So ​​schützen Sie die digitalen Assets Ihres Unternehmens

Es ist das 21. Jahrhundert, und alles ist digital, also online. In Ihrem Unternehmen haben Sie digitale Assets, an die Sie vielleicht nicht gedacht haben. Diese Vermögenswerte sind wie alle Ihre geschäftlichen Vermögenswerte wertvoll und sollten geschützt werden.

Was sind digitale Assets?

Ihr Unternehmen verfügt über Vermögenswerte - Dinge von Wert. Diese Vermögenswerte umfassen alles von Barmitteln und Forderungen über Geschäftsausstattung und Fahrzeuge bis hin zu Grundstücken und Gebäuden.

Ihr Buchhalter hat wahrscheinlich die Kosten und den aktuellen Wert Ihrer Aktiva in Ihre Bilanz aufgenommen, aber vielleicht haben sie digitale Aktiva vergessen.

Digitale Assets sind Assets, die online verfügbar sind. Einige Ihrer digitalen Assets sind möglicherweise auf Ihren eigenen Servern vorhanden oder befinden sich möglicherweise in der Cloud. Digitale Assets umfassen:

• Geschäftsfotos , die Sie erstellt haben. Sie könnten Fotos Ihres Geschäfts oder Ihrer Geschäftsprozesse sein. Das sind Vermögenswerte, weil sie verkauft werden könnten.
• Business-Websites oder Blogs . Der Inhalt hat einen Wert, und das "Aussehen" der Website könnte wertvoll sein, wenn sie geschützt ist.
• Geschäftsprozesse (z. B. in Tabellen), die Ihre Mitarbeiter entwickelt haben und die dupliziert und verkauft werden könnten.
• Apps , die Ihr Unternehmen erstellt hat, entweder zum Verkauf oder zur eigenen Verwendung.
• E-Mail Kontaktlisten und Kunden- oder Kundenlisten , einschließlich Newsletter-Mailinglisten, haben einen Wert, da sie verkauft werden können.
• Abonnements für Online-Zeitschriften haben einen Wert für die Laufzeit des Abonnements.

• Geistiges Eigentum - urheberrechtlich geschütztes Material, Warenzeichen oder Dienstleistungsmarken (z. B. das Logo Ihres Unternehmens), Patente. Diese Vermögenswerte können in Papierform vorliegen, meistens sind sie jedoch nur digital.
• Produkte in einem Online-Shop , die Teil Ihres Geschäftsinventars sind. Sie sollten unter Ihrer Kontrolle sein, auch wenn sie online gespeichert sind. Wenn Sie beispielsweise ein Amazon-Verkäufer sind, befinden sich die Produkte möglicherweise in ihrem Lager, aber Sie erhalten den Verkauf.

Warum sind digitale Assets wichtig?

Wie alle wertvollen Dinge, die Ihrem Unternehmen gehören, sind digitale Assets von großem Nutzen für Ihr Unternehmen.

• Sie können Ausgaben für den Kauf und die Verwendung von Vermögenswerten in Ihrer Unternehmenssteuererklärung beantragen. Die Kosten von kurzfristigen Vermögenswerten (beispielsweise Lieferungen) können sofort als Aufwand erfasst werden, während die Kosten von langfristigen Vermögenswerten (die mindestens ein Jahr dauern) über die Zeit (entweder durch Abschreibung oder Amortisation) aufwandswirksam erfasst werden können. Sie können
• viele dieser Assets verkaufen oder lizenzieren, solange Sie sie noch besitzen. Vermögenswerte sind für Anleger oder jemanden, der Ihr Unternehmen kauft,
• wertvoll . Der Betrag, den jemand zum Kauf Ihres Unternehmens zahlen könnte, hängt zum großen Teil vom Wert des Geschäftsvermögens ab. Einige digitale Assets, wie Listen von Kunden oder Listen von Newsletter-Abonnenten, sind besonders nützlich, um Goodwill zu etablieren. Der Wert des Goodwills aus der Bilanzierungs- und Bewertungsperspektive basiert auf diesen Listen.
• Durch den Online-Schutz von Buchhaltungs- und Mitarbeiterdaten sind sie für Audits verfügbar. Wenn Sie keine Buchhaltungsaufzeichnungen haben, können Sie möglicherweise keine Abzugsposten nachweisen. Wenn Sie keine Mitarbeiterunterlagen haben, können Sie Geldstrafen und Geldstrafen riskieren.
• Wo fange ich an, meine digitalen Assets zu schützen?

Suchen und auflisten.

Beginnen Sie mit einer umfassenden Liste all dieser Assets. Verwenden Sie die obige Liste als Ausgangspunkt, aber seien Sie kreativ. Denken Sie an alles, was Sie online oder auf dem Server Ihres Unternehmens haben und das wertvoll sein könnte. Sie suchen nach Dingen, die proprietär sind (die Ihr Unternehmen besitzt), Dinge, die niemand sonst hat und kaufen möchte - oder nehmen. Betrachten Sie diese digitalen Assets als mögliche Artikel zum Verkauf. Was würdest du als wertvoll erachten, wenn du diese Firma kaufst?

Stellen Sie Eigentum und Wert fest.

Schauen Sie sich die digitalen Assets an, die Sie aufgelistet haben. Wem gehören sie? Bevor Sie diese Vermögenswerte schützen können, müssen bestimmte Eigentumsrechte festgelegt werden. Können Sie zum Beispiel nachweisen, dass Ihr Unternehmen Mitarbeiter-E-Mails oder E-Mail-Listen besitzt? Erkundigen Sie sich bei einem Anwalt, um die Richtlinien für die Eigentumsübertragung aufzuschreiben. Auch wenn es schwierig sein kann, einen bestimmten Wert für einige digitale Assets Ihres Unternehmens festzulegen, ist es ratsam, diesen Wert eher früher als später zu erkennen.

Ja, der Wert dieser digitalen Assets kann sich ständig ändern, wenn Sie Kunden zu Ihrer Liste oder Ihren Seiten zu Ihrer Website hinzufügen oder Aktualisierungen an Prozessen vornehmen. Ein Basiswert kann jedoch durch Bewertung festgelegt werden. Finden Sie einen Business-Schätzer, der Ihnen jetzt einen Kostenvoranschlag geben kann. Es ist viel einfacher, etwas zu schätzen, das existiert, als etwas, das durch eine Katastrophe wie eine Flut oder ein Feuer gestohlen oder zerstört wurde.

Wenn Sie Produkte haben, die Sie über einen Online-Verkäufer wie Amazon oder eBay verkaufen, lesen Sie die Vereinbarung, um sicherzustellen, dass Sie Eigentümer bleiben.

Schutzvereinbarungen erstellen.

Schützen Sie Ihre digitalen Vermögenswerte durch Vereinbarungen mit denen, die sie stehlen könnten. Erwägen Sie, dass Mitarbeiter, Kunden und Berater Vertraulichkeitsvereinbarungen unterschreiben. Diese Vereinbarungen machen andere darauf aufmerksam, dass der Diebstahl digitaler Vermögenswerte zu rechtlichen Schritten führen könnte. Registrieren Sie Ihr Eigentum.

Viele digitale Assets können registriert werden, um der Welt von Ihrem Eigentum zu erzählen. Geschäftsfotos, Prozesse und der Inhalt von Websites und Blogs können urheberrechtlich geschützt sein. Digitale Assets wie Logos und Designs können geschützt werden. Und vergessen Sie nicht Patente für Prozesse. Plan für die Zukunft.

Was passiert mit den digitalen Assets Ihres Unternehmens, wenn Ihnen etwas passiert? Fügen Sie Ihre digitalen Assets in die Vereinbarungen Ihres Unternehmens ein. Beispielsweise müssen digitale Vermögenswerte, die einer Partnerschaft gehören, zusammen mit anderen Vermögenswerten in der Partnerschaftsvereinbarung berücksichtigt werden.Wenn Sie ein kleines Einzel- oder Familienunternehmen haben, nehmen Sie diese Vermögenswerte in Ihre Nachfolgepläne auf. Sicherung!

Es ist wichtig, ein Backup-System zu finden, das alle Ihre digitalen Assets schützt. Eine Sicherung einer Sicherung ist nicht verrückt; Lifewire schlägt ein doppeltes Backup-System vor, das mehrere externe Festplatten verwendet. Möglicherweise möchten Sie auch eine Festplatten-Sicherung und eine Online-Sicherung, um eine doppelte Sicherheit zu gewährleisten. Definieren Sie schließlich Protokolle zum Schutz digitaler Assets

Nachdem Sie Ihr Digital Asset Management-System eingerichtet haben, dokumentieren Sie es. Richten Sie bestimmte laufende Aufgaben für Sicherungen und Zeitpläne für Überprüfungen und Aktualisierungen ein.

Ein Großteil Ihres Geschäfts ist online. lassen Sie es gut zusammensingen, indem Sie diese digitalen Online-Assets schützen