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Vor ein paar Jahren, als ich ein sehr kleines Zwei-Personen-Boot auf einem Binnensee segelte, machte ich eine Reihe von Fehlern, die dazu führten, dass das Boot in Zeitlupe umkippte. Über einen längeren Zeitraum erkannte ich die Implikationen meiner Fehler und fühlte mich machtlos, etwas gegen die Situation zu unternehmen. Ich war für ein Eintauchen und eine Portion Demut.
Es war ein wenig beunruhigend, dass meine ahnungslose Teilnehmerin, meine Tante, auch auf ihrer Jungfernfahrt in einem Schiff landete, das ich als unfähig bezeichnet hatte, zu kippen.
Als wir im warmen Wasser herumtauchten, sicher in unseren Rettungswesten gespannt, lachten wir beide über die plötzliche Situation, in der sich nun der Mast des Segelbootes im Schlamm befand. Nachdem ich mich von meinem Missgeschick erholt und zusätzliches Wissen und Erfahrung gesammelt hatte, erkannte ich, dass ich leicht Anpassungen am rechten Boot vornehmen und unsere Reise ungehindert und ein wenig trockener fortsetzen konnte.
Nahezu jeder erfahrene Projektmanager oder Projektteamteilnehmer hat eine analoge Situation durchlebt, in der die Umstände zusammenlaufen, um die Initiative zu kippen und den Mast fest in den Schlamm zu stecken, wobei die Leute herumschweben und sich fragen, was passiert ist. .. Die Herausforderung für uns alle besteht darin, unsere kritischen Fehler rechtzeitig zu erkennen und ihnen zu begegnen, bevor wir einen Punkt erreichen, an dem es keine Erholung gibt. Dieser Artikel bietet eine Anleitung für Projektprofis, die 5 großen Probleme rückgängig zu machen, die drohen, zu viele Projekte in den See zu stürzen.
1. Purpose Drift
Über den Executive Sponsor, den Projektmanager und ein paar Kernteammitglieder hinaus denken die meisten Einzelpersonen und Arbeitsgruppen nicht viel über den allumfassenden Zweck des Projekts auf einer täglichen Basis nach. Sie konzentrieren sich auf ihre Arbeitsaufgaben, Termine und die Probleme und Hindernisse vor ihnen, und das große Ganze verschwimmt im Hintergrund ihrer Arbeit.
Der Verlust des Blicks auf den Zweck sät den Samen einer Vielzahl von Problemen, einschließlich Motivation, Moral, Qualität, Kreativität und Innovation.
Um die Drift abzulenken, bemühen Sie sich, diesen kritischen Kontext für alle Projektteilnehmer transparent zu halten. Einige Projektmanager überprüfen den Zweck zu Beginn jedes Status- oder Meilenstein-Überprüfungstreffens. Andere engagieren ihre Kernteammitglieder, um die Arbeitsteams regelmäßig zu informieren. Zweck wird hervorgehoben, um Kontext für die Notwendigkeit zu finden, kreative Lösungen für ärgerliche Dilemmata zu finden. Ein Team, mit dem ich zusammengearbeitet habe, enthielt die Projektzweckerklärung an der Spitze jedes Projektdokuments. Unabhängig von der Taktik, die verwendet wird, um den Zweck zu verstärken, finden leistungsfähige Projektteams einen Weg, um fast jeden Tag einen kritischen Kontext in die Arbeit der Teammitglieder zu bringen.
2. Kundenverwirrung
Ein enger Verwandter der Zweckabweichung, Verwirrung über den wahren Kunden für die Initiative trägt zu allen möglichen destabilisierenden Problemen bei. Ermitteln Sie für Projekte, bei denen der Kunde greifbar und verfügbar ist, eine Möglichkeit, den Kunden regelmäßig in das Team einzubeziehen. Bauen Sie den Kunden in wichtige Entscheidungsfindungsschritte ein und fordern Sie auf dem Weg die Bereitstellung von Ergebnissen an. Wenn der Kunde nicht anwesend sein kann, bringt ein Team, dem ich begegnete, ein ausgestopftes Tier als Stellvertreter zum Meeting.
Wenn eine Entscheidung verlangt wird, zeigen die Teammitglieder aktiv auf diesen Kundenvertreter und fragen: "Was braucht er wirklich? "Wenn sie die Antwort nicht selbstsicher beschreiben können, ist der eigentliche Kunde damit beschäftigt, zusätzlichen Kontext bereitzustellen.
Bei Initiativen, bei denen das Projekt eine größere Gruppe oder Zielgruppe ist, muss der Kunde (oft ein Marketingteammitglied) verantwortlich sein für den Aufbau und die Kommunikation der Kundenpersönlichkeit mit den wichtigsten Herausforderungen, die die Initiative lösen soll. dieses Publikum. Dieser Schritt wird üblicherweise umgangen oder kurzzeitig durchgeführt, was unweigerlich zu nachgelagerten Problemen bei der Priorisierung, dem Kriechen des Umfangs und anderen Krankheiten führt, die praktisch sicherstellen, dass der Mast im Schlamm stecken bleibt.
3. Scope Creep
Wie auch das Phänomen des Screeck Creep in der Projektliteratur dokumentiert ist, bleibt es in unseren Organisationen und in unseren Projektinitiativen epidemisch.
Es bedarf unglaublicher Disziplin seitens des Projektmanagers und des Executive Sponsors, um die Drift und Ablenkung zu minimieren, die sich aus der Integration von guten, aber unkonventionellen Einsichten und Ideen ergibt.
Während der Geltungsbereich nicht notwendigerweise eisern ist, muss eine Änderung des erwarteten Outputs des Projekts nur im Kontext des wahren Zweckes des Projekts und der Bedürfnisse des Kunden berücksichtigt werden. Und denken Sie daran, Kunden werden immer "Ja" zu mehr Funktionen sagen, wenn in Wirklichkeit das Projektteam sich auf die zu lösenden Probleme konzentrieren und beurteilen muss, ob die Bereichsänderung für diese Ursache wesentlich ist. Bauen Sie den Prozess auf, um die Bereichsänderungen durch die richtigen und sehr engen Filter zu bewerten, oder riskieren Sie, zu einer nachgelagerten Umkippung Ihrer Initiative beizutragen.
4. Verwirrung um die Teamstruktur
Die alte Abbot- und Costello-Komödienroutine "Wer ist zuerst dran", wo die beiden sich in einem ausgedehnten Geplänkel austauschen, das Verwirrung über Rollen und Positionen im Baseball auf der Basis von Aussagen und nicht von Fragen darstellt ( Who ist an erster Stelle … eine Tatsache, jemand namens Was an zweiter Stelle steht und ein anderer Charakter, ich weiß nicht , ist Dritter), unterstreicht zu viele Teamsituationen. In der Literatur und in der Studie von Teams ist eine der häufigsten Krankheiten von Teams mit schlechter Leistung die Verwirrung darüber, wer wirklich involviert ist und was ihre Kernaufgaben und Verantwortlichkeiten für die Initiative sind.
In jedem Fall, in dem ich auf ein leistungsstarkes Projektteam gestoßen bin, wurden große Anstrengungen unternommen, um die Teammitgliedschaft zu etablieren und Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren.In einigen Teams legen die Mitglieder individuelle Charterdokumente fest, in denen Kernverantwortlichkeiten und Verantwortlichkeiten dargelegt werden, und sie stellen sicher, dass diese Dokumente sichtbar und für jedermann sichtbar und überprüfbar sind. Andere Polizeieinheiten grenzen sorgfältig ab, um sicherzustellen, dass die Mitgliedschaft nicht fließend ist, wenn Einzelpersonen zufällig hinzukommen oder sie verlassen.
Ein Teil der Teamstruktur sorgt auch für Klarheit über die Rolle des Führers. Ein Projektmanager, dem ich begegnete, verwendet die Frage: "Wenn diese Initiative vorbei ist, was werden Sie dann sagen? "Diskussion über ihre Rolle als Führungskraft einzuleiten. Sie übersetzt die Eingaben von Teammitgliedern in eine Stellenbeschreibung mit Verantwortlichkeiten und veröffentlicht diese dem gesamten Team.
5. Werte-Defizit
Meine letzte destabilisierende Kraft konzentriert sich auf die Werte oder deren Fehlen in vielen Teams. Ein Satz gut definierter Werte beschreibt das erwartete Verhalten für alle Teamteilnehmer. Die Werte definieren Rechenschaftspflicht und die Erwartungen an Probleme der Problemlösung, Beilegung von Meinungsverschiedenheiten, Vorschlagen von Innovationen und Navigieren in den Hürden der Zusammenarbeit.
Effektive Projektmanager arbeiten mit ihren Teammitgliedern und dem Hauptsponsor zusammen, um Werte zu klären und zu kodifizieren und sie für alle sichtbar zu machen. Sie konzentrieren sich auch darauf, die Werte täglich zu stärken oder zu leben. Indem sie die richtigen Verhaltensweisen modellieren, helfen sie, die Werte tief in die Teamkultur einzubetten. Es ist zwar ideal, zu Beginn der Initiative klare Teamwerte festzulegen, dies kann jedoch später im Prozess erfolgen, um einer Gruppe zu helfen, die außer Kontrolle gerät.
Das Wichtigste für jetzt:
Es gibt unzählige destabilisierende Einflüsse, die Ihr Projekt in den metaphorischen See und den Schlamm verwandeln können, aber die fünf oben genannten sind die Hauptursachen potentiell riesiger Probleme. .. Wenn Sie spüren, dass Ihr Projektteam in Zeitlupe kippt, lohnt es sich, jedes dieser Probleme zu überdenken und ein unangenehmes Ergebnis zu vermeiden.
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