Richtiges Anpassen von Finanzjournaleinträgen

Die beiden Methoden zur Erfassung des finanziellen Bildes eines Unternehmens sind die Kassenbuchhaltung und die Periodenrechnung. Unternehmen, die die Cash-Methode verwenden, erfassen Aufwendungen und Erträge, wenn Geld bezahlt oder erhalten wird. Die Bargeldmethode ist die einfachere der beiden; Es funktioniert ähnlich wie ein persönliches Scheckbuch. Bei der Abgrenzungsmethode werden Einnahmen und Ausgaben über die Journalbuchungen für die Aufzeichnung bestimmter Aktivitäten an den korrekten Zeitraum angepasst.

Dies gibt ein genaueres Bild von der Leistung des Unternehmens, ist aber auch zeitaufwändiger. Das Vorbereiten und Buchen von Journalbuchungen ist eine der Aktivitäten, die bei Verwendung der Abgrenzungsmethode ausgeführt werden müssen. Wenn Journaleinträge übersehen oder falsch vorbereitet werden, kann die Genauigkeit des Abschlusses stark beeinträchtigt werden.

Arten von Journaleinträgen

Es gibt viele verschiedene Situationen, in denen möglicherweise eine Journalbuchung erforderlich ist. Die meisten können jedoch in eine von sechs Kategorien eingeteilt werden.
1. Aufgewertete Ausgaben erfassen die angefallenen Kosten, für die Sie nicht bezahlt haben. Beispiele für abgegrenzte Ausgaben sind:

• Waren oder Dienstleistungen, die Sie erhalten haben, für die der Verkäufer jedoch noch keine Rechnung eingereicht hat
• Rechnungen für Nebenkosten wie Strom, Telefon, Internet oder Wasser
• Steuern oder andere Jahresabrechnungen Zahlungen
• Personalabrechnung, wenn die Mitarbeiter in einem Zeitraum gearbeitet haben, die erst im folgenden Zeitraum bezahlt werden

• Ausstehende Gutschriften, z. B. Kreditorenkredite für zurückgegebene Waren

2. Abgegrenzte oder vorausbezahlte Aufwendungen spiegeln Aufwendungen wider, die Sie für die noch nicht erbrachten Leistungen bezahlt haben. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen die Versicherungszahlungen für seine Fahrzeuge ein Jahr im Voraus leisten oder vierteljährliche Leasingzahlungen für sein Gebäude abwickeln.

3. Inventaranpassungen sind eine häufige Art der Journalbuchung. In der Regel werden Journalbuchungen erstellt, um die verkauften Waren mit der Anzahl der während des Zeitraums verkauften Einheiten abzugleichen. Die meisten Unternehmen erfassen alle Käufe auf einem Bestandskonto, das in der Bilanz angezeigt wird. Anschließend erstellen sie einen Buchungsbeleg, um die Kosten der tatsächlich verkauften Einheiten auf ein in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführtes Konto zu übertragen.
4. Non-Cash-Transaktionen spiegeln Aktivitäten wider, die keine Auswirkungen auf die Barmittel des Unternehmens haben. Beispiele für diese Arten von Buchungen sind Amortisationen und Abschreibungen, Reserven, die zur Inventur von im Lager beschädigten Inventuren eingerichtet wurden, oder um Kosten zwischen Standorten oder Abteilungen zuzuordnen.
5. Aufgelaufene Erträge oder Erträge sind Transaktionen, für die Sie die Waren oder Dienstleistungen geliefert haben, aber keine Zahlung erhalten haben. In den meisten Unternehmen werden die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen den Großteil dieser Kategorie widerspiegeln.Die abgegrenzten Erträge können jedoch auch andere Positionen umfassen, wie zum Beispiel Zinsen, die in einer Periode verdient werden und die die Bank erst in der nächsten Periode buchen wird.
6. Die passiven Rechnungsabgrenzungsposten spiegeln die erhaltenen Zahlungen wider, für die das Werk oder die Waren nicht geliefert wurden. Zum Beispiel kann ein Kunde im Voraus für eine kundenspezifische Bestellung bezahlen, die zwei Monate in Anspruch nehmen wird.

Die Notwendigkeit zur Anpassung von Journaleinträgen

Der Hauptzweck der Anpassung von Journalbuchungen besteht darin, Einnahmen und Ausgaben in der Periode abzugleichen, in der sie aufgetreten sind. Die folgenden Beispiele können helfen zu zeigen, wie dieses Matching-Prinzip zu genaueren Abschlüssen führen kann.
• Ausgaben werden im richtigen Zeitraum erkannt. Angenommen, ein Unternehmen erwirbt einen Servicevertrag über fünf Jahre, um die vorbeugende Wartung seines Heizsystems abzudecken. Der Vertrag kostet $ 5,000, die der Verkäufer von der Firma verlangt, im Voraus zu bezahlen. Bei der Cash-Methode würde das Unternehmen die gesamten $ 5.000 in einem Zeitraum erfassen, die Ausgaben wären zu hoch angesetzt und die Gewinne wären zu niedrig. Bei der Abgrenzungsmethode werden jährlich nur 1 000 US-Dollar als Aufwand erfasst.
• Das Einkommen wird im richtigen Zeitraum anerkannt. Die Arbeits-, Material- und Gemeinkosten für die Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung für den Kunden werden an den Umsatz angepasst.

Zur Veranschaulichung sei angenommen, dass ein Kunde im Voraus 500.000 US-Dollar zahlt, damit ein Unternehmen ein Produkt gemäß seinen Spezifikationen herstellen kann. Es wird zwei Jahre dauern, bis die Bestellung abgeschlossen ist. Das Unternehmen kauft das benötigte Material, zahlt seine Mitarbeiter und deckt die Versorgungsleistungen, die Computerunterstützung und andere Kosten ab. Unter der Cash-Methode erhielt das Unternehmen scheinbar einen Gewinn, als es die $ 500.000 erhielt, aber für zwei Jahre wird es seine Ausgaben überschätzen, so dass es scheint, dass das Unternehmen nicht so viel verdient wie es ist oder möglicherweise zeigt, dass die Unternehmen verliert Geld.

Erstellen eines angepassten Journaleintrags

Journaleinträge erfordern ein Verständnis der Funktionsweise von Buchhaltungssystemen. Sie wirken sich immer auf mindestens zwei Konten aus, und die Belastungen und Gutschriften werden auf null saldiert. Die folgenden Beispieljournaleinträge können hilfreich sein.
1. Ein Unternehmen erhält am letzten Tag der Buchungsperiode eine Lieferung von Büromaterial, die Rechnung des Lieferanten ist jedoch nicht eingetroffen. Gemäß der Bestellung sollte die Rechnung für 200 $ sein. Der Journaleintrag würde das Konto für Büromaterial in Höhe von 200 US-Dollar und aufgelaufene Guthaben für 200 US-Dollar belasten.
2. Ein Kunde kauft 500 $ und belastet es auf sein Konto. Sie hat 30 Tage Zeit, um die Zahlung zu leisten. Der Journaleintrag würde eine Debitorenbuchhaltung von $ 500 und eine Gutschrift in Höhe von $ 500 anzeigen.
3. Nach Erhalt einer Lieferung von 10 000 Artikeln und Buchung der Kosten von 100 000 US-Dollar auf das Inventarkonto verkauft eine Firma 1 000 der Artikel während des Zeitraums. Der Journaleintrag würde das Konto "Kosten der verkauften Waren" für den Wert von 1 000 Artikeln, also 10 000 US-Dollar, belasten und das Inventarkonto für 10 000 US-Dollar gutschreiben.
Ein Bereich, der bei der Vorbereitung von Journalbuchungen oft Verwirrung stiftet, ist, dass einige Konten normalerweise ein Guthaben aufweisen und andere normalerweise ein Sollguthaben haben. Der Kontotyp bestimmt seinen normalen Kontostand.
• Vermögenswerte haben normalerweise Sollsalden. Die Vermögenswerte umfassen Bargeld, Forderungen und Vorräte.
• Contra-Assets sind Guthabenkonten. Beispiele für Contra-Assets sind Rückstellungen für Bestandsabschreibungen und Wertberichtigungen für zweifelhafte Forderungen.
• Verbindlichkeiten haben normalerweise Guthaben. Die Verbindlichkeiten enthalten abgegrenzte Aufwendungen und unbezahlte Steuern.
• Ertragskonten weisen in der Regel Guthaben auf. In den Ertragskonten sind Umsätze, ZREPLACEräge und sonstige Einnahmen enthalten.
• Ausgaben weisen normalerweise Sollsalden auf. Die Aufwendungen können verkaufte Waren, Löhne, Betriebsausgaben und Gemeinkosten umfassen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Journaleintrag zu erstellen.

1. Überlegen Sie, welche Konten betroffen sein sollen. Es wird mindestens zwei Accounts geben, aber der Journaleintrag könnte viel mehr beinhalten.
2. Betrachten Sie den Zweck des Journaleintrags, um zu bestimmen, welche Konten gutgeschrieben und welche belastet werden sollten. Wenn Sie beispielsweise eine Verbindlichkeit ansetzen, muss das Verbindlichkeitskonto ein Guthaben sein, daher müssen das Gegenkonto oder die Konten belastet werden.
3. Bereiten Sie einen geschriebenen oder typisierten Eintrag vor, um die Journaleintragung zu dokumentieren. Stellen Sie sicher, dass die Summe aller Lastschriften der Summe aller Gutschriften entspricht.
4. Buchen Sie die Journalbuchungen nach Bedarf. Journalbuchungen sollten vor dem Schließen der Bücher für den Zeitraum gebucht werden, oder die Finanzberichte sollten Anlegern oder Kreditgebern vorgelegt werden. Es kann jedoch auch von Vorteil sein, sie vor wichtigen finanziellen Entscheidungen oder Zusagen zu veröffentlichen.
Die Anpassung von Journaleinträgen kann sehr komplex sein. Anfangs können sie für diejenigen, die nicht in der Buchhaltung tätig sind, entmutigend wirken. Mit der Praxis werden sie jedoch viel einfacher zuzubereiten und benötigen weniger Zeit zum Abschließen.