Export Versanddokumentation: Exportverkauf

Sie müssen die Versandvereinbarungen, die Sie für Ihren internationalen Kunden treffen, sorgfältig dokumentieren. Sie möchten, dass Ihr Exportverkauf ein voller Erfolg wird, und das ist eine kritische Phase. Die Dokumentation zu einer Transaktion folgt demselben Muster wie bei einem Inlandsverkauf. Wenn Sie Ihre Widgets (oder wie in diesem Fall "Haarbürsten") an Ihre Kunden in der ganzen Stadt verkaufen, stellen Sie sie in Rechnung, richtig? Das ist, wo Sie mit Ihrem Überseekunden beginnen.

Manchmal hat Ihr lokaler Kunde besondere Anforderungen an die Bestellung, wie zum Beispiel eine Packliste oder spezifizierte Außenmarkierungen für jeden ausgelieferten Karton. Ihre Exporttransaktion hat auch spezielle Dokumentationsanforderungen. Diese variieren je nach Bestimmungsland und Versandart.

Wenn Sie sich für einen Spediteur oder ein Logistikunternehmen entschieden haben, das schon einmal einen Versand Ihres Produkttyps durchgeführt hat, sollten Sie sich über die aktuellen Dokumentationsanforderungen auf dem Laufenden halten.

Zum Beispiel erstellt die Export-Deklaration (SED) des alten Versenders, die jetzt als elektronische Exportinformation (EEI) bezeichnet wird, US-Exportstatistiken und erzwingt US-Exportgesetze. Die EEI muss mit Sendungen aus den USA, Puerto Rico oder den Jungferninseln der Vereinigten Staaten nach Übersee geschickt werden; zwischen den USA und Puerto Rico; und von den USA oder Puerto Rico zu den US Virgin Islands. Nicht alle Sendungen benötigen EEI.

Deshalb ist ein Spediteur praktisch, weil er Sie entsprechend beraten kann.

Wenn eine Sendung von Waren zum Beispiel mehr als 2 500 US-Dollar wert ist und von demselben Exporteur an denselben Tag an denselben Empfänger gesendet wird, ist die Einreichung von EEI erforderlich. Wenn eine Sendung unabhängig vom Wert eine Genehmigung oder Exportlizenz erfordert, müssen Sie EEI einreichen.

Was kann beim Erstellen einer Exportdokumentation schiefgehen?

Wenn Sie nicht achtsam sind, viel. Achtsam bedeutet, dass Sie möglicherweise nicht über die Regeln und Vorschriften Bescheid wissen und nicht vorsichtig genug sind (z. B. Tippfehler oder die Eingabe von Informationen in die falschen Felder). Shipping Solutions hat sechs Dinge herausgebracht, die bei der Erstellung von Exportdokumenten schiefgehen können. Hier ist ein Blick auf ihre Liste, aber ich schlage vor, dass Sie die Website besuchen, um tiefer in jedem Punkt zu erkunden.

1. Falsche Kontakt-, Verpackungs- und Zahlungsinformationen.
2. Falsche Klassifizierung von Waren.
3. Falscher Wert.
4. Falsche Produktbeschreibung.
5. Die falsche Person mit gefährlichen Formularen ausfüllen lassen.
6. Falsch angenommen, dass Ihre Waren für Vorzugstarife in Frage kommen.

Quelle: 6 Dinge, die bei der Erstellung von Exportdokumenten schief gehen können

Egal, nehmen Sie immer die Initiative und stellen Sie Ihrem Spediteur oder Ihrer Logistikfirma viele Fragen.Nutzen Sie ihr Fachwissen zu Ihrem Vorteil, damit Sie keine der oben erwähnten teuren Fehler machen.

In neun von zehn Fällen benötigen Sie die folgenden grundlegenden Dokumente, um einen Exportverkauf abzuschließen:

1. Handelsrechnung (siehe "Vorbereitung einer Handelsrechnung").
2. Packliste.
3. Ursprungszeugnis (wie gezeigt und wo zutreffend - siehe "Herkunftslandzertifikat").
4. Drei (3) Original-Luft- oder Seefrachtbriefe und Kopien.
5. Zahlungsinstrument (siehe "Zu berücksichtigende Faktoren bei der Auswahl einer Exportzahlungsmethode"). Ihre Lieferbedingungen beeinflussen, wie und wann Sie bezahlt werden. Incoterms führen Sie, wenn das Risiko besteht und wie die Kosten zwischen Verkäufer und Käufer aufgeteilt werden.
6. Andere wichtige relevante Dokumente, die für einige Bestimmungsorte und einige Waren erforderlich sind: Kopie der Proforma-Rechnung, Inspektionszertifikat, konsularische Rechnung, Import- oder Exportlizenz, Versicherungszertifikat, Dock- und Lagerquittungen, Gesundheitsbescheinigungsbescheinigung und IATA-Bescheinigung von nicht beschränkten Artikeln oder für gefährliche Güter.

UPS bietet beispielsweise eine Vielzahl von Formularen (z. B. Handelsrechnung, Packliste, NAFTA-Ursprungszeugnis, US-Ursprungszeugnis und elektronische Ausfuhrinformationen) für internationale Sendungen an.

Wir werden jedes Dokument an dieser Stelle im Laufe der Zeit gründlich überprüfen, damit Sie es sich gut vorstellen können. Es gibt Softwareprogramme, die Ihre Exportdokumente elektronisch ausführen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, denken Sie vielleicht darüber nach, eines zu installieren oder sich sogar um die Verwendung eines ausgefeilten Logistikunternehmens zu kümmern, das diese Funktion als Teil seiner weltweiten Serviceleistung anbietet.