Wie man W-2 Lohn- und Steuererklärungen vorbereitet

Was ist die Form W-2?

Das Formular W-2 enthält Informationen über die im vorangegangenen Kalenderjahr gezahlten Arbeitnehmergehälter und die Einbehaltung dieser Löhne sowie Informationen über Leistungen und andere Lohnabzüge.

Wann sind W-2 Formulare fällig?

W-2s sind bis Ende Januar für Mitarbeiter für das vorangegangene Kalenderjahr fällig. Wenn der 31. Januar ein Wochenende oder Feiertag ist, sind die Berichte am nächsten Arbeitstag fällig. Hier finden Sie die für das laufende Jahr geltenden Fälligkeitsdaten für die Lohnabrechnungsabrechnung für das Jahresenddatum .

W-2-Formulare sind bis zum 31. Januar bei der Sozialversicherungsbehörde zu entrichten. Nachdem Sie den Mitarbeitern W-2-Formulare ausgehändigt haben, müssen Sie diese Formulare zusammen mit dem Übermittlungsformular W einreichen. -3, an die Social Security Administration (SSA).

Die Frist im Januar ist ein Versuch, Steuerbetrug einzudämmen, aber es bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeitern Anfang Januar W-2-Formulare geben sollten, damit sie die Möglichkeit haben, sie vor der Einreichung durchzusehen. Eine frühere Verteilung an Mitarbeiter wird die Fehler in den W-2-Formularen verringern, so dass Sie kein korrigiertes W-2 einreichen müssen.

Sammeln von Informationen zum Vorbereiten von W-2-Formularen

Die Informationen für dieses Formular stammen aus Ihrem Abrechnungsregister, in dem die Jahresgesamtbeträge für jeden Mitarbeiter für Löhne und Einbehalte sowie Abzüge angezeigt werden. für medizinische Pläne, Sparkonten und andere Gegenstände.

Hier finden Sie weitere Informationen zu den Informationen, die Sie zur Erstellung dieser W-2-Formulare benötigen.

Schwierigkeit: Durchschnitt

Erforderliche Zeit: Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter und der Anzahl der Abzüge und zusätzlichen Zahlungen

So bereiten Sie das Formular W-2

Arbeitgeberinformationen
für jeden W- 2 Sie vorbereiten, müssen Sie Informationen über Ihr Unternehmen aufnehmen: Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) und Arbeitgeber-Name und Adresse.

Kontrollnummer
Möglicherweise möchten Sie eine interne Kontrollnummer auf jedem W-2 hinzufügen, wenn Sie viele Mitarbeiter bezahlen. Sie können die Nummer selbst generieren, oder Ihre Software für die Gehaltsabrechnung kann diese Nummer generieren.

Mitarbeitergewinne Außerdem benötigen Sie

• Gesamtlöhne, Trinkgelder und andere Entschädigungen (Feld 1). Dies ist Bruttolohn für alle Stunden- und Angestellten.
• Gesamtbetrag der Quellensteuer (Kasten 2)
• Gesamtlohn der Sozialversicherung (bis zum Maximum der Sozialversicherung) (Kasten 3). Einige Gehälter sind nicht in den Sozialversicherungslöhnen enthalten, daher müssen Sie die Beträge um diese Beträge reduzieren.
• Gesamte Sozialversicherungssteuer einbehalten (Box 4)
• Gesamtlöhne und Trinkgelder für den Medicare (wie der Gesamtlohn) (Kasten 5)
• Nicht erhobene Medicare-Steuer (Feld 6). Dieser Betrag beinhaltet die Höhe der zusätzlichen Medicare-Steuer für höher bezahlte Mitarbeiter.
• Tipps zur Sozialversicherung (Kasten 7) und zugewiesene Tipps (Kasten 8)

1. Als nächstes benötigen Sie Informationen über die Mitarbeiter und den Gesamtlohn sowie die Einbehaltung für jeden Mitarbeiter für das letzte Jahr:

2. Sonstige Zahlungen. Sie haben evtl. Vorschuss-EIC-Zahlungen (Arbeitseinkommenskredit) (Feld 9) und Leistungen für Pflegebedürftige (Feld 10) an die Mitarbeiter gezahlt.

3. Informationen zur Pensionsplanbeteiligung, Gesetzliche Mitarbeiter
   An jedem W-2 müssen Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen, wenn der Mitarbeiter an einem Vorsorgeplan (Kästchen 13) oder einem nicht qualifizierten Plan (Kästchen 11) teilnimmt. Der Arbeitnehmer ist ein gesetzlich vorgeschriebener Arbeitnehmer (Feld 13), oder wenn der Arbeitnehmer eine Lohnfortzahlung durch Dritte erhalten hat (Feld 13.

4. Feld 12
   Feld 12 gilt für Beträge für andere Entlohnung oder Berichterstattung) Einige der häufigsten Informationen für Box 12:

   • Nicht eingezogene Sozialversicherung, RRTA (Eisenbahnruhestand) oder Medicare-Steuer, Trinkgeld oder Gruppenlebensversicherung
   • Wahlstundungen auf 401 (k), 403 (b), und andere qualifizierte Altersversorgungspläne
   • Nicht steuerpflichtige Krankengeldzahlungen
   • Goldene Fallschirmzahlungen
   • Exklusive erstattungsfähige Umzugskosten
   • Beiträge zu medizinischen Sparkonten oder Gesundheitssparkonten
   • Nicht gesetzliche Arbeitnehmer-Aktienoptionen
   • Designierte Roth-Beiträge unter 401 (k) oder 403 (b) Pläne
   • Kosten der vom Arbeitgeber getragenen Krankenversicherung unter Verwendung des Code DD, gemäß den Berichtspflichten des Affordable Care Act Kasten 14

5. Die Angaben in Kasten 14 beziehen sich auf andere Abzüge oder Vergütungen, die den Arbeitnehmern für ihre Steuererklärungen offengelegt werden müssen. Zum Beispiel
   Nachsteuerrente

   • Autokostenzuschüsse
   • Sondersteuern für Kalifornien, New York, New Jersey und Washington
   • Vom Arbeitnehmerentgelt abgezogene Sparbeträge
   • Kranken- und Nebenleistungen > Einheitliche Abzüge (für Uniformkosten)
   • Unionsbeitrag Abzüge
   • Unveranlagbares Einkommen
   • In den Gehältern enthaltene Fahrzeugkosten (100% des Leasingwertes des an den Arbeitnehmer gelieferten und in Box 1 Löhne enthaltenen Fahrzeugs)
   • ist auch ein Feld für "Andere - nicht auf Liste" Elemente, die Sie von Mitarbeitern abgezogen haben.
   • Status und lokale Informationen
   • In diesem Abschnitt geben Sie Informationen über staatliche und lokale Löhne und Quellen ein. Geben Sie Folgendes ein:

6. Beachten Sie, dass im Formular Platz für zwei Zustände und zwei Orte vorhanden ist. Wenn jemand im Laufe des Jahres in mehr als zwei Staaten oder Gegenden gearbeitet hat, verwenden Sie ein zweites W-2, um die zusätzlichen Informationen einzubeziehen.
   Ihr zweibuchstabiger Statuscode und die Steuernummer Ihres Unternehmens (prüfen Sie Ihre Einnahmebehörde Ihres Bundesstaates) (Feld 15)

   Staatliche Löhne (Feld 16)

   • Zurückbehaltene staatliche Einkommensteuer (Feld 17) < Lokale Löhne, falls zutreffend (Box 18)
   • Lokale Einkommensteuer einbehalten (Feld 19)
   • Ortsname (Feld 20)
   • Auf Genauigkeit prüfen
   • Verbringen Sie Zeit, um sicherzustellen, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen zu den Angestellten (und schließlich zur Sozialversicherung-Verwaltung und zu IRS) ist genau. Überprüfen Sie die Gesamtzahl der Abrechnungsregister für das Jahr und führen Sie ein W-3 aus, um die Richtigkeit aller von Ihnen übermittelten Informationen sicherzustellen.
   • Vorgedruckte Formulare

7. Wenn Sie eigene W-2-Formulare drucken, können Sie diese aus verschiedenen Quellen beziehen:
   Das W-2 ist ein mehrteiliges Formular. Hier sind die Seiten dieses Formulars:

8. Die IRS Forms Order Website (dauert 7-15 Tage)
   Ein Online-Formularlieferant oder Bürobedarfsladen.

   Kopie A wird an die Verwaltung für soziale Sicherheit gesendet. Kopie A wird normalerweise auf einem roten Formular gedruckt.

   • Kopie 1 ist für Stadt, Bundesstaat oder Ort
   • Kopie B ist für die Einreichung mit der Steuererklärung des Arbeitnehmers
   • Kopie C für die Unterlagen des Arbeitnehmers
   • Kopie 2 ist eine Kopie für eine andere Stadt, Staat oder Ort
   • Kopie D ist für die Unterlagen des Arbeitgebers.
   • Drucken W-2s
   • Drucken Sie die Formulare aus und prüfen Sie, ob sie mit einem vorgedruckten Format übereinstimmen, falls Sie eines haben.
   • Verteilen der W-2s

9. An den Mitarbeiter: Kopien B, C, 1 und 2
   Zur Sozialversicherungsverwaltung - Kopie A. Die SSA erfordert, dass Sie Kopie A von jedem Mitarbeiter W-2 senden , zusammen mit Formular W-3, bis Ende Februar.

10. Behalten Sie Copy D für Ihre Unterlagen.

    • Immer noch verwirrt über Form W-2?
    • Antworten auf Ihre Fragen zum Formular 2011 W-2
    • Tipps zur Vorbereitung des Formulars W-2

11. Die Steuernummer Ihres Unternehmens ist KEINE USt-ID-Nummer. Viele Staaten verwenden die Bundessteuer-Identifikationsnummer (EIN) und fügen Ziffern am Ende hinzu. Erkundigen Sie sich bei Ihrer staatlichen Finanzbehörde nach Informationen. Tipp Einkommen.

Das Einkommen der Mitarbeiterspitze unterliegt den Sozialversicherungssteuern und Medicare-Steuern, einschließlich der zusätzlichen Medicare-Steuer.

1. Box 12 - Mehr als 4 Gegenstände
2. Wenn du mehr als 4 Gegenstände für Box 12 hast, musst du die zusätzlichen Gegenstände auf eine zweite W-2 legen. Aber nehmen Sie nicht den Lohn des Arbeitnehmers und die Einbehaltung auf diesem zusätzlichen W-2 auf. Das Formular W-3,
3. und das Exemplar A aus allen W-2-Formularen des Mitarbeiters müssen bis zum 31. Januar bei der Sozialversicherungsbehörde eingegangen sein. Wenn Sie das W-3 abgeschlossen haben und alle W-2 Formulare, senden Sie diese an die Mitarbeiter so bald wie möglich, so dass sie die Möglichkeit haben, die Formulare zu überprüfen. Wenn sie Fehler finden, können Sie sie beheben, bevor Sie den konsolidierten Bericht bis zum 31. Januar an die SSA senden.
   Haftungsausschluss
4. Die Informationen in diesem "How To" dienen allgemeinen Zwecken, damit Sie die von Ihnen müssen W-2-Formulare vorbereiten und drucken. Es handelt sich nicht um Steuerberatung, und in keinem Fall versucht diese Information, umfassend zu sein oder Ihnen alle Informationen mitzuteilen, die in Ihren W-2-Formularen enthalten sein müssen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, um Informationen zu Ihrer spezifischen Situation zu erhalten. Zurück zu
5. Jahresabschluss Lohn- und Steuerberichte