Was ist ein Personalinformationssystem?

Das Human Resource Information System (HRIS) ist eine Software oder Online-Lösung für die Dateneingabe, Datenverfolgung und Dateninformationsanforderungen der Personal-, Gehaltsabrechnungs-, Management- und Buchhaltungsfunktionen innerhalb eines Unternehmens. .. Es ist nützlich für alle Prozesse, die Sie verfolgen möchten und von denen Sie hoffen, Daten zu sammeln.

Normalerweise als eine Datenbank verpackt, verkaufen Hunderte von Unternehmen irgendeine Form von HRIS und jeder HRIS hat unterschiedliche Fähigkeiten.

Wählen Sie Ihr HRIS sorgfältig aus, basierend auf den Fähigkeiten, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen.

Wichtige Überlegungen bei der Betrachtung Ihrer HRIS-Optionen

Die Auswahl eines HRIS ist eine stressige Situation, da so viele Optionen vorhanden sind. Es ist herausfordernd, die Optionen auszuwählen, die für Ihre Anforderungen in Ihrem Unternehmen am besten geeignet sind. Das Durchwühlen der von jedem System bereitgestellten Informationen ist ebenfalls eine Herausforderung.

Bei den Vertriebsmitarbeitern handelt es sich häufig um Vertriebsmitarbeiter, die Ihnen mündlich mitteilen, dass das System Ihren Anforderungen entspricht. Stellen Sie sicher, dass Sie dies mit mehreren Quellen überprüfen, darunter aktuelle Kunden, Online-Diskussionsgruppen, LinkedIn, andere SHRM-Mitglieder und Google-Bewertungen.

Dies sind weitere Faktoren, die Sie bei der Auswahl Ihres HRIS berücksichtigen sollten.

• Denken Sie daran, dass selbst wenn Ihr Unternehmen heute nur wenige Mitarbeiter zählt, es vielleicht doppelt so viele oder sogar zehn Mal so viele Mitarbeiter in der Zukunft gibt. Wählen Sie also ein System, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
• Ein weiterer Schlüsselfaktor, den Sie berücksichtigen müssen, ist, dass viele HRIS nur einen Teil dessen erreichen können, was Sie für die Automatisierung benötigen. In diesen Fällen sollten Sie sicherstellen, dass die Komponenten von Add-ons oder zusätzlichen Systemen einwandfrei zusammenarbeiten.

• Überprüfen Sie auch, welche Arten von Schulungen und fortlaufenden Support für Ihre Mitarbeiter verfügbar sind. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Versprechungen des Verkaufsberaters über Schulungen und Folgemaßnahmen nach dem Kauf direkt in Ihren Vertrag zum Kauf des HRIS geschrieben werden.

Funktionalität besserer HRIS-Möglichkeiten

In der Regel liefern die besseren Personalinformationssysteme (HRIS) insgesamt:

Verwaltung aller Mitarbeiterinformationen . Daten wie Namen, Titel, Adressen und Gehälter sind ein grundlegender Ausgangspunkt. Gehalts- und Positionsverlauf, Berichtsstrukturen, Leistungsbeurteilungsgeschichten und andere wichtige Mitarbeiterinformationen.

Unternehmensbezogene Dokumente wie Mitarbeiterhandbücher, Notfall-Evakuierungsverfahren und Sicherheitsrichtlinien.

Verwaltung von Vorteilen einschließlich Registrierung, Statusänderungen und Aktualisierung persönlicher Informationen. In einem idealen System können Sie den Mitarbeitern erlauben, ihre eigenen Informationen nachzuschlagen und zu überprüfen, einschließlich Urlaubsverfolgung.

Vollständige Integration in die Lohn- und Gehaltsabrechnung und andere Finanzsoftware und Buchhaltungssysteme des Unternehmens.Wenn diese verbunden sind, können Sie sicherstellen, dass die Gehaltsschecks korrekt sind. Es gibt nie eine Trennung zwischen dem offiziellen Lohnsatz und den Informationen, die die Lohnbuchhaltung hat. Wenn sich die Systeme nicht integrieren lassen, ist es einfach, ein Gehalt in einem System und nicht in dem anderen System zu aktualisieren.

Bewerberverfolgung und Lebenslaufverwaltung: Wenn Ihr System nahtlos ist, kann der Personalbeschaffer auf eine gemietete Schaltfläche klicken und alle Informationen des Antragstellers werden auf die Seite der Mitarbeiter übertragen. Das spart so viel Zeit, weil Ihre Dateneingabe und Papierarbeit praktisch verschwindet.

Wenn ein Antragsteller bei der Antragstellung seine eigenen Angaben macht, können Sie die Richtigkeit sicherstellen. Wenn das Angebotsschreiben aus dem gleichen System wie das Abrechnungssystem generiert wird, wird das Gehalt perfekt übereinstimmen und es gibt kein Missverständnis.

Leistungsentwicklungspläne: Es reicht nicht, nur Pläne zu haben, wenn sie in einem zentralen System erfasst werden, dann können sie den Mitarbeiter einfach von Position zu Position verfolgen. Senior Leadership kann Berichte erstellen, um zu sehen, wo Menschen sind und was ihre einzelnen Vorgesetzten für ihre Zukunft planen.

Disziplinarmaßnahmen: Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wer suspendiert, degradiert oder andere negative Maßnahmen gegen sie ergriffen wurde - selbst nachdem der Mitarbeiter Ihre Organisation verlassen hat. Wenn ein Unternehmen anruft und nach einer früheren Mitarbeiterreferenz fragt, kann ein Administrator in der Personalabteilung leicht nachschlagen und zurückmelden, ob die Person für die Wiedereinstellung in Frage kommt oder nicht.

Schulungsunterlagen: Dies ist besonders kritisch in Unternehmen, in denen Zertifizierungen und Lizenzen erforderlich sind. In anderen Unternehmen haben Schulungsdatensätze möglicherweise nicht den gleichen Stellenwert, aber Sie können trotzdem feststellen, dass die Informationen nützlich sind.

Zusammengefasst verfolgt das HRIS, das den Unternehmen am effektivsten dient, diese Informationen:

• Teilnahme und Verwendung von PTOs,
• Gehaltserhöhungen und -historie,
• Gehaltsgruppen und -positionen,
• Leistungsentwicklungspläne,
• erhaltene Schulungen,
• erhaltene Disziplinarmaßnahmen,
• persönliche Mitarbeiterinformationen und gelegentlich
• Management- und Schlüsselnachfolgepläne für Mitarbeiter,
• potenzielle Mitarbeiteridentifizierung und
• Bewerberverfolgung, Befragung und Auswahl.

Vorteile des richtigen HRIS

Ein effektiver HRIS liefert Informationen über alles, was das Unternehmen benötigt, um Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter und Bewerber zu verfolgen und zu analysieren. Ihr Unternehmen muss ein Personalinformationssystem auswählen und es an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn sich Ihr Unternehmen auf einem Wachstumspfad befindet, wählen Sie ein System, das mit Ihnen wachsen kann.

Es ist ziemlich kostengünstig, ein grundlegendes HRIS zu implementieren, aber stellen Sie sicher, dass alles, was Sie implementieren, die tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Möchten Sie Umsatzberichte erstellen? Organigramme posten?

Ermöglichen Sie den Managern den elektronischen Zugriff auf frühere Leistungsbeurteilungen? Möchten Sie, dass alles über die Personalabteilung erledigt werden muss, oder möchten Sie, dass Manager selbst auf die Informationen zugreifen können?

Mit einem geeigneten HRIS können die Mitarbeiter der Personalabteilung ihre eigenen Leistungsaktualisierungen durchführen und Änderungen vornehmen, wodurch Personalangestellte für strategischere Funktionen freigestellt werden. Zusätzlich werden Daten, die für die Mitarbeiterverwaltung, Wissensentwicklung, Karriereentwicklung und -entwicklung sowie für die Gleichbehandlung notwendig sind, erleichtert.

Schließlich können Manager auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um rechtlich, ethisch und effektiv den Erfolg ihrer berichtenden Mitarbeiter zu unterstützen. Sie können ihre eigenen Berichte erstellen und Pläne in das System eingeben, um sie bei der Nachfolge zu unterstützen.

Das Human Resource Information System (HRIS) ist eine Software oder Online-Lösung für die Dateneingabe, Datenverfolgung und Dateninformationsanforderungen der Personal-, Gehaltsabrechnungs-, Management- und Buchhaltungsfunktionen innerhalb eines Unternehmens.

Normalerweise als eine Datenbank verpackt, verkaufen Hunderte von Unternehmen irgendeine Form von HRIS und jeder HRIS hat unterschiedliche Fähigkeiten. Wählen Sie Ihr HRIS sorgfältig aus, basierend auf den Fähigkeiten, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen.

Weitere Informationen zu HRIS

• Auswählen einer Personalinformationstechnologie
• Bewerberverfolgungssoftware
• Die Personalverwaltungssystemlösung