Video: Onboarding - So gestalten Sie die ersten Tage im neuen Job optimal 2025
Die meisten Veranstaltungsorte sind an den Druck gewöhnt, der mit der Koordination mehrerer Ereignisse in kurzer Zeit einhergeht. Schließlich hängt ihr Geschäft davon ab, dass sie qualitativ hochwertigen Service bieten, und jede Veranstaltung ist eine Gelegenheit, ihre Fähigkeiten sowohl den Veranstaltungsplanern als auch den Teilnehmern zu präsentieren. Die kritischste Zeit kommt jedoch, bevor die Show beginnt, wenn der Kunde zum Einrichten in den Bankettsaal kommt. In diesem Moment wird der Ton für den Rest des Tages festgelegt.
Dies ist eine Lektion, die ich als Veranstaltungskoordinator schnell gelernt habe. Später entwickelte ich eine eigene Setup-Checkliste, um die Kunden während der stressreichen Einrichtungsphase zufrieden (und besetzt) zu halten.
Halten Sie Ihre Karren bereit
Das erste, was Ihr Kunde tun möchte, ist das Auspacken aller Event-Artikel aus seinem Fahrzeug. Dies kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere wenn die Parkplatzsituation schwer zu navigieren ist. Stellen Sie sich vor, jemand läuft mit einer Ladung schwerer Kisten in Ihre Halle - was ist das erste, wonach er sucht? Die Antwort ist natürlich ein Wagen, oder irgendetwas anderes, das ihre Last erleichtern und die ominöse Arbeit des Entladens bedeutend erleichtern wird. Es ist ein einfacher Weg, die Carts zur Verfügung zu haben, wenn sie in der Halle laufen, damit sie sich "erleichtert" fühlen, indem sie einfach auftauchen.
Vorbereiten der Registrierungstabellen
Als Nächstes in der Liste der Dinge, die für die meisten Kunden erledigt werden müssen, wird die Registrierung eingerichtet. Dies bedeutet, dass Ihr Veranstaltungsort vor der Ankunft alle Registrierungskomponenten besser hat.
Das umfasst alle Tische, Stühle, Elektro- und Sockelleisten. Die Organisation von Namensschildern und Check-in-Materialien wird für die Veranstaltungsplaner viel Zeit in Anspruch nehmen, und sie sollten nicht auf Sie warten müssen, um diese einfachen Dinge für die ersten Schritte zu erhalten.
Alle Tische und Bettwäsche einstellen
Die Einstellung aller Tische und Stühle im Veranstaltungsraum kann natürlich einige Zeit in Anspruch nehmen.
Wenn Sie von einem früheren Ereignis abkommen, haben Sie dem Kunden im Voraus mitgeteilt, wann mit der Einstellung aller Raumkomponenten zu rechnen ist. Wenn Ihr Kunde in einen Raum mit Dutzenden von Arbeitern kommt, die versuchen, Tische und Stühle auseinander zu nehmen, geraten sie in Panik. Im Idealfall wird Ihr Betriebsteam alles mit Tischdecken einrichten lassen, damit die Planer mit der Platzierung von Mittelstücken, Auktionsgegenständen usw. beginnen können.
Alle Beschilderungen frühzeitig erhalten
Nur weil der leitende Planer weiß, wie man im Gebäude navigiert Das heißt nicht, dass ihre Support-Crew das tut. Sie können jede Menge unnötigen Aufwand ersparen, indem Sie die Beschilderung innerhalb Ihres Gebäudes aktualisieren, sobald die Einrichtungsphase beginnt. Denken Sie daran, dass Anbieter wie Floristen und DJs auch wissen müssen, wohin sie gehen sollen. Dies sind alles Dinge, die Sie vor dem Event-Termin mit Ihrem Kunden besprechen müssen, aber Sie müssen auch auf den großen Tag achten.
Rezensionen von BEO und Rechnungen
Sie haben diese Dokumente wahrscheinlich mehrmals an den Tagen vor der Veranstaltung per E-Mail versandt, aber es schadet nie, sie ein letztes Mal zu überprüfen. Obwohl die Einrichtungszeit hektisch ist, müssen Sie sich 15 Minuten Zeit nehmen, um diese Dokumente zusammen zu betrachten. Veranstaltungskoordinatoren sollten ein Paket für ihren Kunden bereithalten, das das BEO, das Raumdiagramm und die voraussichtliche Rechnung enthält.
Nur wenige erfahrene Planer werden die Gelegenheit nutzen, um diese kritischen Arbeiten zu überprüfen.
Einführungen
Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Mitglieder Ihres Teams zu einer formellen Einführung zu Ihrem Kunden bringen. Diese Liste enthält den Catering-Manager, Bankett-Kapitän, Operations Supervisor und Audio / Video-Koordinator. Denken Sie im Namen Ihres Kunden, wenn Sie das Team vorstellen. Gibt es Details, die mit Ihrem Management-Team persönlich besprochen werden sollten? Ein kurzes Gespräch zu beginnen ist ein effektiver Weg, um hervorzuheben, wer für jeden Bereich verantwortlich ist.
Diese kurze Checkliste der Event-Setup-Elemente wird einen großen Beitrag dazu leisten, Ihren Kunden bei der Ankunft glücklich zu machen. Als Hauptvertreter für Ihren Veranstaltungsort ist es immer am besten, den Kunden Ihre Handynummer zu geben, falls etwas schief geht, während Sie in Ihrem Büro arbeiten.
Denken Sie daran, dass sie frustriert werden könnten, wenn sie etwas brauchen, aber sie werden noch mehr frustriert sein, wenn sie niemanden finden können, der ihnen hilft!
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Die Auswahl des besten Veranstaltungsortes kann entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung sein. Die folgende 8-Schritte-Roadmap wird Sie durch den Prozess der Veranstaltungsplanung führen.
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