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Sie haben vielleicht den Begriff "Pressemappe" in Werbeagenturen und PR-Agenturen gehört und vielleicht sogar eine Pressemappe für etwas erhalten. Obwohl die Form und Funktion einer Pressemappe je nach Branche sehr unterschiedlich sein kann, ist die akzeptierte Definition von:
"Ein Paket von Werbematerialien, das den Pressevertretern zur Verfügung gestellt wird, um sie über ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Kandidaten zu informieren. . "
Das ist wirklich ein weit gefasster Begriff, und wenn das alles ist, was Sie tun müssen, werden Sie keine Pressemappen erstellen, die die Wirkung haben, die sie haben sollen.
Sehen wir uns nun etwas genauer die tatsächlichen Komponenten an, aus denen sich eine Pressemappe zusammensetzen kann, und wie Sie eine zusammenstellen können, die Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung die besten Chancen auf kostenlose Werbung bietet, auch bekannt als verdiente Medien. Wenn Sie Ihre Pressemappe richtig einsetzen, sehen Sie eine mehrfache Rendite, die höher ist als Ihre anfängliche Investition, besonders wenn das Kit Ihre Produkt- oder Service-Sendezeit auf Nachrichtensendern oder großartige Berichte online und in Zeitschriften erhält.
Erstellen Ihrer Pressemappe
Es gibt kein Regelwerk zum Erstellen von Pressemappen, die angeben, welche Komponenten Sie enthalten müssen. Ihre Pressemappen variieren je nachdem, wofür Sie PR nutzen, und für welche Art von Veranstaltungsort Sie Ihre Pressemappe verteilen werden. Die meisten Pressemappen werden verschickt, oft an Leute mit Admin-Assistenten, und es ist Ihre Aufgabe, eine Pressemappe zu erstellen, die interessant genug ist, um an dieser Person vorbei zu kommen. Inhalt und Präsentation sind wichtig.
Was Sie mit einbeziehen, ist eine sehr wichtige Entscheidung, denn eine Pressemappe ist eine einfache Möglichkeit, Sie oder Ihr Unternehmen in den Mittelpunkt zu stellen.
Sie können es sogar als die größte Hits-Zusammenstellung Ihres Unternehmens ansehen, weil Sie die Informationen zusammenstellen, die die Medien über Sie und Ihre Produkte und Dienstleistungen in einem sauberen Paket wissen sollen. Abgesehen davon sind die wichtigsten Komponenten der Pressemappe:
1. Die Pressemitteilung
Die Pressemitteilung Ihrer Pressemappe kündigt die ganze Idee an.
Wenn Sie ein neues Produkt haben, hilft Ihnen das Pressemappe dabei. Wenn Ihr Unternehmen mit einem anderen fusioniert, wird es von der Pressemappe unterstützt.
Sie können mehrere Pressemitteilungen in Ihre Pressemappe aufnehmen oder eine Pressemitteilung herausgeben, bevor das Kit ausgeht. Zum Beispiel könnte eine Pressemappe einer Messe eine Pressemitteilung zu Unternehmenszusammenschlüssen, drei Pressemitteilungen zu neuen Produkten und eine Pressemitteilung enthalten, in der ein neuer CEO angekündigt wird.
Ein Wort der Vorsicht; Verpacken Sie Ihre Pressemappe nicht mit mehr als einer Pressemitteilung, nur weil Sie es können. Wenn Sie eine Pressemappe an einen Redakteur senden, benötigen Sie nur eine Pressemitteilung. Wenn Sie Ihre Pressemappe auf einer Messe verteilen, sind mehrere Pressemeldungen nicht ungewöhnlich. Aber denken Sie daran, je mehr Sie einschließen, desto mehr Arbeit machen Sie.Sie wollen ihre Arbeit so einfach wie möglich machen.
2. Ein Brief / Inhaltsverzeichnis
Dies ist besonders hilfreich für jede Art von Pressemappe, die viele verschiedene, aber ebenso wichtige Elemente enthält. Ihr Brief kann an die Medien adressiert werden und ihnen für ihr Interesse an Ihrem Unternehmen danken. Sie können dann eine Zusammenfassung dessen, was enthalten ist, bereitstellen.
Vergewissern Sie sich, dass der Name Ihres Medienkontakts und Ihre Kontaktinformationen auf dieser Seite gelöscht werden, da es sich um den ersten handelt, den er oder sie sehen wird.
Alle diese Elemente tragen dazu bei, dass Ihre Inhalte zusammenkommen und sich viel organisierter anfühlen als Papiere und Samples, die zufällig in einem Ordner abgelegt werden.
3. Eine Broschüre
PR-Profis nutzen Pressemappen, um ein neues Produkt anzukündigen, aber Sie können auch Ihre Broschüre beifügen. Broschüren sind besonders hilfreich, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung außerhalb einer einfachen Pressemitteilung zu erläutern. Es ist eine Sache, eine Pressemappe für eine neue Art von Gesundheitssnack zu kreieren. Es ist etwas ganz anderes, eine Pressemappe zu erstellen, die ein neues Finanzprodukt auf den Investmentmarkt bringt.
Für eine Messe-Pressemappe können Sie eine Reihe von Broschüren einschließen, die dem Redakteur / Reporter eine große Menge an Informationen über Ihr Produkt / Ihre Dienstleistung geben. Dies hilft ihnen festzustellen, ob sie sogar das abdecken wollen, was Sie für die kostenlose Medienpräsenz anbieten.
4. Produktproben
Wenn Ihr Produkt klein genug ist und Sie es sich leisten können, sollten Sie eine Probe in die Pressemappe geben.
Dies gibt Redakteuren und Reportern die Möglichkeit, das Produkt selbst auszuprobieren und ihnen einen echten Daumen nach oben oder Daumen nach unten zu geben.
Wenn Ihr Produkt zu groß ist und Sie eine Vorführung in Ihrer Einrichtung halten, fügen Sie diese Informationen ein, damit der Redakteur / Reporter zu Ihnen kommen und Ihre Produkte in die Hände bekommen kann. Oder wenn Ihr Messestand eine Demo hat, ist dies eine weitere großartige Möglichkeit, einer großen Anzahl von Redakteuren und Reportern aus dem ganzen Land eine Möglichkeit zu geben, Ihr Produkt in Aktion zu sehen.
Wenn Sie nur ein paar Proben senden können, erstellen Sie ein mehrstufiges Pressemappe-Mailing. Die oberste Stufe darf nur aus fünf bis zehn Interessenten bestehen, aber sie werden die wichtigste sein. Sie erhalten das aktuelle Objekt. Die anderen Stufen erhalten weniger, basierend auf ihrem Einfluss. Einige können einfach eine Postkarte oder einen Brief bekommen, der die grundlegenden Informationen enthält.
5. Vergangene Presseberichterstattung
Wenn Sie zuvor eine kostenlose Berichterstattung in den Medien erhalten haben, können Sie ein Blatt mit Details zu diesen Medien einbeziehen. Einige Unternehmen fügen gerne Kopien von Artikeln hinzu, die über sie in ihrer Pressemappe geschrieben sind, und das fügt der Kampagne ein gewisses Maß an Glaubwürdigkeit hinzu. Nur nicht über Bord gehen. Vergangene Erfolge bekannt zu machen, ist eine Sache, aber eine prahlerische Sitzung ist eine Abspaltung.
Wenn Sie Artikel einschließen, sind einige Seiten mehr als genug Inhalt für Ihre Pressemappe. Bestimmen Sie, ob ein einfaches Blatt, das diese Steckdosen identifiziert, stattdessen Ihre Pressemappe und den Editor / Reporter besser bedient.
6. Ein Fact Sheet
Dies kann eine großartige Ergänzung zu einer Pressemappe sein, da es Features, Vorteile und andere spezifische Informationen so beschreibt, dass der Reporter oder Redakteur über Ihre Firma und / oder Produkte mit schnellen Informationen informiert wird.Informationsblätter können für Produkteinführungen, Pressemappen über Neueinstellungen, Pressekonferenzen und andere Bereiche verwendet werden, in denen Sie dem Redakteur wichtige Fakten geben möchten, die er Wort für Wort verwenden möchte.
7. Unternehmenshintergrund
Das Schreiben einer Firmenhistorieseite kann für aktuelle und zukünftige Pressemappen nützlich sein. Dieser Hintergrund beschreibt die Anfänge Ihres Unternehmens. von wo aus du warst, wohin du gehst, und deine Pläne für Expansion und Produktentwicklung. Achten Sie darauf, es mit neuesten Errungenschaften und anderen guten Nachrichten in Ihrer Geschichte zu aktualisieren.
8. Executive Bios
Ob es sich um einen neuen CEO, einen neuen PR-Manager oder ein neues Mitglied in Ihrem Vorstand handelt, hier können Sie die Mitarbeiter informieren.
Executive Bios, zusammen mit hochauflösenden Bildern, geben dem Redakteur dringend benötigte Hintergrundinformationen über die Menschen hinter dem Unternehmen. Einige Publikationen drucken ein Biowort für Wort, schreiben Sie also die Biographie in der dritten Person und nicht in der ersten Person. Und es versteht sich von selbst, stellen Sie sicher, dass das BIOS genau und aktuell ist. Es kann peinlich sein, Kontaktinformationen zu Personen aufzunehmen, die aufgehört haben oder losgelassen wurden.
9. Ein Angebotsblatt und FAQ
Die Informationen Ihres Medienkontakts sollten für jeden Redakteur leicht zu finden sein, wenn Sie weitere Fragen zu Ihrer Pressemappe haben. Aber ein Zitatblatt (mit direkten Zitaten von den Leuten in Ihrer Firma) kann auch verwendet werden, um beschäftigten Herausgebern Anführungsstriche zu geben, die sie einen Artikel vervollständigen müssen, ohne die PR-Person eines Unternehmens aufzuspüren.
Dieses Blatt kann Zitate von Ihren Führungskräften, Produktentwicklern und sogar dem PR-Kontakt enthalten. Ein Zitatblatt kann die offenkundigsten Fragen beantworten, die ein Redakteur wahrscheinlich haben wird, und kann in ein Format gebracht werden, das professionell und informativ ist. Sie möchten, dass jedes Zitat auf dem Papier gut aussieht, da dieses Zitat höchstwahrscheinlich wörtlich im Druck verwendet wird.
10. Hochauflösende Bilder auf einem Flash-Laufwerk
Sind Bilder für Ihre Pressemappe relevant? Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass es sich um hochauflösende Bilder handelt, die auf einem sehr handlichen Mediengerät wie einem Flash-Laufwerk oder einer CD / DVD gespeichert sind.
Sie können auch hochauflösende Bilder auf Ihrer Website einfügen, damit die Medien auch heruntergeladen werden können. Achten Sie darauf, dass Sie den direkten Link zu Ihrer Bildergalerie in Ihrem Pressemappe-Material angeben.
11. CDs, DVDs, Flash-Laufwerke, Software und Video
Diese Materialien können kostspielig sein, wenn Sie Pressemappen in Massenzahlen erstellen. Sind sie erforderlich? Nicht immer. Aber wie effektiv sie sind, hängt davon ab, nach welcher Abdeckung Sie suchen.
Wenn Sie eine Pressemappe für eine Band erstellen, erhalten Sie mit einer Demo-CD oder einem Link zu herunterladbarer Musik mehr Kilometer in einer Pressemappe als nur eine Ankündigung. Wenn Sie versuchen, eine Abdeckung für die Videospiele Ihres Unternehmens zu erhalten, ist eine CD mit mehreren Demoversionen Ihrer neuen Titel ein viel besseres Mittel, um das Interesse eines Herausgebers zu wecken als fünf Pressemitteilungen. Wenn Sie gerade eine neue Produktionsstätte eröffnet haben und Ihre Materialien an Redakteure / Reporter senden, die zu weit entfernt sind, um eine Tour zu unternehmen, kann eine DVD eine Video-Tour durch die Einrichtung anbieten.Und mit der Weiterentwicklung der Technologie müssen natürlich auch Ihre Pressemappen. Sie könnten einen QR-Code einbinden, der die Nutzer zu einer einzigartigen Website mit einer Nachricht weiterleitet, die genau auf sie zugeschnitten ist.
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