Wie oft sollte Ihre gemeinnützige Organisation monatlichen Spendern danken?

Leute fragen mich oft, ist es wichtig, einem wiederkehrenden Spender jeden Monat zu danken? Die Antwort hängt davon ab, wie sie überhaupt gegeben haben.

Wenn die monatliche Spende durch Offline-Methoden kommt.

Wenn jemand ein wiederkehrender Spender offline wird, sagen wir durch Direktwerbung, Telemarketing, von Angesicht zu Angesicht oder durch das Fernsehen, empfehle ich immer, sofort einen Dankbrief zu schicken. Aber schicken Sie nach diesem ersten Kontakt nicht jeden Monat ein weiteres Dankeschön.

Das ist einfach zu viel und wird deinen Spender wahrscheinlich von Liebe zu Ärger machen.

Außerdem kostet es Geld, ein Dankeschön per Post zu schicken, das den Zweck vereitelt, jemandem als wiederkehrenden Spender beizutreten. Sie sollten jedoch im Januar eine Steuerquittung mit allen Geschenken senden, damit sie sie für ihre Aufzeichnungen aufbewahren können, und natürlich sollten Sie immer monatlichen Spendern in Ihrem jährlichen Berufungsschreiben danken und sie als besondere Anerkennung anerkennen.

Monatliche Online-Spendenbescheinigungen: Machen Sie sie persönlich und speziell

Für monatliche Geldgeber mit Online-Kreditkarten wird bei jeder Spende automatisch eine Dankeschön-E-Mail generiert.

Auch wenn Ihr Online-Spender eine E-Mail-Quittung erhält, senden Sie ihm einen Brief, um ihr zu danken, dass er sich Ihrem monatlichen Spendenprogramm angeschlossen hat. Online-Spender wissen es zu schätzen, dass sie einen Brief genauso gut verschickt haben wie jeder andere. Und außerdem könnte diese E-Mail nicht einmal gesehen werden. Senden Sie außerdem die Jahresbesteuerungsbestätigung per Post (und per E-Mail) im Januar .

Jetzt ist es wahrscheinlich, dass jeden Monat eine E-Mail-Quittung ausgestellt wird, wenn der Beitrag des Spenders geleistet wird. Aber nicht immer die gleiche Quittung gesendet. Machen Sie zusätzliche Anstrengungen und programmieren Sie verschiedene Dankesbelege.

Wenn 12 verschiedene Quittungen zuviel programmiert werden, programmieren Sie mindestens sechs und wechseln Sie dann ab.

Sie machen diese Spender sicher nicht besonders, wenn Sie Monat für Monat den gleichen Standardbeleg versenden. Außerdem werden sie sich kaum bei Ihren Spendern registrieren. Sie haben vielleicht nicht das Gefühl, dass ihnen überhaupt gedankt wurde. Eine Quittung ist sicherlich kein Dankeschön.

Während ich PayPal und Network for Good sehr gerne für ihre Benutzerfreundlichkeit für monatliche Spender halte, sind ihre E-Mail-Quittungen ziemlich hum-drum. In den Standardversionen dieser Dienste können Sie die Nachrichten möglicherweise nicht einmal ändern.

Hier ein Beispiel für eine E-Mail-Quittung von PayPal, nur um meinen Punkt zu verdeutlichen:

PayPal

Sie haben eine automatische Zahlung gesendet

Hallo e waasdorp,

Sie haben eine automatische Zahlung an Marstons Mills Public gesendet. Library, Inc. Hier sind die Details:

Betrag: $ 5. 00

An: Marston Mills Öffentliche Bibliothek, Inc

Für:

Kundenservice-URL: // www.xxxxx

Kundendienst-E-Mail: smartn @ xxxxxx. org

Kundenservice-Telefon: xxx-xxx-xxxx

Details zur automatischen Zahlung:

Überlegen Sie genau, bevor Sie einem Drittanbieter-Prozessor Ihr monatliches Spendenprogramm anvertrauen. Kaufen Sie nach Möglichkeit die Premium-Pläne, damit Sie Ihre Nachrichten kontrollieren können. Wenn Sie das nicht können, befolgen Sie diese Vorschläge.

Wie man einen besseren Eindruck macht

Es gibt eine einfache Lösung, die nicht so viel Zeit oder zusätzliche Ressourcen in Anspruch nimmt, und WILL macht einen großen Unterschied zu dem monatlichen Spender, den Sie versuchen halten und auf höhere Beitragsebenen aufrüsten.

Sie sollten diese monatlichen Spender bereits in Ihrer E-Mail-Liste oder CRM-Software als ein bestimmtes Segment codiert haben. Wenn nicht, beginnen Sie dies so bald wie möglich! Sie profitieren kurz- und langfristig davon.

Hier ist eine einfache Empfehlung, das Problem der monatlichen Spendenbelege anzugehen, das nicht zu lange dauert:

1. Erstellen Sie eine einzigartige Variante Ihres E-Mail-Newsletters mit einem Dankeschön an Ihren monatlichen Spender.

Ich vertraue darauf, dass Sie mindestens einmal im Monat einen E-Mail-Newsletter oder eine Nachricht an Ihre Spender verschicken. Wenn dies der Fall ist, empfehle ich, eine kleine Variation der E-Mail-Einführung zu erstellen, in der Folgendes steht:

Danke, dass Sie ein so großartiges Mitglied des Freundeskreises sind ( Name Ihrer monatlichen Gruppe ausfüllen). Sie machen einen Unterschied zu den vielen Menschen (Tieren) etc., denen wir dienen ( geben Sie Details ein) … Dank Ihnen können wir die Mittel haben, um … ( Details auszufüllen ).

Fahren Sie dann mit dem Rest Ihres Newsletters fort. Geben Sie in dieser E-Mail nicht die Menge und das Datum des Geschenks an , sondern konzentrieren Sie sich auf die Tatsache, dass sie ein treuer Spender für Ihre Organisation sind, und sie sind wirklich SPEZIAL! Dies sollte in den ersten Zeilen Ihres E-Mail-Newsletters möglich sein.

Auf diese Weise gibt es Ihrem monatlichen Spender ein besonderes Gefühl. "Es ist nicht viel zusätzliche Arbeit von Ihrer Seite, und es ist auch weniger wichtig, zu welcher Zeit des Monats Sie diese E-Mail senden.

Sie haben Ihrem monatlichen Spender gesagt, wie wichtig er für Ihre Organisation ist und welchen Unterschied seine Geschenke machen. Und, wenn Sie Feedback und Zeugnisse von Ihren monatlichen Spendern erhalten, haben Sie keine Angst, sie zu verwenden. Die Leute hören gerne von anderen Spendern, die bestätigen, dass sie die richtige Entscheidung getroffen haben, an Ihrem monatlichen Spendenprogramm teilzunehmen.

2. Senden Sie mindestens vier spezielle E-Mail-Dankeschöns.

Wenn Sie noch keinen regulären E-Mail-Newsletter versenden, empfehle ich Ihnen, mindestens vier verschiedene Dankes-E-Mails an Ihre monatlichen Spender während des Jahres zu senden. Denken Sie daran, dass der monatliche Empfang kaum bemerkt wird.

Aber Ihre monatlichen Spender werden wahrscheinlich auf dieses besondere Dankeschön achten. Sie müssen nicht sehr lang oder aufwendig sein, sondern nur persönlich und wertschätzend. Viele Organisationen neigen dazu, ihre Briefpost-Dankesbriefe vierteljährlich zu ändern, abhängig von ihrem jährlichen Fondsplan, also machen Sie einfach eine E-Mail-Variante und arbeiten Sie in einem Hinweis darauf, ein monatlicher Spender zu sein.

Ich bin alles dafür, die Dinge einfach und überschaubar zu halten, also versuchen Sie, das, was Sie bereits haben, zu nutzen und kleine Anpassungen an Ihre monatlichen Spender vorzunehmen. Es ist so wichtig, diese besondere Gruppe besonders zu behandeln. Sie werden auch in Zukunft noch viele Monate von diesen Spendern profitieren.

Erica Waasdorp ist meine Go-to-Ressource, wenn ich eine Frage zum monatlichen Geben habe. Sie ist Autorin von Monthly Giving: Der schlafende Riese.