Fünf Tipps zur Gewinnung von Executive Support für Ihr Projekt

Projektmanager haben eine schwierige Aufgabe. Aufgrund ihrer Rolle übernehmen sie die Verantwortung für die Bildung eines effektiven Teams, das neue Initiativen verfolgen und erfolgreich sein kann. Da Projekte die gesamte in einem Unternehmen geleistete Arbeit umfassen, einschließlich temporärer und einzigartiger Initiativen sowie der Routine des täglichen Betriebs, ist jedes Projekt ein neues Abenteuer.

Fügen Sie der Realität hinzu, dass Projekte wie wir innovativ sind; Wie wir unsere Strategie umsetzen und wie wir die Infrastruktur und Fähigkeiten unserer Organisation ausbauen, es ist offensichtlich, dass Führungskräfte alles in ihrer Macht Stehende tun müssen, um die Projektmanager ihres Unternehmens zu unterstützen.

Einer der wichtigsten Faktoren für den Projekterfolg ist die Präsenz eines effektiven, engagierten Executive Sponsors. Diese Position wird seit langem mit dem Projekterfolg in Branchenstudien in Verbindung gebracht, doch eine Überprüfung der Literatur, die tatsächliche Praktiken rund um das Sponsoring beschreibt, lässt darauf schließen, dass wir noch weit davon entfernt sind, die Präsenz und die Praxis der Sponsorenrolle in unseren Organisationen zu institutionalisieren. Ein bisschen Kontext ist angebracht. Betrachten wir zunächst die primären Verantwortlichkeiten des Sponsors.

Hauptverantwortlichkeiten des Executive Sponsors eines Projekts:

• Übernehmen Sie die Verantwortung für das Ergebnis eines Projekts. (Dieser Punkt wird oft als geteilte Verantwortung mit dem Projektmanager beschrieben.)
• Chartern Sie das Projekt und übertragen Sie die Autorität auf den Projektmanager und die Mitglieder des Kernteams.
• Unterstützt das Projektteam für Ressourcen und Sichtbarkeit.
• Sicherstellen des Vorhandenseins und der Unterstützung effektiver Teamwerte, einschließlich Verantwortlichkeit und Transparenz.

• Unterstütze das Team bei außergewöhnlichen Schwierigkeiten.
• Trainiere den Projektmanager.
• Verteidigen Sie das Projektteam gegen organisatorische Eingriffe.

Was passiert, wenn der Executive Sponsor nicht im Bilde ist:

In Ermangelung eines unterstützenden Executive Sponsors fallen alle oben genannten Verantwortlichkeiten auf den bereits überlasteten Projektmanager, der in der Regel nicht über die Bandbreite und das politische Gewicht verfügt. um diese Aufgaben zu erfüllen.

Das Fehlen eines effektiven Sponsors erhöht das Risiko von Projektproblemen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Ausfall, suboptimale Leistung gegen Zeit-, Kosten- und Qualitätsziele und erhöhte Teamturbulenzen.

Einfach gesagt, die Anwesenheit eines effektiven Executive Sponsor ist ein positiver Unterschied für die komplexe Arbeit, unsere wichtigsten temporären und einzigartigen Initiativen zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Angesichts der offensichtlichen Wichtigkeit der Rolle könnte es vernünftig sein anzunehmen, dass die meisten Organisationen ihre Arbeit mit Exekutivsponsoren ernst nehmen. Leider lässt ein bisschen Zeit in der realen Welt etwas anderes vermuten.

Ein Einblick in die Art und Weise, wie unsere Organisationen die Rolle des Exekutivsponsors übernehmen

Als diplomierter Management-Instruktor im Projektmanagement habe ich das Glück, regelmäßig über die Projektmanagementpraktiken der Arbeitgeber meiner Studenten in einem großen Ballungsraum zu lernen. .. Von Fortune 100 Firmen bis hin zu kleinen, unternehmerischen Startups und Non-Profits sind die vertretenen Organisationen ein Querschnitt unserer Wirtschaft. Während es in diesem Zeitalter, in dem die Projektmanagementpraktiken gut etabliert sind, vernünftig wäre zu erwarten, dass die meisten Unternehmen reife Praktiken um die Rolle des Exekutivsponsors zeigen, ist die Situation genau das Gegenteil .

Ein paar nichtwissenschaftliche Ergebnisse meiner jährlichen informellen Umfrage unter MBA-Studenten über die Rolle des Exekutivsponsors in ihren Firmen:

• Im Durchschnitt beschreiben mehr als fünfzig Prozent der Studenten, dass ihre Firma keine formalen Praktiken hat. rund um die Geschäftsleitung.
• Nur wenige Unternehmen verfügen über eine formalisierte Ausbildung oder standardisierte Beschreibung für die Rolle und die Aufgaben des Sponsors.
• Ich habe bis jetzt noch keinen einzigen Studentenbericht erhalten, in dem seine Firma Schulungen für ihre Exekutivsponsoren anbietet.
• Es gibt wenig übereinstimmende Übereinstimmung hinsichtlich der Verantwortlichkeit des Sponsors für den Projekterfolg.
• Wenn die Studenten Projektmanager in ihren Firmen über ihre Zufriedenheit mit der Leistung und Unterstützung ihrer Sponsoren befragen, äußert sich die Mehrheit der Befragten frustriert.

Eine Überprüfung formalisierter Umfragen durch Industrieverbände und private Beratungsfirmen verstärkt die generelle Gültigkeit der Beiträge meiner Schüler.

Und während der gegenwärtige Stand der Praxis des Executive Sponsorings Raum für Verbesserungen lässt, haben die Projektmanager keine andere Wahl, als ihre Initiativen fortzusetzen. Es gibt jedoch einige Schritte, die Projektmanager unternehmen können, um die dringend benötigte Unterstützung von Führungskräften zu rekrutieren.

Fünf Tipps, um die Exekutive für Ihr Projekt zu gewinnen:

1. Rekrutieren Sie einen Sponsor. Wenn Ihr Projekt strategische Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat, entweder direkt für Kunden oder indirekt durch die Ermöglichung effizienter und effektiver interner Aktivitäten zur Unterstützung von Kunden, sollten Sie einen Sponsor gewinnen. Arbeiten Sie direkt mit Ihrem Bericht an den Vorgesetzten oder dem Leiter Ihres Projektmanagementbüros, um die Bedeutung des Projekts zu stärken und um Hilfe zu bitten. Betonen Sie die Rolle und die Verantwortlichkeiten des Sponsors wie oben beschrieben und verweisen Sie auf Industrieforschung, die den Projekterfolg und effektives Sponsoring korreliert.
2. Trainiere deinen Sponsor. Betonen Sie die Rolle als strategisch, nicht taktisch oder als Galionsfigur. Die meisten Führungskräfte kommen in die Rolle eines Sponsors ohne formale Ausbildung oder gar Kontext für ihre Aufgaben. Während Sie in der etwas unangenehmen Rolle der Ausbildung einer Führungskraft sind, werden die meisten dieser Personen Ihren Kontext und Ihre Führung zu schätzen wissen. Die Fragen der Verantwortlichkeit, der Wertsteigerung und des Schutzes des Teams sollten Ihr Hauptaugenmerk bei der Einarbeitung Ihres Executive Sponsors sein.
3. Beteiligen Sie aktiv Ihren Sponsor und binden Sie ihn ein. Die besten Beziehungen zwischen Projektmanager und Executive Sponsor sind sehr interaktiv. Es ist wichtig, dass die beiden Parteien ein klares Kommunikationsprotokoll für die Aktualisierung von Projektaktivitäten sowie für die Kennzeichnung und Reaktion auf Notfälle erstellen. Der Projektmanager sollte den Hauptsponsor ermutigen, von Zeit zu Zeit an Status- oder Teamtreffen teilzunehmen, um echtes Interesse zu zeigen und als aktiver Cheerleader der Organisation für Teamerfolge zu dienen.
4. Bitten Sie Ihren Sponsor um Unterstützung beim Coaching. Es ist immer hilfreich, jemanden zu haben, der mehr Erfahrung hat als Sie beobachten und konstruktives und positives Feedback sowie Coaching zu Ihrer Leistung anzubieten. Lassen Sie Ihren Sponsor wissen, dass Sie diese Eingabe in Ihrem Bemühen zu verbessern begrüßen, und wenn Sie sie erhalten, akzeptieren Sie sie anmutig.
5. Nutzen Sie den Sponsor sorgfältig für die großen Ausgaben . Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Sponsor nicht zu sehr auf taktische Probleme hinweisen oder behandeln. Die höchste und beste Verwendung Ihres Sponsors besteht darin, die Ressourcen zu schützen. Sie fungieren als Sprecher des Projektteams für die breitere Managementgruppe und unterstützen Sie dabei, wesentliche Teamwerte zu stärken. Es ist ein Balanceakt, den der Projektmanager respektieren muss, wenn er den Sponsor in Teamaktivitäten einbeziehen möchte.

Die Quintessenz für jetzt:

Die Rolle des Exekutivsponsors ist eines der wichtigsten Puzzleteile für den Erfolg von Projektinitiativen. Erfolgreiche Projektmanager verstehen, wie wichtig diese Rolle ist, und arbeiten daran, die Unterstützung von Führungskräften auf der richtigen Ebene und Intensität zu erhalten. Wenn die Rolle des Sponsors abwesend oder vage ist, nehmen Sie es auf sich selbst, um Ihre Executive Sponsors zu rekrutieren und auszubilden, um Sie, Ihr Team und Ihre Firma für den Erfolg zu unterstützen.