Wie lange Steuererklärungen und zugehörige Dokumente aufbewahrt werden

Es geht nicht nur darum, dass sich Papierkram auf Ihrem persönlichen Desktop anhäuft. Computer-Festplatten können ebenfalls verstopft und überlastet sein. Sogar Flash-Laufwerke und andere ordentliche kleine Zubehörteile halten nur so viel und können leicht verlegt werden. Es kann so verlockend sein, Unordnung und Papier wegzuwerfen, das man eigentlich nicht mehr braucht. Oder tust du? Wie lange solltest du diese Räume mit alten Steuerdokumenten und Rücksendungen füllen?

Es gibt keinen Weg daran vorbei - Steuererklärungen und zugehörige Dokumente sind wichtig zu behalten. Sie benötigen sie für den Fall, dass der IRS Informationen zu diesem bestimmten Steuerjahr überprüfen möchte, und alte Steuererklärungen können sich auch für andere Zwecke als nützlich erweisen, z. B. die Überprüfung des Einkommens, wenn Sie einen Kredit beantragen oder ein Apartment.

Wie lange ist lang genug?

Generell sollten Steuererklärungen und zugehörige Dokumente mindestens so lange aufbewahrt werden, wie es der IRS oder einer staatlichen Steuerbehörde gestattet ist, diese Rückgabe zu prüfen. Dieser Zeitraum wird als Verjährungsfrist bezeichnet. Es ist drei Jahre ab dem Datum, an dem die Steuererklärung tatsächlich für bundesstaatliche Erklärungen eingereicht wurde, oder drei Jahre ab dem 15. April, wenn die Rückgabe vor Ablauf der Frist erfolgte.

Jeder Staat hat eine eigene Verjährungsfrist für Audits. Viele Staaten folgen der Bundeszeit von drei Jahren, andere haben jedoch längere Zeiträume.

Zum Beispiel hat Montana einen Fünfjahreszeitraum für Audits.

Was sollten Sie behalten?

Neben einer Kopie Ihrer Steuererklärung sollten Sie alle Dokumente aufbewahren, die sich auf das Einkommen, die Abzüge oder Gutschriften beziehen, die Sie gemeldet und beansprucht haben. Dazu gehören Artikel wie Kopien Ihrer Formulare W-2, Formulare 1099, Bestätigungsschreiben für Spenden und Einnahmen für steuerlich absetzbare Ausgaben.

Selbstständige sollten auch Kopien aller Buchhaltungsunterlagen wie Kontoauszüge, Gewinn- und Verlustrechnungen oder ein Backup ihrer Daten aus ihrer Buchhaltungssoftware aufbewahren.

Sie können auch Dokumente über Immobilien, Betriebsvermögen, Aktien, Anleihen oder andere Vermögenswerte, die Sie besitzen, aufbewahren, solange Sie sie besitzen, und weitere drei Jahre oder länger, nachdem der Vermögenswert verkauft wurde. Bundesland. Sie benötigen diese Aufzeichnungen zur Berechnung der Kostenbasis und des Gewinns oder Verlustes für die Kapitalertragssteuer.

Wenn es Zeit für die Veräußerung ist

Führen Sie diese letzten Überprüfungen durch, bevor Sie alte Steuer- und Finanzdokumente ausgeben:

• Überprüfen Sie Ihre Sozialversicherungsanweisung und vergleichen Sie Ihre Einnahmen mit den Informationen zu Ihren W2s und Steuererklärungen .. Wenn Sie in letzter Zeit keine Sozialversicherungserklärung erhalten haben, können Sie eine solche für die Sozialversicherungsbehörde anfordern.Von Zeit zu Zeit werden die Einkünfte aus Ihrem W2- oder Selbstständigkeitseinkommen aus Ihrer Steuererklärung nicht in Ihrer Sozialversicherungserklärung aufgeführt. Die SSA verfügt über Verfahren, mit denen Sie etwaige Fehler korrigieren können.
• Überprüfen Sie das Datum, an dem Sie Ihre Steuererklärung eingereicht haben . Stellen Sie sicher, dass es mindestens drei Jahre nach der Steuererklärung war, bevor Sie es verwerfen.
• Rufen Sie die IRS an und fragen Sie nach einem "Kontoauszug" für ein bestimmtes Steuerjahr . Ihr Buchhalter kann dies für Sie tun und Ihnen helfen, diesen IRS-Ausdruck zu verstehen. Manchmal werden Anpassungen an Steuererklärungen vorgenommen, nachdem sie abgelegt wurden, und Sie wissen vielleicht nichts davon oder Sie haben es vergessen. Dies ist eine Gelegenheit, sicherzustellen, dass alle IRS-Probleme für ein bestimmtes Steuerjahr geklärt sind, bevor Sie Ihre wichtige Dokumentation wegwerfen.
• Scannen Sie Ihre Steuerdokumente und speichern Sie sie auf einer CD-ROM oder einem USB-Stick, selbst wenn Sie die Papierkopien werfen. Gescannte Kopien Ihrer Dokumente benötigen viel weniger Platz als Papierdateien.
• Vernichte deine alten Steuer- und Finanzdokumente. Wirf sie nicht einfach auf und wirf sie in den nächsten Mülleimer! Sie möchten nicht, dass jemand Zugang zu Ihren identifizierenden Informationen erhält.

Wie sollten Sie alles behalten?

Das Scannen und Speichern auf Ihrer Festplatte ist der ultimative Platzsparer, aber Steuererklärungen und zugehörige Dokumente können auch auf verschiedene andere Arten gepflegt werden:

• Papierakten , organisiert nach dem Jahr mit Steuererklärungen und verwandte Dokumente im selben Ordner.
• Verwenden Sie eine Akkordeondatei oder eine Box für jedes Jahr.
• Behalten Sie separate Dateien für Ihre langfristigen Assets.
• Machen Sie CD-ROMs oder Flash-Laufwerke Ihrer wertvollsten Dokumente und legen Sie diese in ein Schließfach.