Was sind Unternehmensaufzeichnungen?
Unternehmensaufzeichnungen sind jene Aufzeichnungen, die ein US-Unternehmen aufbewahren muss, um nachzuweisen, dass es in der vom Internal Revenue Service geforderten Weise funktioniert und den Gesetzen des Staates entspricht, in dem das Unternehmen Unternehmensbereich).
Warum sind Unternehmensaufzeichnungen notwendig?
Unternehmensnachweise sind erforderlich, um nachzuweisen, dass die Gesellschaft ordnungsgemäß funktioniert, wie es vom Internal Revenue Service gefordert wird, um zu zeigen, dass die Gesellschaft eine separate Einheit ist, und um den Unternehmensschutz vor Haftungsansprüchen zu schützen.
Was ist ein Corporate Records Book?
Einige Unternehmen verfügen über ein Geschäftsbuch, das alle erforderlichen Dokumente enthält. In anderen Fällen werden die Unternehmensunterlagen online oder in einem Aktenschrank aufbewahrt. Die Aufzeichnungen sollten sich an einem Ort befinden und verfügbar sein, wenn der Internal Revenue Service Ihr Unternehmen prüft.
Sie können Ihre Unternehmensdatensätze auch "in der Cloud" speichern. Diese Datensätze können jedoch vertrauliche Informationen und proprietäre Prozesse enthalten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Server sicher ist. Susan Ward, Small Business-Canada Expert, hat einen großartigen Artikel über Dokumentenmanagement, der Ihnen bei diesem Projekt helfen kann.
Wie entstehen Firmenrekorde? Wer hält die Unternehmensdaten?
Unternehmensaufzeichnungen werden vom Vorstand Ihrer Gesellschaft erstellt. Der Vorstand erstellt Dokumente wie die Satzung Ihres Unternehmens und Jahresberichte. Der Vorstand erstellt und bearbeitet auch Dokumente wie Anträge und Protokolle während der Vorstandssitzungen.
Der Unternehmenssekretär ist normalerweise dafür bestimmt, alle Unternehmensunterlagen zu führen. Natürlich müssen alle Datensätze signiert sein, und alle Aktionen müssen dokumentiert sein. Wenn das Unternehmen Aktienanteile besitzt, verfolgt der Unternehmenssekretär (normalerweise das Büro dieser Person) die Bestandsaufzeichnungen.
Der Unternehmenssekretär ruft auch bei jeder Vorstandssitzung an, welche Vorstandsmitglieder anwesend und abwesend sind.
Führen von Aufzeichnungen von Vorstandsbeschlüssen
Unternehmensvorstände genehmigen allgemeine Richtlinien und Beschlüsse (Entscheidungen), und sie beteiligen sich nicht an der alltäglichen Entscheidungsfindung des Unternehmens. Eine der wichtigsten Aktivitäten eines Unternehmensvorstands ist es, Beschlüsse zu fassen. Beschlüsse sind im Grunde Dokumente, die Entscheidungen des Vorstandes aufzeichnen. Unternehmensbeschlüsse können in vielen Angelegenheiten gefasst werden, darunter:
- Aufzeichnungen über die wichtigsten Transaktionen des Unternehmens
- Genehmigungen von Verträgen
- Aufzeichnungen über den Verkauf oder Kauf von Immobilien (Grundstücke und Gebäude)
- Einstellung oder Entlassung von große Anzahl von Mitarbeitern
- Expansion in einen neuen Markt oder einen neuen Standort
Alle diese und weitere Entscheidungen müssen aufgezeichnet werden.
Welche anderen Aufzeichnungen sollten enthalten sein?
- Ihre Satzung und alle Artikel zur Änderung dieses Dokuments. Diese Artikel sind bei Ihrem Staat hinterlegt, aber Sie benötigen immer noch eine Kopie des Originals und aller Änderungen.
- Unternehmensstatuten. Die Satzung ist die Leitlinie für die Arbeit des Konzernvorstands. Die Satzung enthält die Pflichten von Unternehmensbeauftragten, Informationen über das Jahrestreffen und wie der Vorstand Richtlinien und Abstimmungen festlegt.
- Protokoll aller Aktionärs- und Direktorenversammlungen, einschließlich der Jahrestagung
- Jahresberichte
- Ein Aktienregister zur Verfolgung von Aktiengeschäften und Aktienbesitz.
- Gesellschafts- und Steuerbeschlüsse
- Entschließungs- und Ernennungsbeschlüsse
- Vorstandsbeschlüsse über Interessenkonflikte
- Beschlüsse für Kredite an und von der Gesellschaft
- Beschlüsse über Leistungen an Arbeitnehmer und Vorsorgepläne
- Aktiendividendenbeschlüsse
Folgen Sie dem Staatsgesetz beim Erstellen Ihres Forums und beim Führen von Aufzeichnungen
Wenn Sie Ihr Unternehmen gründen, müssen Sie sich mit Ihrem Staat in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass Sie die staatlichen Richtlinien zum Organisieren und Betreiben Ihres Unternehmens befolgen. Alle Staaten haben spezifische Vorschriften für Unternehmen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Staatssekretär oder bei Ihrem Anwalt für weitere Informationen.
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