Wie die APEX-Initiative Corporate Event Planning geändert hat

Eine der häufigsten Anforderungen von Veranstaltern von Unternehmen und Meetings ist die Verwendung standardisierter Software für die Veranstaltungsplanung, um die Kommunikation zwischen Fachleuten und die allgemeine Effizienz zu unterstützen. Während ein völlig standardisiertes und vorgeschriebenes System oder eine Software noch nicht in der gesamten Industrie eingeführt wurde, hat der Convention Industry Council (CIC) eine Initiative ins Leben gerufen, die Veranstaltungsplanern, Industriefachleuten und letztendlich was ist bekannt als APEX.

Der Accepted Practices Exchange

des CIC APEX steht für "Accepted Practices Exchange", eine Initiative des Convention Industry Council (CIC), die die gesamte Konferenz-, Kongress- und Ausstellungsbranche zusammenführt, um und implementieren freiwillige Standards für Event-Planning-Software und andere Tools. Trotz seiner Freiwilligkeit war es ein Umbruch in der Branche.

Mehr als 2.500 Mitglieder aus der Industrie in 60 Städten in den USA und Kanada nahmen an praktischen Diskussionen teil, und mehr als 350 Fachleute aus der Industrie waren seit 2001 als freiwillige Helfer beteiligt. Die an der APEX beteiligten Unternehmen hofften, branchenweit akzeptierte Praktiken zu definieren, die Standards für Event-Planning-Software und andere Tools definieren würden. Diese Initiative entwickelte sich schließlich zur Erstellung der APEX-Event-Planungstools, die eine Reihe von Ressourcen für Veranstaltungsplaner und die fortlaufende Entwicklung neuer Veranstaltungsplanungssoftware beinhalten.

APEX-Tools und -Ressourcen

Bereits 2001 war die APEX-Initiative der einzige branchenweite und kohärente Ansatz zur Entwicklung von Standards für das Event-Planning-Tool. Letztendlich führte dies zur Entwicklung von Werkzeugen, Vorlagen und Richtlinien für bewährte Verfahren, die viele Veranstaltungsplaner heute noch in irgendeiner Form verwenden. Alle Ressourcen stehen weiterhin für die Online-Nutzung zur Verfügung oder können in Microsoft Word im PDF-Format heruntergeladen werden.

Die Tools sind alle kostenlos verfügbar.

1. Das Online APEX Industry Glossar
   Dieses interaktive Online-Tool ist die umfassende Referenz für die Terminologie, den Jargon und die Akronyme, die in der Meeting- und Veranstaltungsbranche verwendet werden. Es stellt eine großartige Ressource dar, um die Konsistenz der Bedingungen zu gewährleisten und erweist sich immer noch als nützliches Schulungsinstrument für neue Mitarbeiter.
2. Die ESG-Vorlage (Event Specifications Guide)
   Die Veranstaltungsplaner verwendeten den Begriff "Fortsetzen", um auf die Besprechungsspezifikationen zu verweisen. Das Akronym ESG (was für den Veranstaltungskatalog für Veranstaltungen steht) ersetzte diesen Begriff nach der Einführung von APEX durch ein standardisiertes Tool, das für die Vorbereitung und gemeinsame Nutzung von vollständigen Anweisungen und Details für Veranstaltungen aller Größen verwendet werden kann.
3. APEX Housing & Registration
   Diese akzeptierten Praktiken wurden für das Sammeln, Melden und Abrufen vollständiger Unterkunfts- und Registrierungsdaten für Meetings, Kongresse und andere Veranstaltungen entwickelt. Es erwies sich auch als eine Quelle für den Umgang mit Wohnungsfragen wie Wohnungsanbieter, Internet-Themen, internationale Wohnungsbau und Offenlegung.
4. Das PER-Dokument (Post-Event Report)
   Das Ersetzen der alten "History" -Reports, des Post-Event Reports oder PERs ist immer noch das akzeptierte Format der Event- und Meeting-Branche zum Sammeln, Speichern und Teilen von genauen und gründlichen Beiträgen. -Ereignis-Berichtsdaten zu Ereignissen aller Art (obwohl neue Versionen in verschiedenen Programmen vorhanden sind).
5. Request for Proposal (RFP) Templates
   Zusammen mit einem vom CIC in Verbindung mit APEX-Delegierten und der Global Business Travel Association (GBTA) veröffentlichten Whitepaper bietet das CIC weiterhin Standard RFP-Formate, die die Kerninformationen und Bedarf für eine Vielzahl von verschiedenen RFP-Anforderungen, einschließlich: audiovisuelle Medien, Destination Management Company, Dienstleister, Single Facility, Transport, Funktionsplan und Funktionseinstellung. Diese Vorlagen erleichtern es Ihnen, die richtigen Informationen einzuholen, Antworten zu vergleichen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ressourcen und Software für die Veranstaltungsplanung

Ziel der APEX-Initiative des Convention Industry Council war es, die Art und Weise, wie Fachleute in der Meeting- und Veranstaltungsbranche von Veranstaltungsplanern zu Anbietern, Lieferanten, Auftragnehmern und anderen Event-Services-Experten kommunizieren.

Vor der APEX, ihren standardisierten Richtlinien, Best Practices und letztendlich ihren Online-Tools und Ressourcen war die Kommunikation die primäre Herausforderung für Fachleute in der Branche.

Seit den frühen 2000er Jahren hat sich viel verändert. Während die Idee für APEX und diese Ziele bereits 1997 begann, konzentrierte sich das CIC hauptsächlich auf die Konzeptphase von 2000-2004 und wartete auf den Start bis 2004 und 2005. Seit der Einführung der APEX-Standards und -Tools, vielen anderen Ressourcen und Ereignissen Planungssoftware wurde entwickelt, aber keine Behörde hat die CIC bei der Festlegung von Industriestandards für die Praxis außer Kraft gesetzt.