Tipps für die Leitung einer Veranstaltungsplanung

Auf dem Höhepunkt der Unternehmensplanung steht die Position des Direktors. Diese Person beaufsichtigt normalerweise die Arbeit mehrerer Koordinatoren, während sie die Standards der Praxis für die gesamte Abteilung festlegt. Es ist keine leichte Aufgabe, aber es kann sowohl aus beruflicher als auch aus finanzieller Sicht lohnenswert sein. Letztendlich ist es der Schlüssel, sich als effektiver Direktor zu etablieren, um mit gutem Beispiel voranzugehen.

Hier sind einige der Bereiche, in denen Sie Erfahrung und Expertise zeigen müssen …

Entscheidungsfindung

Es scheint, als ob jeder Aspekt der Veranstaltungsplanung eine Auswahl beinhaltet. Von Veranstaltungsorten und Catering bis hin zu Anbietern und Dekorauswahl müssen Planer die besten Entscheidungen für die Gruppe zeitnah treffen. Diese Entscheidungen werden in einer Führungsrolle verstärkt, da die gesamte Abteilung Sie zur endgültigen Genehmigung aufsuchen wird. Während es wichtig ist, informierte Entscheidungen zu treffen, müssen Sie auch schnell eine Richtung wählen, um die Dinge in Bewegung zu halten.

Prozessmanagement

In Abteilungen mit mehreren Koordinatoren fließen jeden Tag ungeheuer viele Informationen durch sie. Dazu gehören wichtige Dokumente wie Verträge, Bankettveranstaltungen, Rechnungen und Lieferantenverträge. Die einzige Möglichkeit, diese Informationen effektiv zu verwalten, besteht darin, einen definierten Prozess für die Teammitglieder festzulegen. Ohne ein strukturiertes Schema für die Einreichung von Dokumenten und die Nachverfolgung überfälliger Anforderungen wird Ihre Abteilung irgendwann den Tag sehen, an dem etwas Wichtiges durch die Risse schlüpft.

Geben Sie genau an, wie Sie erwarten, dass Informationen durch Ihr Team fließen, und versuchen Sie, Überprüfungspunkte einzubeziehen, um den Fortschritt zu überwachen.

Führungspersonal

Es ist nahezu unmöglich, ein Team zu leiten, ohne zu verstehen, wie jede Person zur Mission beiträgt. In der Veranstaltungsplanung erstreckt sich das Team auf alle, die am Aufbau der Veranstaltung teilnehmen.

Wenn Sie es so betrachten, kann die Liste ziemlich lang werden. An der Spitze stehen die Event-Koordinatoren und von dort verzweigt die Hierarchie Server, Platzanweiser und Sicherheitspersonal. Ein guter Regisseur versteht, wie jede dieser Positionen funktionieren sollte. Auf diese Weise können Probleme, wenn Probleme auftreten, das Problem direkt angehen und die Menschen in die richtige Richtung lenken.

Ineffizienzen minimieren

Die Zeit ist eine kritische Ressource in der Ereignisplanung, und das Ziel jedes Direktors sollte es sein, die Zeit zu minimieren, die durch Unentschlossenheit und Warten verschwendet wird. Dies kann so einfach sein wie die Identifizierung eines besseren Weges zur Einrichtung eines Raums oder die komplexe Reorganisation der Struktur einer Abteilung. Das Ziel der Reorganisation einer Aufgabe oder Struktur sollte es sein, herauszufinden, wo Zeit verloren geht, und gleichzeitig eine Lösung bereitzustellen, um sie effizienter zu gestalten.Jede Minute, die abrutscht, kann nicht wiederhergestellt werden. Daher ist es wichtig, Prozesse ständig zu analysieren, um Verbesserungspotenziale aufzudecken.

Teamarbeit fördern

Um einen Veranstaltungsplan durchzuführen, braucht es ein qualifiziertes Team, und am Ende des Tages sind wir alle aufeinander angewiesen, um die Arbeit zu erledigen. Gute Teams greifen typischerweise nicht zusammen - sie werden von der Erfahrung und der Leitung ihres Trainers geleitet.

Bei der Veranstaltungsplanung ist der Coach der Direktor, und der Präzedenzfall für die gemeinsame Verantwortung beginnt bei ihnen. Es ist der Direktor, der sicherstellen muss, dass die Bedürfnisse des Kunden ordnungsgemäß an andere Abteilungen kommuniziert werden, so dass alles auf dem Event-Floor zusammenkommt. Keine Person ist für den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung verantwortlich, und ein guter Regisseur wird eine Atmosphäre fördern, in der jeder seine Verbindung zum größeren Bild versteht.

Die Leitung einer Veranstaltungsplanungsabteilung erfordert viel Erfahrung, aber alle Erfahrungen auf der Welt sind kein Ersatz für wahre Führungsqualitäten. Sie müssen in der Lage sein, Mitarbeiter zu leiten und Prozesse zu analysieren, um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen. Wenn Sie ein Direktor werden wollen, dann sind dies die Eigenschaften, die Sie entwickeln möchten, um für die nächste Gelegenheit in Ihrer Karriere berücksichtigt zu werden.