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Wenn Sie Untergebenen Arbeit zuweisen, überwachen Sie viele Aspekte ihres Fortschritts, aber Sie sind hauptsächlich besorgt darüber, ob die Arbeit richtig gemacht wird und rechtzeitig erledigt wird.
Pünktliche Arbeit erledigen
Ihre Arbeit pünktlich zu erledigen, ist für die Beiden einfacher zu überwachen. Das ist, weil Zeit einfacher zu messen ist als Qualität. Sie müssen klare Anforderungen festlegen, einschließlich Meilensteinen und Fristen, aber Sie müssen auch etwas Flexibilität zulassen.
Planen Sie ihre Zeitpläne oder lassen Sie sie ihre Zeitpläne planen, um eine gewisse Zeit zu berücksichtigen. Es wird immer einige unvorhergesehene Ereignisse geben, also ist es ratsam, wenigstens ein wenig Spielraum in einen Zeitplan zu bringen. Die Menge des Durchhangs, die Sie in ihrem Zeitplan zulassen, wird von Individuum zu Individuum variieren, wobei die älteren und talentierten Individuen weniger Schlaffheit benötigen.
Verwenden eines Fortschrittsberichts zum Nachverfolgen des Zeitplans
Die gebräuchlichste Methode zur Nachverfolgung, ob die Arbeit pünktlich ausgeführt wird, ist der periodische Bericht, der in der Regel wöchentlich für kleine Projekte und monatlich durchgeführt wird. für größere Projekte. Wenn Sie mit Ihren Untergebenen schriftliche Fortschrittsberichte einreichen, ist einer der Punkte, über die sie berichten werden, ihre Einhaltung des Zeitplans. Eine gebräuchliche Methode zur schnellen Statusanzeige sind Stoplight-Farben. Wenn das Projekt termingerecht ist, wird ein grünes Symbol angezeigt. Wenn das Projekt zu spät ist, zeigen sie das als rotes Symbol an.
Manchmal wird Gelb auch verwendet, um anzuzeigen, wenn ein kleines Problem vorliegt, das nicht stark genug ist, um die rote Farbe zu rechtfertigen.
Sie möchten auch, dass sie alles melden, was ihren Fortschritt blockiert. Dieser Abschnitt sollte enthalten, was sie versucht haben, den Blocker und die Ergebnisse dieser Bemühungen zu beseitigen. Wenn sie Hilfe von Ihnen oder von jemandem außerhalb ihrer Sphäre anfordern, sollte dies deutlich angegeben werden.
Vergiss nicht, dass sie auch ihre Errungenschaften beinhalten. Wenn sie etwas getan haben, das einen Blocker beseitigt hat, das Problem verhindert hat oder auf andere Weise dazu beigetragen hat, dass der Zeitplan intakt bleibt, sollte dies in seinem Fortschrittsbericht vermerkt werden.
Schließlich sollte der Fortschrittsbericht den Prozentsatz abgeschlossen, Plan versus Ist zeigen. Die meisten Projekte machen am Anfang kaum Fortschritte, dann steigen sie stark an und gehen am Ende des Projekts wieder langsam voran. Der Projektzeitplan, den Sie und Ihr Mitarbeiter entwickelt haben, sollte dies berücksichtigen. Unabhängig davon, ob Sie dies in den Zeitplan eingepflegt haben oder nicht, müssen Sie den vom Mitarbeiter gemeldeten Fortschritt bewerten. Der prozentuale geplante Abschluss sollte im Allgemeinen widerspiegeln, wie viel Zeit für das Projekt vergangen ist. In einem Projekt mit einem dreimonatigen Zeitplan sollte der Mitarbeiter den geplanten Gesamtprozentsatz von etwa 1/3 am Ende des ersten Monats melden.Wenn sie eine viel kleinere oder viel größere Zahl melden würden, wäre es ratsam, wenn Sie etwas tiefer hinschauen. Außerdem müssen Sie ein Urteil über die Genauigkeit dessen, was sie für einen tatsächlichen Prozentsatz abgeschlossen haben, beurteilen. Basierend auf Ihren Kenntnissen über das Projekt und dessen Gesamtstatus sollten Sie in der Lage sein, ungefähr zu beurteilen, ob der vom Mitarbeiter gemeldete Prozentsatz vollständig korrekt ist oder nicht.
Wenn sie beispielsweise eine geplante Gesamtzahl von 60% und einen tatsächlichen Gesamtprozentsatz von 65% melden, aber Sie wissen, dass das Projekt mit Schwierigkeiten behaftet war, sollten Sie den Bericht genauer untersuchen.
Arbeit erledigen lassen
Es ist schwieriger zu messen und zu überwachen, ob Ihr Mitarbeiter die Arbeit richtig macht oder nicht. Das liegt daran, dass es schwieriger ist zu definieren und zu quantifizieren, was "richtig gemacht" bedeutet. Auch hier müssen Sie wie bei den Zeitplänen klare und spezifische Erwartungen und Ziele festlegen. Und während Sie mit Zeitplänen etwas Flexibilität und Spielraum zulassen, müssen Sie hinsichtlich der Qualität weniger flexibel sein. Gut ist gut.
Verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen. Wenn wir über "richtig gemacht" sprechen, denken Sie daran, dass Sie sich für "ausgezeichnet" und nicht "perfekt" entscheiden. Und vergessen Sie nicht, sich auf die Ergebnisse und nicht auf den Prozess zu konzentrieren.
Verfolgung des Fortschritts bei der richtigen Ausführung
Der beste Weg, um die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter im Hinblick darauf zu verfolgen, dass die Arbeit richtig gemacht wird, sind häufige Besprechungen und die großzügige Verwendung von "Zeigen und Erzählen". Wenn ein Mitarbeiter berichtet hat, dass er nennenswerte Fortschritte gemacht hat, lassen Sie sich von ihm zeigen, was er getan hat. Zu Beginn des Projekts kann die Arbeit etwas grob und nur teilweise abgeschlossen sein. Das ist zu erwarten. Im Laufe der Zeit sollten die Demonstrationen des Mitarbeiters jedoch Fortschritte machen und die Arbeit glatter und vollständiger werden.
Der Schlüssel bei diesen Qualitätsprüfungen besteht darin, sicherzustellen, dass die Einschätzung des Mitarbeiters über die Qualität der bisher geleisteten Arbeit mit Ihrer eigenen übereinstimmt. Wenn Sie z. B. das Projekt überprüfen, das etwa halbiert ist und der Mitarbeiter angibt, dass die Qualität der Arbeit auf dieser Ebene liegt, müssen Sie sicherstellen, dass Sie zustimmen. Wenn es Ihnen scheint, dass die Qualität der Arbeit, die bis zu diesem Punkt geleistet wurde, noch rau und vorläufig ist, müssen Sie den Unterschied mit dem Angestellten besprechen und ihre Erwartungen zurücksetzen. Wenn Sie nicht glauben, dass sie die fertige Qualität erreicht haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass die Arbeit nur mäßig abgeschlossen ist.
Bottom Line
Wenn Sie Arbeiten überprüfen, die Sie an Untergebene delegiert haben, denken Sie daran, dass Sie immer noch für ihre Arbeit verantwortlich sind. Stellen Sie also sicher, dass die Arbeit pünktlich und korrekt ausgeführt wird, wie oben beschrieben. Beim ersten Anzeichen von Schwierigkeiten müssen Sie einschreiten und die Standards des Mitarbeiters an Ihre eigenen anpassen.
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