Wie man eine Veranstaltung mit Erfolg organisiert

Sie haben alles geplant, organisiert und bis ins letzte Detail Ihrer bevorstehenden Veranstaltung gepflegt und jetzt ist es Showtime. Sind Sie bereit? Wenn Sie nicht das entsprechende Personal für Ihre Veranstaltung ausgewählt haben, lautet die Antwort auf diese Frage Nein. Zu wissen, wie eine Veranstaltung zu besetzen ist, ist ein wichtiger - aber manchmal übersehener - Schritt im Veranstaltungsplanungsprozess. Bevor Sie also zu weit kommen, sichern Sie sich das Eventpersonal, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Sie werden nicht nur die zusätzliche Hilfe sein, die Sie benötigen; Sie werden auch die Menschen sein, mit denen Ihre Gäste in Kontakt kommen, und diese Interaktion kann den Erfolg Ihrer Veranstaltung unterstützen oder beeinträchtigen.

Welches Eventpersonal benötigen Sie?

Die Antwort auf diese Frage hängt von mehreren verschiedenen Faktoren ab:

1. Die Anzahl der Gäste, die Sie erwarten
2. Die Veranstaltungsdauer
3. Die Zielgruppe
4. Der gesamte Umfang Ihrer Veranstaltung spielt eine Rolle in Ihrer Personalentscheidungen.

Die Besetzung kann umfassen:

1. Parkwächter
2. Registrierungs-Check-in-Agenten
3. Lebensmittel-Server
4. Garderobenprüfer
5. Vertreter der Kundeninformationen.

Bei Großveranstaltungen benötigen Sie Event-Mitarbeiter für:

1. Betreuung des Messestandes
2. Begrüßung und Unterstützung von Gastrednern
3. Grifftisch und Sitzordnung und
4. Neigung zu audiovisuellen Geräten.

Wenn es sich bei Ihrer Veranstaltung um eine Organisation handelt, haben Sie vielleicht Mitarbeiter des Unternehmens oder Freiwillige für Veranstaltungen zur Verfügung, die einen Teil der Personalverantwortung übernehmen können. Andere Unterstützung kann bereits durch den Veranstaltungsort oder durch von Ihnen beauftragte Verkäufer, wie z. B. Catering, geleistet werden.

Durcharbeiten Sie jede Facette Ihrer Veranstaltung von Anfang bis Ende, um Ihren Personalbedarf zu ermitteln. Denken Sie daran, dass Probleme auftreten werden und Sie nicht in der Lage sein werden, jedes Feuer persönlich auszulöschen und sich um jedes Detail zu kümmern. Stellen Sie adäquates Personal ein, um alle erbrachten Dienstleistungen abzudecken.

Event-Mitarbeiter können Ihre Veranstaltung durchführen oder unterbrechen

Alle Veranstaltungsmitarbeiter, die Ihre Veranstaltung bearbeiten, sind mit Kundendienstmitarbeitern verwandt.

Wenn ein Kunde schlechte Erfahrungen mit dem Kundenservice hat, wird er möglicherweise nicht zu diesem Unternehmen zurückkehren. In ähnlicher Weise kann eine negative Interaktion mit einem Event-Mitarbeiter eine ansonsten positive Erfahrung auslösen. Überlassen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung nicht unerfahrenen Event-Mitarbeitern. Budget für das entsprechende Personal und sichern Sie ihre Verfügbarkeit Wochen im Voraus, so dass Sie nicht mit … Nun, die Reste gelassen werden. Mieten Sie die bestmögliche Eventbesetzung.

Informieren Sie Ihre Event-Mitarbeiter

Selbst die erfahrensten und qualifiziertesten Event-Mitarbeiter müssen unterrichtet werden. Geben Sie Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen, zum Zweck der Veranstaltung, zu den Gästen und möglichen Problemen, nach denen Sie Ausschau halten sollten, und besprechen Sie Ihre Erwartungen. Ein gut informiertes Veranstaltungspersonal kann Fragen professionell beantworten und Ihre Gäste wirkungsvoll unterstützen.Benennen Sie eine Kontaktperson für engagierte Event-Mitarbeiter und geben Sie an, wie sie am besten erreicht werden können, wenn sie Fragen haben oder Hilfe benötigen. Wenn Ihr Veranstaltungspersonal mit Ihrer Mission und Ihrem Ziel an Bord ist, können Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit dabei helfen, es zu erreichen.

Betrachten Sie Ihren eigenen Extra-Satz von Händen

Es kann viele Hände brauchen - oder zumindest mehr als nur ein Paar Hände -, um ein erfolgreiches Ereignis auszuführen.

Auch wenn Sie bereits Caterer, Floristen, Ticket-Agenten und Parkservice-Mitarbeiter eingestellt haben, übersehen Sie Ihre eigenen Bedürfnisse nicht. Sie sind der Hauptverantwortliche für diese Veranstaltung und die Beteiligten werden sich unweigerlich an Sie wenden, um ihre Fragen persönlich zu beantworten und ihre Bedenken zu äußern. Mieten Sie einen professionellen, fähigen Assistenten als Ihre "Geh-Person". Eine gut informierte Person an Ihrer Seite zu haben, um eine Reihe von kleinen Aufgaben von Ihrer Platte zu nehmen, wird gut angelegtes Geld sein.