Wie man eine Fundraising-Veranstaltung erfolgreich planen kann

Eine Fundraising-Veranstaltung zu veranstalten ist eine gute Möglichkeit, Geld für eine Organisation oder eine Sache zu sammeln. Fundraising-Veranstaltungen fördern das Bewusstsein, fördern das Engagement der Community, bieten Spaß und sammeln Geld für einen guten Zweck. Die Planung einer Fundraising-Veranstaltung - wie bei jeder anderen Veranstaltung - erfordert Zeit, Organisation und Kreativität.

Planen einer Spendenaktion

Folgen Sie diesem leicht verständlichen Leitfaden für die erfolgreiche Planung einer Spendenaktion.

1. Was ist das Ziel?

Bevor Sie mit einer tatsächlichen Veranstaltungsplanung beginnen, entscheiden Sie zuerst, was das Ziel für Ihre Spendenaktion ist. Die meisten Spendenaktionen haben mehr als ein Ziel. Das Ziel kann sein, Werbung zu machen, das Bewusstsein zu schärfen, ein bestehendes Netzwerk zu erweitern oder Freiwillige für ihre Bemühungen zu belohnen, während gleichzeitig Geld bei der Veranstaltung gesammelt wird. Wissen Sie, was das gewünschte Ergebnis ist, damit Sie ein Ereignis entwerfen können, das dieses Ziel erfüllt.

2. Wie viel Geld hoffen Sie zu erhöhen?

Woher weißt du, ob deine Fundraising-Veranstaltung erfolgreich ist, wenn du kein Fundraising-Ziel hast? Setzen Sie ein klares und messbares Fundraising-Ziel. Das Ziel sollte erreichbar, aber auch leicht außer Reichweite sein. Dies wird eine zusätzliche Motivation für die an der Veranstaltung Beteiligten - und Ihre Zielgruppe - sein, das Fundraising-Ziel zu erreichen.

Verfolgen Sie den Fortschritt der Spendensammlung mithilfe von Indikatoren und veröffentlichen Sie den Fortschritt mithilfe von Social Media und anderen Marketingkanälen.

Fordern Sie Ihr Fundraising-Netzwerk auf, dazu beizutragen, dass Sie das Ziel erreichen. Denken Sie daran, dieses Ziel ist der Geldbetrag, der übrig bleibt, nachdem alle Event-Ausgaben bezahlt wurden.

3. Erstellen Sie ein Veranstaltungsbudget

Legen Sie Ihr Veranstaltungsbudget fest. Erstellen Sie eine vollständige Liste aller Ausgaben, die zur Durchführung dieser Fundraising-Veranstaltung erforderlich sind.

Dies beinhaltet:

Mietkosten für den Veranstaltungsort
Catering
Ausrüstungsverleih
Kosten für Personal
Einladungen
Unterhaltung (Gastredner, Musiker)
Dekorationen
Transport
Sicherheitspersonal

Ihr Budget sollte alle bekannten Kosten widerspiegeln und einen Betrag für unvorhergesehene Ausgaben enthalten. Um Ihr Fundraising-Ziel zu erreichen, muss der Geldbetrag, der bei der Veranstaltung gesammelt wird, alle Ausgaben übersteigen.

4. Kennen Sie Ihre Zielgruppe

Um eine Veranstaltung effektiv zu vermarkten - egal ob es sich um eine Spendenaktion, ein Meeting oder ein Festival handelt - müssen Sie zunächst ermitteln, wer Ihre Zielgruppe ist. Versuchen Sie junge Berufstätige zu erreichen, die sich für Ihre Sache einsetzen? Ist Ihre Fundraising-Veranstaltung etwas für die breite Öffentlichkeit und kann jeder teilnehmen? Vielleicht sind Ihre Zielgruppe kleine Unternehmer, die einen Teil ihres Umsatzes für Ihre Sache beisteuern.Denken Sie darüber nach, wen Sie erreichen möchten, damit Sie Ihre Marketingbemühungen anpassen können.

5. Erreichen Sie die Community

Wenn Sie eine Fundraising-Veranstaltung planen, denken Sie bei Ihren Outreach-Bemühungen an Ihr lokales Community-Netzwerk. Wenden Sie sich an lokale Unternehmen und bitten Sie um Unterstützung bei der Bereitstellung einiger Veranstaltungsteile ohne oder mit reduzierten Kosten. Betrachten Sie zum Beispiel Spenden für die folgenden Gegenstände:

Vermietung von Zelten
Vermietung von Zelten
Dekorationen
Essen und Catering
Musik oder DJ
Beschilderung

Lokale Supermärkte spenden Mineralwasser für Gäste. Ein lokaler Drucker kann die Beschilderung spenden. Im Gegenzug für ein gewisses Maß an Beteiligung, bieten Sie dem Unternehmen oder Verkäufer Werbung in Form einer Auflistung der Geschäfte in gedruckten Materialien oder Beschilderung auf der Veranstaltung.

Die Vorteile dieser Community Outreach sind vielfältig. Ihre Organisation erhält Materialien oder Dienstleistungen zu keinen oder reduzierten Kosten, was Ihre Kosten senkt. Diese lokalen Unternehmen werden Teil Ihres Netzwerks und ihre Unterstützung wird Ihre Veranstaltung bei ihren Kunden bekannt machen.

Wenden Sie sich an andere gemeinnützige Gruppen, z. B. örtliche Jugendorganisationen, Pfadfindergruppen oder Gemeindedienstvereine an den örtlichen Schulen. Sie können Unterstützung beim Einrichten, Aufräumen, Verteilen von Artikeln an der Veranstaltung und mehr bieten.

6. Erstellen eines Gastgeberkomitees

In der Regel haben Spendenveranstaltungen ein Gastgeberkomitee. Diese Ausschussmitglieder sollten sich für die Sache und die Veranstaltung engagieren und große Spender sein, die andere ermutigen, ihre Ressourcen beizusteuern. Führungskräfte aus der Wirtschaft und lokale Prominente sind oft Gastgeberausschüsse. Ihre Rolle ist nicht eine der Ereignisplanung; Stattdessen soll es Ihnen helfen, Ihre Fundraising-Ziele zu erreichen.

7. Event-Werbung

Sobald das Event-Datum festgelegt und die Zielgruppe ausgewählt wurde, ist es an der Zeit, an der Publizität der Veranstaltung zu arbeiten. Entwickeln Sie einen Public Relations- / Marketingplan für die Spendenaktion - eine Veranstaltung, die von Ihrem Fundraising-Veranstaltungsplan getrennt ist. Fügen Sie einen Zeitplan für Ankündigungen und das Versenden von Materialien sowie verfügbare Verteilungsmethoden hinzu. Dazu können gehören:

Mailing-Einladungen zur Veranstaltung
Direct-Mail-Marketing-Kampagne
Soziale Zusammenkünfte mit Vertretern des Gastgeberkomitees
Online-Präsenz (Website der Organisation, Facebook, Twitter, etc.)
Direkt Outreach zum Fundraising-Netzwerk der Organisation
Lokale Community Outreach
Lokale Zeitungen und Online-Publikationen
Host-Komitee und soziales Netzwerk

Stellen Sie Ihre Werbekampagne in den Vordergrund. Ohne ein effektives Marketing wird die Veranstaltung selbst - ebenso wie die gemeinnützige Sache - unbemerkt bleiben und das Fundraising-Ziel wird nicht erreicht.

8. Format für den Ticketverkauf

Fügen Sie als Teil Ihres Fundraising-Veranstaltungsplans eine Methode für den Ticketverkauf und -vertrieb ein. Entscheiden Sie, wie Tickets verkauft werden, wann sie verkauft werden und ob sie vor der Veranstaltung verteilt werden oder vor der Veranstaltung abgeholt werden können.Bestimmen Sie, ob es für die Veranstaltung eine einheitliche Ticketgebühr oder unterschiedliche Beitragsebenen geben wird, z. B. einen anderen Preis für den Zugang zum V. I. P.-Bereich oder einen speziellen Empfang.

Erstellen Sie außerdem eine Methode für die Organisation des Ticketverkaufs sowie die Art und Weise, wie die persönlichen Informationen aus diesen Einkäufen zu Ihrer Fundraising-Kontaktliste hinzugefügt werden. Diese Kontaktinformationen sind ein wertvoller Teil Ihrer zukünftigen Marketingbemühungen.

9. Vergessen Sie nicht, "Danke" zu sagen

Machen Sie nicht den kostspieligen Fehler, sich nicht bei Ihren Veranstaltern, Eventsponsoren und Freiwilligen zu bedanken. Nehmen Sie sich die Zeit und senden Sie persönliche Notizen an alle, die an Ihrer Spendenaktion beteiligt sind. Bedanken Sie sich beim Caterer für Ihre Sponsoring-Teilnahme an der Veranstaltung und für die Bereitstellung von hervorragendem Essen. Danke den Scout-Freiwilligen für ihre Zeit und Energie beim Aufbau der Zelte. Bedanken Sie sich bei den Verkäufern, die dringend benötigte Mieten zu einem günstigen Preis bereitgestellt haben. Du hast die Idee.