Fee Strukturen für Event Planning Unternehmen

Unabhängig davon, ob Sie ein Event-Planning-Geschäft für gesellschaftliche Veranstaltungen, Geschäftsveranstaltungen oder eine Kombination aus beidem starten, sollte sich jeder, der über sein eigenes Geschäft nachdenkt, sicher Sorgen darüber machen, einen fairen Tarif für Dienstleistungen zu etablieren. Es ist wichtig zu wissen, wie man Dienstleistungen in Rechnung stellt.

Leider ist die Antwort nicht einfach. Es gibt mehrere Faktoren, die bei der Bestimmung der eigenen Rate eine Rolle spielen, einschließlich der Betriebsausgaben, Gehälter und Gewinne der Veranstaltungsplanung.

Die Realität sieht so aus, dass die Preise davon abhängen, wo Sie Ihr Unternehmen betreiben, welche Arten von Projekten Sie annehmen und was der Markt bereit ist zu zahlen.

Das hängt auch von Ihrem Zielmarkt ab. Das heißt, Ihr Kunde oder Interessent hat ein Zielbudget im Auge, und Ihre Services müssen innerhalb dieser Parameter wettbewerbsfähig sein.

Ways Event Planer strukturieren ihre Gebühren

Trotzdem, wenn Sie ein Teilzeit- oder sogar Vollzeitgeschäft anfangen wollen, gibt es ungefähr fünf Möglichkeiten, Ihre Veranstaltungsgebühr zu strukturieren und Ihre Gebühren anzugeben. zu Ihren Kunden:

• Pauschalprovision
• Stundensatz
• Stundensatz
• Stundensatz zuzüglich Stundensatz
• Provisionssätze

Nehmen wir für die folgenden Erläuterungen und Beispiele an, Sie möchten Verdiene durchschnittlich 75 $ pro Stunde für deine Dienste.

Gebühren basierend auf einer Flat Project Rate

Viele Kunden bevorzugen es zu wissen, wie viel ein Projekt kostet, einschließlich aller Gebühren. Um dies anbieten zu können, müssen Sie als Veranstaltungsplaner eine Pauschalgebühr festlegen und festlegen, welche Leistungen für diesen Betrag gedeckt sind.

Dadurch wird die Verantwortung für die Verwaltung eines Budgets direkt auf Sie, den Planer, gelegt und erfordert die Vorwegnahme einer Vielzahl von Szenarien, in denen sich die Umstände ändern können. In diesem Szenario kann der Kunde direkt mit dem Veranstaltungsplaner einen Vertrag abschließen, um alle Logistik-, Catering-, Veranstaltungsort-, Unterkunftskosten usw. zu koordinieren.

Pauschale Projektgebühren werden typischerweise für verpackte Veranstaltungen verwendet, wie sie bei Sportmarketing-Programmen gefunden werden. kann auf einer Pro-Person-Basis mit vielen Bestimmungen und Einschränkungen berechnet werden.

Nehmen Sie zum Beispiel an, dass Sie angestellt werden, um eine eintägige historische Stadtrundfahrt für 15 Gäste zu organisieren. Ihr Kunde möchte, dass Sie eine Pauschalgebühr für den Transport, einen privaten Reiseführer, Mittagessen und alle Eintrittsgebühren für Veranstaltungsorte angeben; Sie bittet jedoch auch darum, dass Sie eine Aufschlüsselung aller Ausgabenposten auf hoher Ebene bereitstellen.

In diesem Szenario müssen Sie die Kosten aller Services, einschließlich Ihrer Zeit, verhandeln / berechnen und einen Gesamtbetrag für die Kosten angeben. Es liegt in der Verantwortung / im Risiko des Veranstaltungsplaners, die erforderlichen Einlagen zu identifizieren, alle Services zu bezahlen und die Verantwortung für alle Servicevereinbarungen zu übernehmen.

Gebühren basierend auf einem Prozentsatz der Ausgaben

Im Durchschnitt sollten sich die meisten qualifizierten Veranstaltungsplaner mit der Erhebung von 15-20% der Gesamtkosten einer Veranstaltung als Teil ihrer Gebühr wohl fühlen.Abhängig von der Komplexität des Programms und der Zeit, die für die Planung und Ausführung einer Veranstaltung erforderlich ist, reicht dies manchmal aus, um die gesamten Kosten und die Gewinnquelle eines Planers abzudecken.

Nehmen Sie zum Beispiel an, dass Sie gemietet werden, um ein privates Abendessen in einem exklusiven Restaurant für 40 Gäste mit einem Durchschnitt von 175 $ pro Person zu organisieren.

Nehmen wir an, dass Sie insgesamt 15 Stunden brauchen, um sich mit Ihrem Kunden zu treffen, zu planen, zu besuchen und alle Folgemaßnahmen zu dieser Veranstaltung abzuschließen. Wenn Sie eine Rate von 18% der Gesamtkosten berechnen, verdienen Sie nur etwas mehr als Ihre angestrebte Stundensatz von $ 75 / Stunde:

$ 175 x 40 Gäste = $ 7, 000 x 18% = $ 1, 260
15 Stunden x $ 75 / Std. = $ 1, 125

Wenn der Kunde für alle Services direkt mit Ihnen Verträge abschließt, würde die Zwischensummen-Eventualgebühr für den Kunden insgesamt $ 8, 260 betragen.

Gebühren basierend auf dem Stundensatz

Einige Kunden ziehen es vor, dass der Veranstaltungsplaner einen Stundensatz für Dienstleistungen angibt und die Gesamtzahl der Stunden für die Verwaltung und Ausführung eines bestimmten Kundenprogramms veranschlagt. Es mag ähnlich aussehen wie die Projektpauschale, aber es bietet beiden Seiten mehr Flexibilität, um sich an die Veränderungen anzupassen, die auf dem Weg dorthin nötig sein könnten.

Viele Business-Event-Planer werden stündlich für Dienstleistungen bezahlen. Es ermöglicht einem Kunden zu wissen, wie viel es kosten wird, seine Dienste zu mieten und ihm zu ermöglichen, ein angemessenes Budget zu berechnen. Häufig ist der Grund dafür, dass der Kunde unerwartete Ausgaben besser handhaben möchte.

Denken Sie immer daran, die Parameter sorgfältig um die Erwartungen zu definieren, damit sich beide Parteien darüber einig sind, welche Dienste bereitgestellt werden. Als Veranstaltungsplaner sollten Sie einen Verweis auf die Abrechnung für alle möglicherweise anfallenden angemessenen Geschäftsausgaben einfügen.

Einige Event-Planer können Betriebskosten wie Versand, Mietwagen und andere Ausgabenposten um bis zu 15-20% erhöhen, während andere dies nicht tun. Wenn Sie dies tun, sollten Sie solche Preisaufschläge offenlegen und im Voraus eine Vereinbarung mit Ihrem Kunden treffen.

Wenn es um stündliche Veranstaltungsplanungsraten geht, ist es auch wichtig zu bestimmen, wie oft Sie Ihre Zeit in Rechnung stellen können.

Angenommen, ein Kunde stellt Sie im Oktober ein, um im März ein eintägiges Seminar zu organisieren. Ihre Dienste werden beauftragt, den Veranstaltungsort, Catering-Service, A / V zu beschaffen und zu verhandeln und zur Inhaltserstellung für eine begrenzte Anzahl von Kommunikationselementen beizutragen (dh Einladungen, Tagesordnung, Bewertungsformulare usw.).

Ihr Kunde stellt Sie auch für die Verwaltung vor Ort ein. Sie legen im Voraus eine Vereinbarung fest, dass Sie identifizierte Services zu unterschiedlichen Zeiten in Rechnung stellen und Rechnungen für alle bisher ausgeführten Services wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich einreichen.

Im Rahmen dieser Vereinbarung sollten Sie und Ihr Kunde eine detaillierte Arbeitsbeschreibung ausarbeiten, die die erwarteten Verantwortlichkeiten beider Parteien enthält. Dann können Sie ein Gesamtbudget von so vielen Stunden zuzüglich angemessener Ausgaben schätzen (seien Sie sich darüber im Klaren, was diese Details beinhalten können).

Gebühren basierend auf Prozentsatz der Kosten plus Pauschalgebühr / Stundensatz

Manchmal werden Sie eingestellt, um eine Veranstaltung zu organisieren, und aus irgendeinem Grund bevorzugt der Kunde eine Rate, die auf einem Prozentsatz der Ausgaben basiert. Dies reicht jedoch nicht aus, um die Kosten für Ihre Gesamtzeit und Dienstleistungen zu decken. In diesen Situationen ist es sinnvoll, Ihre Gebühren in zwei verschiedenen Kategorien zusammen zu kassieren.

Beispiel: Ein Client beauftragt Sie mit der Organisation von Ereignissen, die mit einer Konferenz verknüpft sind. Ihre Aufgabe ist es, zwei private Abendessen und einen Golfausflug mit jeweils 50 Gästen zu organisieren. Die Gesamtkosten für diese kombinierten Veranstaltungen belaufen sich auf etwa 20.000 US-Dollar, erfordern jedoch etwa 60 Stunden Ihrer Zeit, und die Komplexität dieses Projekts kann eine höhere Gewinnspanne rechtfertigen. Wenn Sie dies berücksichtigen, können Sie mit folgenden Berechnungen zu Ihrer endgültigen Pauschalgebühr + Stundensatz kommen:

Prozentsatz der Kostenschätzung:
$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600

Stundensatzschätzung: < 60 Stunden x $ 75 / Std = $ 4, 500
Stündliches Defizit:

$ 900 Wenn Sie wie im obigen Beispiel zu einem Defizit kommen, können Sie 15 Stunden für die Verwaltung der Logistik angeben. von mehreren externen Anbietern. Ihr Angebot kann dann Folgendes widerspiegeln:

Zwischensumme Event-Kosten:

$ 23, 600 Pauschalgebühr:
$ 1, 125 (basierend auf 15 Stunden bei $ 75 / Std.) In diesem Szenario Sie müssen sorgfältig feststellen, dass Sie Ihre Arbeitsstunden angemessen eingeschätzt haben (ein Konto zur Deckung nicht standardmäßiger Betriebsausgaben wie persönliche Reisen). Wie zu erwarten, sind nur wenige Kunden froh, später höhere Ausgaben zu sehen, es sei denn, es liegen berechtigte Gründe vor.

Gebühren basierend auf provisionsfähigen Gebühren

Eine andere Möglichkeit, dass Veranstaltungsplaner Gebühren für Dienstleistungen erheben können, ist die Sicherung des Veranstaltungsraums durch Veranstaltungsorte, die eine provisionsfähige Gebühr anbieten. Hierbei handelt es sich um Gebühren, die Reisebüros normalerweise für die Buchung von Tickets, Hotelzimmern und anderen Transportmitteln zahlen.

Zum Beispiel können viele Hotels eine provisionsfähige Rate bis zu 10% für Gästezimmer und andere Ausgaben verlängern.

Obwohl einige Event-Planer für sich selbst provisionspflichtige Raten als Einkommensquellen nutzen, stellen Savvier-Kunden möglicherweise die Loyalität des Event-Planers in Frage, wenn es sich um provisionsfähige Raten handelt. Aus diesem Grund werden viele erfahrene Planer jede Planungsauswahl einschränken, die eine provisionsfähige Rate enthält, oder nicht provisionsfähige Preise für ihre Programme aushandeln und diese Einsparungsquelle direkt an das Endergebnis ihres Kunden weitergeben.

Darüber hinaus können sich einige Kunden darüber im Klaren sein, dass provisionsfähige Tarife existieren und erwarten nicht, dass ihre externen Berater eine der anderen identifizierten Abrechnungsmethoden in Rechnung stellen und trotzdem eine provisionspflichtige Rate zahlen. Im Allgemeinen wird es von vielen Veranstaltungsplanern nicht als gute Form angesehen, ihre Einnahmequelle auf diese Weise zu "verdoppeln".

Wenn Sie Provisionssätze akzeptieren, sollten Sie Ihre Kundengebühren für Ihre Services nicht mit alternativen Abrechnungsmethoden berechnen.

Es gibt Szenarien, in denen provisionsfähige Tarife am sinnvollsten sind, z. B. eine kleinere gemeinnützige Organisation oder Vereinigung, die Ihre Dienste für ein Mitgliedschaftsereignis oder eine Besprechung einstellt. Der Großteil der Gebühren wird direkt von den Teilnehmern und nicht von der Organisation bezahlt. ..

Ein anderes Szenario kann sein, wenn Ihr Kunde Kundengeschenke von Ihnen kauft und Sie auch Werbeartikel-Vertriebsdienste anbieten können. In diesem Fall verhandeln Sie einfach für die Werbeartikel und belasten Sie nicht stundenweise mit Ihren Dienstleistungen, es sei denn, Ihrem Kunden sind alle Kosten im Voraus bekannt.