es gibt drei Kategorien von Dokumenten, die Sie einreichen dürfen. Die Mitarbeiter müssen entweder eines der Dokumente aus Liste A oder eines der Dokumente aus Liste B und eines der Dokumente aus Liste C vorlegen.

Liste A (Dokumente, die sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsberechtigung festlegen)

USA Reisepass
Karte für dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung oder Ausländerregistrierung (I-551)
Befristete Aufenthaltsgenehmigung (I-688)
Beschäftigungsgenehmigungsdokument (I-766, I-688B oder I-688A) > Ausländischer Reisepass mit befristetem Stempel I-551
Für Ausländer, die nur für einen bestimmten Arbeitgeber arbeiten dürfen, ausländischer Reisepass mit Formular I-94, der eine Beschäftigung bei diesem Arbeitgeber genehmigt
Liste B (Dokumente, die nur die Identität festlegen)

Führerschein, ausgestellt von einem Staat oder ausländischem Besitz

Ausweis eines Staats oder ausländischer Besitz
Stammesdokument der Ureinwohner
Kanadischer Führerschein oder Personalausweis mit Foto (für kanadische Ausländer, die nur für eine spezifischer Arbeitgeber)
Schulausweis mit Foto
Wählerregistratur Karte
U. S. Militärkarte oder Entwurf
Militärischer Personalausweis
Liste C (Dokumente, die nur die Beschäftigungsfähigkeit bestimmen)

Sozialversicherungsnummer ohne Beschäftigungsbeschränkungen

Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde mit ein offizielles Siegel, ausgestellt von einer staatlichen oder lokalen Regierungsbehörde
Bescheinigung über die Geburt im Ausland
U. S. Bürgerausweis
Stammesdokument der Ureinwohner Amerikas
Formular I-94 zur Genehmigung der Beschäftigung bei diesem Arbeitgeber (für Ausländer, die nur für einen bestimmten Arbeitgeber arbeiten dürfen)
Nein I-9 Dokumentation?

Ein Mitarbeiter, der das erforderliche Dokument oder eine Quittung für ein Ersatzdokument (im Falle verlorener, gestohlener oder vernichteter Dokumente) nicht innerhalb von drei Werktagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorlegt, kann beendet werden. Ein Mitarbeiter, der eine Quittung zeigt, hat neunzig Tage Zeit, um die Originaldokumente vorzulegen.

I-9 Formular-Bestätigungsverfahren

Die Formulare I-9 der Bürger der Vereinigten Staaten sind unbegrenzt gültig, es sei denn, eine Beschäftigungslücke von mehr als einem Jahr tritt auf. Ausländische Staatsangehörige, die ein Arbeitsvisum oder Studenten und Austauschbesucher haben, müssen ihre I-9 bei jeder Verlängerung nachweisen lassen oder, nachdem ihr Visum abgelaufen ist, mit einer neuen Beschäftigungsgenehmigungsgenehmigung ausgestellt werden.

Die Formulare I-9 müssen vom Arbeitgeber entweder drei Jahre nach Beginn des Arbeitsverhältnisses oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Wann brauchen Sie kein I-9-Formular

Da das Gesetz am 6. November 1986 eingeführt wurde, müssen die meisten bezahlten Arbeitnehmer I-9-Formulare einreichen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen von der Regel. Sie benötigen kein I-9-Formular, wenn Sie:

am oder vor dem 6. November 1986 eingestellt wurden und ihre Arbeit fortsetzen, um zukünftig mit Ihrem Unternehmen fortzufahren.

Sie werden für "gelegentliche Hausarbeit", wie Babysitten, Nannying oder Säuberung, in einem Privathaus auf intermittierender Basis eingestellt.
Sie sind ein unabhängiger Auftragnehmer.
Sie arbeiten nicht physisch in den Vereinigten Staaten.
Antidiskriminierungsklauseln

Das IRCA enthält auch Antidiskriminierungsklauseln. Im Rahmen der IRCA können US-Bürger, Ständige Einwohner und Asylsuchende, die rechtmäßig in den Vereinigten Staaten legal arbeiten dürfen, keine Beschäftigung verweigert oder aufgrund von Herkunft oder Staatsangehörigkeit zwangsweise beendet werden. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber jedes der oben genannten Dokumente für das Formular I-9 akzeptieren, sofern es sich bei den Dokumenten um Originale oder beglaubigte Kopien handelt. Die IRCA ist für alle Arbeitgeber mit drei oder mehr Arbeitnehmern durchsetzbar.

Strafen für Arbeitgeber, die nicht zugelassene Arbeitnehmer einstellen

Arbeitgeber, die nicht autorisierte Arbeitnehmer einstellen, können je nach Schwere der Situation mit einer Geldstrafe zwischen 250 und 5 500 US-Dollar pro Mitarbeiter belegt werden. Das Akzeptieren von betrügerischen Dokumenten kann auch dazu führen, dass ein Unternehmen zwischen 375 und 3000 US-Dollar für die erste Straftat zahlt und diese für weitere Vorkommnisse verdoppelt.

Schließlich können Arbeitgeber zu Geldstrafen verurteilt werden oder anderen Auswirkungen ausgesetzt sein, um aufgrund von Staatsangehörigkeit, nationaler Herkunft, Betrug oder Ablehnung von Dokumenten oder Vergeltungsmaßnahmen diskriminiert zu werden.

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