Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Welche Aufgaben sind an der Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungssteuern beteiligt?

Sie können ein Unternehmen gründen, Ihren ersten Mitarbeiter eingestellt haben oder erwägen, Mitarbeiter zu haben, und sich fragen, ob Sie die Gehaltsabrechnung selbst bearbeiten oder einen Lohnabrechnungsdienst erhalten sollen.

Bei der Abwägung der Optionen für Verarbeitung der Gehaltsabrechnung und beim Umgang mit Lohnsteuern kann es hilfreich sein, die mit der Abwicklung der Gehaltsabrechnung und der Zahlung und Meldung von Lohnsteuern verbundenen Aufgaben zu berücksichtigen.

Nehmen Sie für diese Diskussion an, dass alle Ihre Mitarbeiter reguläre und nicht unabhängige Auftragnehmer sind.

Zunächst einige Abrechnungsentscheidungen, die Sie treffen müssen

Sie können diesen Artikel zur Auswahl von Optionen für die Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsabgaben verwenden, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen.

Bevor Sie mit der Verarbeitung der Personalabrechnung beginnen

Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, gibt es Papierkram, die Sie erledigen müssen. Jeder neue Mitarbeiter muss neue Mietformulare unterschreiben und in einer bestimmten Datei ablegen. Um Ihnen beim Einrichten der Gehaltsabrechnung zu helfen, finden Sie hier eine Checkliste mit Aufgaben, die ausgefüllt werden müssen, und Entscheidungen, die darüber getroffen werden müssen, wie Sie Angestellte bezahlen.

Abrechnung bearbeiten

Die Abrechnung wird am Ende jeder Abrechnungsperiode (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich) ausgeführt.

Ihre erste Aufgabe besteht darin, für jeden Mitarbeiter einen Gehaltsscheck vorzubereiten. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• Berechnen Sie den Bruttolohn für den Mitarbeiter, abhängig davon, ob er beschäftigt oder stündlich ist.
• Nehmen Sie Abzüge für die Bundeseinkommenssteuer (Quellensteuer), die Sozialversicherungsbeiträge und die Medicare-Abzüge, die Einbehaltung von Quellensteuer und andere vom Arbeitnehmer vereinbarte Abzüge vor.

Nachdem Sie Gehaltsschecks vorbereitet haben

Nachdem Sie die Gehaltsabrechnungen durchgeführt und einen Gehaltsscheck für jeden Mitarbeiter erstellt haben, müssen Sie noch einige andere Aufgaben erledigen, bevor der Abrechnungsprozess für diesen Gehaltszeitraum abgeschlossen ist.

1. Sie müssen den Betrag berechnen, den Sie sowohl für die Arbeitgeber- als auch für die Arbeitnehmeranteile der FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) schulden, und einen Betrag in Höhe der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile dieser Steuern zurückzahlen. später durch Lohnabgaben.

2. Sie müssen alle Withholdin g für alle Angestellten einbeziehen und diesen Gesamtbetrag beiseite legen, um später über Lohnsteuervorauszahlungen bezahlt zu werden.

Abrechnungssteuervorauszahlungen vornehmen

Abhängig von der Größe Ihrer Abrechnung müssen Sie halbjährlich oder monatlich Lohnsteuervorauszahlungen an den IRS leisten für:

• die Beträge, die Sie von Mitarbeitern einbehalten haben, für Bundes- und Staatliche Einkommenssteuern
• die Beträge, die Sie vom Arbeitnehmer einbehalten haben, zahlen für Sozialversicherung und Medicare
• die Beträge, die Sie als Arbeitgeber für die Sozialversicherung und Medicare schulden.

Sie können Ihre Lohnsteuervorauszahlungen auf dem Formular 8109 oder über das elektronische Ablagesystem IRS (EFTPS) leisten.

Sonstige Abgaben auf Lohnsteuer

Zusätzlich zu Bundessteuerabzug und Sozialabgaben müssen Sie:

• Zahlungen für die Bundesarbeitslosensteuer regelmäßig leisten.
• Stellen Sie Ihrem Staat und möglicherweise Ihrer Gemeinde zusätzlich zu den Steuervergünstigungen des Bundes eine Lohnsteuerkasse zur Verfügung.

Lohnsteueranmeldung

Unternehmen müssen regelmäßig Lohnsteuerberichte einreichen.

Sie müssen:

• einen vierteljährlichen Bericht an das IRS auf dem Formular 941 einreichen, in dem der Betrag Ihrer Lohnsteuerschuld und die Beträge aufgeführt sind, die Sie im vorangegangenen Quartal für diese Verbindlichkeit gezahlt haben. Senden Sie auf dem Formular 944 einen jährlichen Arbeitslosensteuerbericht
• an den IRS, in dem der Betrag Ihrer Arbeitslosensteuerschuld und die Beträge aufgeführt sind, die Sie für diese Verbindlichkeit gezahlt haben. Andere staatliche Arbeitslosen- und Arbeitnehmervergütungsberichte einreichen. Abrechnungsaufgaben direkt ausführen
• Um sicherzustellen, dass Sie keine Lohnsteuerzahlungen oder -berichte verpassen, richten Sie einen Lohnsteuer-Kalender ein.