Führen Sie Ihre eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung

"Doing Payroll" ist etwas, was viele Unternehmer hassen. Aber wenn Sie nur ein paar Angestellte haben, möchten Sie es vielleicht selbst tun. Dieser Artikel ist ein "Mini-Kurs" in der Gehaltsabrechnung. Gehen Sie einfach Schritt für Schritt vor und achten Sie darauf, dass Sie die Fälligkeitsdaten beachten.

So führen Sie Ihre eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung durch

Die wichtigsten Schritte im Abrechnungsprozess sind:

1. Vorbereitung. Bevor Sie mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen, müssen Sie sich auf die Berechnung und Verarbeitung der Gehaltsabrechnung vorbereiten und entscheiden, wer alle Gehaltsaufgaben übernimmt.

2. Zahlen. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die für Ihr Unternehmen gearbeitet haben, müssen Sie ein System einrichten, um ihre Gehälter zu berechnen, Gehaltsschecks zu schreiben und sie zu verteilen.

3. Nachzahlung. Nachdem Sie Mitarbeiter bezahlt haben, müssen Sie Geld für Steuern beiseite legen, ein Abrechnungsregister erstellen, Steuerzahlungen leisten und Abrechnungsberichte zum richtigen Zeitpunkt senden.

Bevor Sie beginnen, Mitarbeiter einzustellen:

1. Verstehen Sie Ihre rechtliche Verantwortung als Arbeitgeber , einschließlich

2. Befolgen Sie diese einfache 12-Schritte-Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alle Aufgaben vor der Einstellung für Arbeitgeber erfüllen.

3. Sie müssen die Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung verstehen. Der einfache Weg, dies zu tun, besteht darin, meinen Lohnbearbeitungskurs zu absolvieren. Der Kurs ist eine Reihe von Newslettern, auf die Sie über diesen Artikel "Crash Course for Payroll and Payroll Processing" zugreifen können.

4. Sie müssen entscheiden, wie wie und wann Mitarbeiter bezahlt werden, einschließlich

• . Welche Mitarbeiter werden stündlich und welche angestellt?
• Wie oft zahlen Sie Mitarbeiter - wöchentlich, zweimal im Monat, jede zweite Woche oder monatlich?
• Wie und wann werden Sie Überstunden leisten?
• Wie benötigen Sie stündliche Mitarbeiter, um ihre Zeit nachzuverfolgen?
• Welche bezahlte Freistellung gewähren Sie stundenweise Angestellten? Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit zu bezahlen, aber die meisten Unternehmen zahlen für Urlaub, Urlaub, Krankheitstage oder persönliche Tage.

5. Entscheiden Sie sich für ein Buchhaltungssystem . Die meisten kleinen Unternehmen verwenden ein Online-Buchhaltungssystem mit einer Lohnbearbeitungsoption. Sie können auch die Gehaltsabrechnungs-Apps für Android-Unternehmen und die QuickBooks-Gehaltsabrechnung online einsehen.

6. Sammeln Sie die Unterlagen, die für Neueinstellungen benötigt werden. Jeder neue Mitarbeiter muss bestimmte Formalitäten erledigen. Sie als Arbeitgeber müssen sicher sein, dass die neuen Anmeldungsformulare und -anträge ausgefüllt und eingereicht werden. Diese Formulare enthalten:

• Ein W-4-Formular zur Angabe der Quellenangabe
• Ein Antragsformular
• Ein I-9-Formular, um die Berechtigung zur Arbeit in den USA und
• auszustellen.

Bezahlende Mitarbeiter

Schließlich haben Sie Angestellte, die für eine Abrechnungsperiode gearbeitet haben und bereit sind, diese zu bezahlen.

Abrechnungssteuervorauszahlungen vornehmen

Abhängig von der Größe Ihrer Abrechnung müssen Sie halbjährlich oder monatlich Lohnsteuereinzahlungen an den IRS leisten für:

• die Beträge, die Sie von Mitarbeitern einbehalten haben, für Bundes- und Staatliche Einkommenssteuern
• die Beträge, die Sie vom Arbeitnehmer einbehalten haben, zahlen für Sozialversicherung und Medicare
• die Beträge, die Sie als Arbeitgeber für die Sozialversicherung und Medicare schulden.

Sie können Ihre Lohnsteuervorauszahlungen auf dem Formular 8109 oder über das elektronische Ablagesystem IRS (EFTPS) leisten.

Sonstige Abgaben auf Lohnsteuer

Zusätzlich zu Bundessteuerabzug und Sozialabgaben müssen Sie:

• Zahlungen für die Bundesarbeitslosensteuer regelmäßig leisten.
• Stellen Sie Ihrem Staat und möglicherweise Ihrer Gemeinde zusätzlich zu den Steuervergünstigungen des Bundes eine Lohnsteuerkasse zur Verfügung.

Lohnsteueranmeldung

Unternehmen müssen regelmäßig Lohnsteuerberichte einreichen. Sie müssen:

• auf Formular 941 einen vierteljährlichen Bericht an den IRS senden, in dem der Betrag Ihrer Lohnsteuerschuld und die Beträge aufgeführt sind, die Sie im vorangegangenen Quartal für diese Verbindlichkeit bezahlt haben.
• Übermitteln Sie dem IRS einen jährlichen Arbeitslosensteuerbericht auf Formblatt 944, in dem der Betrag Ihrer Arbeitslosensteuerschuld und die Beträge aufgeführt sind, die Sie für diese Verbindlichkeit gezahlt haben.
• Andere staatliche Arbeitslosen- und Arbeitnehmervergütungsberichte einreichen.

Erstellen eines Abrechnungsregisters

Um alle Abrechnungsinformationen für jeden Mitarbeiter zu erfassen, müssen Sie ein Abrechnungsregister erstellen und pflegen. Die meisten Online-Buchhaltungssysteme haben ein Abrechnungsregister als Teil ihres Berichtspakets, aber nur für den Fall, hier ist die Information darüber, was in diesem Dokument enthalten sein soll. Sie benötigen es für Summen und Berichte zum Jahresende.

Definieren Sie schließlich einen Jahressteuerungskalender

Durch die Erstellung und Pflege eines monatlichen Lohnsteuerungskalenders, entweder in Ihrer Buchhaltungs- / Gehaltsabrechnungssoftware oder manuell, können Sie alle diese Lohnsteuerdaten während der Jahr. Fügen Sie die Lohnsteuerdaten Ihres Bundesstaates für einen vollständigen Kalender hinzu.