Wie schreibe ich einen Empfehlungsbrief

Ein Empfehlungsschreiben spielt in der Welt der Humanressourcen und der Beschäftigung eine besondere Rolle. Es wird gelegentlich gebraucht, aber nie bevorzugt. Arbeitgeber sprechen lieber direkt mit den ehemaligen Vorgesetzten ihrer zukünftigen Mitarbeiter. Arbeitgeber erkennen jedoch, dass direkte Kommunikation nicht immer möglich ist - daher die Bedeutung des Empfehlungsschreibens.

Mitarbeiter verlieren den Überblick über Vorgesetzte, wenn sie umziehen, ihren Arbeitsplatz wechseln oder in den Ruhestand gehen.

Unternehmen bewegen und schließen oder werden zusammengelegt oder erworben. Personalabteilungen verlieren Datensätze.

Selbst Mitarbeiter, die sich bemühen, mit einem Vorgesetzten als Referenz in Kontakt zu bleiben und ihre Referenzen auf eine Referenzprüfung vorbereiten, können im Laufe der Zeit den Überblick über ihre Unterstützer verlieren. In einem meiner Bemühungen, Referenzen über einen potenziellen Mitarbeiter zu erhalten, fand ich eine Firma außer Betrieb, einen Supervisor an unbekannte Orte und einen Supervisor, der gestorben war. Glücklicherweise verfügte eines der drei Unternehmen über ein HR-Büro, das über eine Aufzeichnung des Mitarbeiters verfügte und Beschäftigungsdetails bestätigen konnte - aber sonst nichts.

Ich habe gemischte Gefühle über einen Empfehlungsbrief. Wie ich in Wie reagiere ich auf eine Referenzprüfungsanfrage angeben, dauert ein Empfehlungsschreiben für immer und sein Inhalt gilt möglicherweise nicht Jahre nachdem der Empfehlungsbrief geschrieben wurde. Aber ein Empfehlungsschreiben ist ein potenzielles Geschenk für einen geschätzten Mitarbeiter.

Ein Empfehlungsschreiben kann den Tag retten. Geschrieben auf Firmenbriefpapier, mit einer deutlich gedruckten Adresse und Telefon, liefert der Empfehlungsbrief einen manchmal notwendigen Schub auf Anmeldeinformationen eines Bewerbers. Als Arbeitgeber, vor allem, wenn Sie Veränderungen, wie ich gerade beschrieben habe, in Ihrer Geschäftslage antizipieren, machen Sie Ihren aufstrebenden Mitarbeitern einen Gefallen.

Stellen Sie dem Mitarbeiter einen Empfehlungsbrief zur Verfügung.

Schreiben Sie einen Empfehlungsbrief

Ein Empfehlungsschreiben kann für immer gültig sein und ist eine Momentaufnahme der Leistung eines Mitarbeiters zu einem bestimmten Zeitpunkt. Denken Sie daher darüber nach, wie Sie einen Empfehlungsbrief schreiben und welche Informationen Ihr Empfehlungsschreiben enthält. Befolgen Sie Ihre Unternehmensrichtlinien in Bezug auf ein Empfehlungsschreiben, falls eine Richtlinie existiert.

Bitten Sie in jedem Fall Ihre Personalabteilung, Ihren Empfehlungsbrief zu prüfen, damit Sie sicher sind, dass Sie Ihr Unternehmen und Ihre eigenen Interessen schützen. Schreiben Sie ein Empfehlungsschreiben für Mitarbeiter, das diesen Richtlinien folgt.

• Geben Sie den Empfehlungsbrief auf Original-Geschäftspapier mit gedruckter Adresse, Telefon und zusätzlichen Kontaktinformationen in einem Standard-Geschäftsbriefformat an. Sie können dem Mitarbeiter mehrere Exemplare des Empfehlungsbriefs auf Briefpapier in einem Briefumschlag zur Verfügung stellen.(Dies kann die schlechte Praxis des wiederholten Fotokopierens eines Empfehlungsbriefs entmutigen - für immer.)
• Adressieren Sie das Empfehlungsschreiben an den spezifischen Arbeitgeber, der das Empfehlungsschreiben anfordert oder an den der Mitarbeiter plant, das Empfehlungsschreiben zu senden. Wenn der Empfehlungsbrief generisch ist, richten Sie den Brief an: "An wen er sich wenden kann."
• Unterschreiben Sie den Empfehlungsbrief in Tinte und geben Sie Ihren Namen, die Berufsbezeichnung, die Telefonerweiterung und die E-Mail-Adresse an.
• Beginnen Sie mit: Dies ist ein Empfehlungsschreiben für: Name des Mitarbeiters.
• Beschreiben Sie Ihre Beziehung zum Mitarbeiter, die Stelle des Mitarbeiters und die Stelle des Mitarbeiters. Zum Beispiel: "Ich war Marks Vorgesetzter, als er als Fachhandwerker in der Drehmaschinenabteilung bei Alcon Tool arbeitete. "
• Beschreiben Sie für die Hauptkomponenten des Empfehlungsschreibens die Hauptverantwortlichkeiten für die Arbeit des Mitarbeiters. Zum Beispiel: "Marks Hauptverantwortlichkeiten waren x Maschinenbedienung; Instandhaltung von Werkzeugen und Ausrüstung des Unternehmens; Schaffung eines sicheren und gepflegten Arbeitsbereichs; Fehlerbehebung bei Qualitäts-, Maschinen- und Leistungsproblemen; dient als Tagesschicht-Teamleiter; mich in meiner Abwesenheit als Ersatz-Supervisor unterstützen; und dient als Leiter des Mitarbeiterbeteiligungsteams.
• Geben Sie dann im Hauptteil des Empfehlungsschreibens Ihre Gesamtbewertung des Beitrags und des Werts des Mitarbeiters an. Die Aussage sollte widerspiegeln, dass die Bewertung für die Leistung von Mark zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgt. Zum Beispiel: "Mark war ein geschätzter Mitarbeiter, der weit über die Norm hinausarbeitete, als er in meiner Abteilung arbeitete. Das ist offensichtlich und wurde durch seine Zuordnung zu Führungsrollen erkannt. "
• Geben Sie an, warum Mark Ihre Beschäftigung im Empfehlungsschreiben hinterlassen hat, wenn die Gründe für Marks nächste Beschäftigungsmöglichkeit sprechen. Zum Beispiel: "Mark hat Alcon Tool verlassen, um die Position des Supervisors in einem anderen Unternehmen anzunehmen. Ein Supervisor-Job wäre hier für mehrere Jahre nicht verfügbar gewesen. "
• Beenden Sie das Empfehlungsschreiben positiv. Zum Beispiel: "Es tat uns leid, dass Mark gegangen ist, wünschte ihm aber alles Gute für seinen neuen Job als Supervisor. "
• Geben Sie abschließend an, dass der potenzielle Arbeitgeber Sie kontaktieren kann, wenn er zusätzliche Informationen benötigt. Unterschreiben und vervollständigen Sie den Empfehlungsbrief.

Dies sind die entsprechenden Bestandteile eines Mitarbeiterempfehlungsbriefs.

Was Sie nicht in einen Empfehlungsbrief schreiben sollten

Gewisse Vorsichtshinweise sind angebracht, bevor Sie einem Mitarbeiter einen Empfehlungsbrief schreiben. Wenn Sie einen Empfehlungsbrief schreiben, machen Sie keine Aussagen dieser Art. Nicht:

• Geben Sie Details an, die Sie möglicherweise nicht genau wissen, wenn sie außerhalb der Grenzen des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihrer Firma liegen. Geben Sie beispielsweise nicht die Firma an, für die Sie glauben, dass der Mitarbeiter zur Arbeit gegangen ist. Sie wissen vielleicht nicht, ob der Angestellte jemals dort beschäftigt war. Sie haben von Mark erfahren, dass er eine Stelle als Supervisor angenommen hat. Ihr Empfehlungsschreiben sollte keine potenziell in Konflikt stehenden Informationen enthalten, die spätere Probleme für den Mitarbeiter bei seiner Stellensuche verursachen könnten.
• Sagen Sie die Zukunft voraus. Die einzige Leistung, über die Sie sich äußern können, ist die Leistung, die Sie erfahren haben, während der Mitarbeiter für Sie gearbeitet hat. Alles andere ist Kristallkugel Blick und unpassend für einen Empfehlungsbrief. Das ist unangebracht: "Ich bin mir sicher, dass Sie die gleiche beispielhafte Leistung von Mark erhalten werden, die wir bei der Arbeit für Alcon Tool geleistet haben. " Zeiten ändern sich; das Leben verändert sich; Unvorhersehbare Ereignisse treten auf. Für Sie oder einen potenziellen Arbeitgeber in zehn Jahren ist dies nicht nachprüfbar.
• Geben Sie persönliche, geschützte oder vertrauliche Personalinformationen jeglicher Art wie Gehalt, Sozialversicherungsnummer, Rasse, Religion, Familienstand, Familienzusammensetzung, medizinische Probleme oder Alter an. (Ein richtiger Empfehlungsbrief, den ich einmal erhielt, sagte, dass der Betreuer sicher war, dass Betty ihre Anwesenheit verbessern und ein ausgezeichneter Angestellter sein würde, da ihre Scheidung endgültig war, ihre Kinderbetreuungsprobleme gelöst und ihr früherer Ehemann ausgefallen war. Ich bin mir sicher, dass der Supervisor diese Empfehlung positiv gemeint hat.
• Geben Sie etwas anderes als Sachinformationen an, die Sie direkt, mit persönlicher Erfahrung, berichten können.

Eine Kopie des Empfehlungsschreibens sollte nach Überprüfung durch die Personalabteilung in die Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen werden.

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