Wie man den Request for Information (RFI) -Prozess verbessert

Bitten Sie um Informationen? Oder bittet jemand anders um Informationen von Ihnen? Der Begriff "Informationsanforderung" (RFI) kann auf beide Arten angewendet werden, es gibt jedoch einige grundlegende Unterschiede in dem jeweiligen Prozess. Finden Sie im Folgenden heraus, wie Sie Ihren RFI-Prozess verbessern können, unabhängig davon, ob Sie nach Informationen fragen oder danach gefragt werden.

Teil A. Sie werden nach Informationen gefragt

Informationsanfragen sind eine häufige Vorstufe bei der Festlegung und Durchführung von Bauarbeiten.

Oft ist es eine Frage der Größe: Größere Projekte haben mehr Variablen und mehr Unbekannte, die gelöst oder zumindest eingegrenzt werden müssen, bevor formale Vorschläge angefordert werden, so dass ein RFI helfen kann.

1. Ihr Prozess muss schnell genug sein, um ohne unnötige Verzögerung zu verstehen und zu antworten. Ein RFI von einem potenziellen Kunden ist eine Chance für Sie, früh einzusteigen. Das bedeutet wiederum, gut genug organisiert zu sein, um schnell und korrekt zu reagieren.

2. Wenn der RFI eine Arbeit anzeigt, die Sie nicht ausführen möchten oder die zu Ressourcenkonflikten mit Projekten anderer Kunden führen würde, können Sie höflich ablehnen. Eine negative, aber zeitnahe Antwort kann immer noch einen guten Eindruck hinterlassen und eine Chance, später für andere Projekte kontaktiert zu werden.

3. Stellen Sie sicher, dass der RFI genügend Details enthält, damit Sie eine gute Antwort geben können. Überprüfen Sie mindestens, ob Sie genügend Informationen haben, um folgende Fragen zu beantworten:

   1. Kannst du mithalten? Haben Sie die Fähigkeiten und Ressourcen, um eine gute Lösung zu bieten?

   2. Können Sie ein solches Projekt gewinnen? Sind Sie für diese Bauarbeiten besser als die Konkurrenz?

   3. Wollen Sie ein solches Projekt gewinnen? Überprüfen Sie den Leistungsnachweis des Kunden auf pünktliche Zahlung, bevor Sie diese Frage beantworten.

4. Wenn der RFI zu unklar bleibt, kann Ihr Prozess die folgenden Auswahlmöglichkeiten definieren.

   1. Sie können andere Projekte ablehnen und verfolgen.

   2. Sie können dem Kunden helfen, den Konstruktionsbedarf besser zu definieren.

   3. Sie können bezahlte Beratungsdienste anbieten, um einen neuen RFI zusammenzustellen.

Jede Option hat ihre Vor- und Nachteile. Ihre Entscheidung, welche Option Sie wählen, hängt vom Projekt und dem betreffenden Kunden ab.

Teil B. Sie sind derjenige, der um Informationen bittet

Sobald ein Bauprojekt begonnen hat, ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer zusätzliche Informationen benötigt, um sicherzustellen, dass die Arbeit korrekt ausgeführt wird.

1. Starten Sie Ihren RFI-Prozess, wenn Sie Folgendes benötigen:

   • Änderung der Projektspezifikation, z. B. Ersetzung eines Baumaterials durch ein anderes (möglicherweise nicht verfügbar).

   • Klärung einer Aufgabe oder eines Weges, auf dem ein bestimmtes Material soll verwendet, geformt, aufgetragen und so weiter sein.

   • Lösung eines "Baumängels", bei dem ein Teil des Projekts nicht gemäß den Projektspezifikationen durchgeführt wurde.

   • Korrektur von Spezifikationen, wenn es gute Gründe gibt, eine Unterlassung, eine fehlerhafte Anwendung oder eine mangelnde Qualität bezüglich der angegebenen Materialien oder Aufgaben in Frage zu stellen.

2. Prüfen Sie, ob der Kunde oder Generalunternehmer ein Standard-RFI-Formular hat, das verwendet werden soll. Gute Formulare und Vorlagen helfen Ihnen dabei, die richtigen Informationen einzugeben, um sinnvolle und nützliche Antworten auf Ihre RFI zu erhalten. Notieren Sie Ihre neu geöffnete RFI beispielsweise in einer zentralisierten Softwareanwendung zur Verwaltung von RFIs.

3. Überprüfen Sie die Antwort, die Sie erhalten, um sicherzustellen, dass sie sowohl klar als auch realistisch ist. Bestätigen oder klären Sie alle Auswirkungen auf das Budget und den Zeitplan für das Projekt. Aktualisieren Sie Ihre eigene Projektplanung entsprechend.

4. Markieren Sie Ihre RFI als geschlossen oder gelöst, wenn die Antwort, die Sie erhalten, dies garantiert. Überprüfen Sie Ihre Liste aller nicht aufgelösten RFIs. Verfolge die betroffenen Parteien nach den Antworten!