Wie man Caterer für eine Veranstaltung anstellt und arbeitet

Als professioneller Veranstaltungsplaner glauben Sie vermutlich schon, was Catering ist, oder?

Bei einigen Veranstaltungsplanern ist Catering der Punkt auf der Checkliste für die Veranstaltungsplanung, der die Bereitstellung von Speisen und Getränken für eine Veranstaltung umfasst. Für andere Veranstaltungsplaner umfasst das Catering Lebensmittel, Getränke und vieles mehr.

Was ist Verpflegung?

Werfen wir einen Blick darauf, was diejenigen in der Veranstaltungsbranche meinen, wenn es um Catering geht.

Arten von Caterern

So wie Event-Planer sich in Bezug auf die von ihnen erbrachten Dienstleistungen unterscheiden, so auch Caterer. Welcher Caterer-Typ eignet sich am besten für Ihre Veranstaltung? Es hängt von den Besonderheiten des Ereignisses ab, das Sie planen. Hier ist ein kurzer Überblick über die Arten von Caterern:

Private Caterer : Private Caterer arbeiten als unabhängige Unternehmen. Ihre Dienstleistungen umfassen in der Regel Menüplanung, Essenszubereitung, Essens- und Getränkeservice, Verleih von Geschirr, Verleih von Küchengeräten, die Einstellung von Kellnern und Getränkeservern, die Einrichtung aller Speisen und die Reinigung.
Hotel / Restaurant Caterer : Restaurants und Hotels verfügen über eigenes Catering-Personal. Wenn Ihre Veranstaltung in einem Restaurant oder Hotel stattfindet, arbeiten Sie mit ihren Caterern zusammen. Hotel- und Restaurant-Caterer sind für die Vorbereitung des Menüs, die Einrichtung der Zimmer, Tische, Bettwäsche, Geschirr, Bar-Einrichtung, Verleih von Ausrüstung, Dekorationen, Blumenarrangements und Personal für die Veranstaltung verantwortlich.

Full-Service-Caterer: Full-Service-Caterer sind private Caterer, die alles bieten, was Sie für Ihr Event und mehr für Essen und Trinken benötigen. Die einzelnen Dienstleistungen reichen vom Caterer bis zum Caterer. Zusätzlich zur Menüplanung können sie Verkostungsmenüs, Speisevorschauen, Koordination der Tischvermietung und Bettwäsche, Lieferung von Blumenarrangements und Mittelstücken, Entwicklung des gesamten Themas und des Raumdekors, Beleuchtung, Vermittlung des Personals und Koordinierung sowohl des Aufbaus als auch der Reinigung bieten. ..

Auswählen eines Caterers

Wenn Sie einen privaten Caterer für Ihre Veranstaltung mieten, besteht der erste Schritt darin, Verweise zu suchen und dann ein erstes Meeting einzurichten. Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Veranstaltung ausführlich zu besprechen, einschließlich:

Vorgeschlagenes Datum
Vorgeschlagene Zeit
Möglicher Ort oder Veranstaltungsort
Anzahl der Gäste
Thema oder Anlass für die Veranstaltung
Menüvorschläge und Ideen
Getränke-Anforderungen und -Ideen
Ernährungsbeschränkungen oder Nahrungsmittelallergien
Andere angeforderte Dienstleistungen (Verleih, Bedienungspersonal, etc.)

Je mehr Informationen Sie bei diesem Treffen bereitstellen können, desto besser. Es wird dem Caterer eine allgemeine Vorstellung davon geben, was Sie für Ihre Veranstaltung vorhaben, was zu einem genaueren Vorschlag führt.

Platzieren Sie Catering auf Ihrer Checkliste für die Veranstaltungsplanung

"Catering" sollte einen separaten Abschnitt in Ihrer Checkliste für die Veranstaltungsplanung enthalten.Ein generisches "Essen und Trinken" -Element wird nicht funktionieren. Brechen Sie stattdessen das Catering-To-Do-Element in kleinere Aufgaben auf, wie:

Caterer einstellen
Nachverfolgung des unterzeichneten Vertrags
Menü
auswählen Probeabonnementmenü
Farbe der Tischwäsche und Vermietung bestätigen
Anzahl der Gäste bestätigen
Barmenü auswählen
Raumeinrichtung festlegen
Blumenarrangements und Mittelstücke auswählen

Auch wenn der Caterer diese Verantwortung übernimmt, ist er Ihre die Verantwortung, bei der Auswahl dieser Punkte eng mit ihnen zusammenzuarbeiten und die Gesamtfunktion zu verwalten.

Unterschätzen Sie nicht die Rolle des Catering

Veranstaltungsort, Einrichtung, Ambiente und sogar eine hervorragende Gästeliste bei Ihrer Veranstaltung werden völlig von schlechtem Essen überschattet. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von gutem Essen und Trinken bei einer Veranstaltung! Schlechtes Essen hinterlässt im wahrsten Sinne des Wortes einen schlechten Geschmack im Mund Ihrer Gäste.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Caterer geschultes, professionelles Bedienungspersonal anstellt. Server haben einen Einfluss darauf, wie Essen wahrgenommen wird, und können zur Gesamtatmosphäre eines Ereignisses beitragen.

Spend Smart

Essen und Trinken sind oft große Ticket-Artikel in einem Budget für die Veranstaltungsplanung. Verschwende keinen Cent. Machen Sie kluge Ausgabenentscheidungen, um aus jedem Cent das Beste herauszuholen. Hier sind einige Tipps zur Einsparung von Kosten, die Sie beachten sollten:

Interview mit lokalen Caterern, die gerade im Geschäft anfangen. Sie können einen Einführungspreis für die Exposition und das Potenzial für Neugeschäfte anbieten.
Begrenzen Sie das Barangebot auf Mineralwasser, Bier und Wein. Top-Shelde-Artikel verlangen Top-Shelf-Preise
Verkürzen Sie die Happy Hour bei Ihrer Veranstaltung; Weniger Zeit bedeutet weniger Verbrauch
Betrachten Sie ein Buffet-Menü anstelle eines Sitzplatz-Service

Wenn Sie einen Caterer gefunden haben, den Sie wirklich für eine bevorstehende Veranstaltung verwenden möchten, verhandeln Sie die Preisgestaltung. Lassen Sie sie wissen, dass Sie sie einstellen möchten, aber Kosten sind ein Problem. Sie sollten Vorschläge zur Reduzierung der Gesamtkosten unterbreiten.