Häufige Fehler in der Buchhaltung in Kleinunternehmen

Die Buchhaltung in Ihrem kleinen Unternehmen beinhaltet nicht nur das Führen der Bücher für Steuerzwecke, sondern ist auch ein wichtiges Mittel, um Geld zu sparen und Abfall, Betrug und Diebstahl zu identifizieren. Aus diesem Grund ist es für Geschäftsinhaber so wichtig, professionelle Buchhalter einzustellen, anstatt zu versuchen, die Bücher selbst zu machen oder die Arbeit an unerfahrene Mitarbeiter zu delegieren (d. H. Ein Verwaltungsassistent ist kein ausgebildeter Buchhalter).

Sogar erfolgreiche Unternehmen können aufgrund von Buchungsfehlern, die zu unbezahlten Steuern, Betrug, Diebstahl oder Unterschlagung führen, leicht pleite gehen.

Die häufigsten Fehler bei der Buchführung

Fehler bei der Buchführung schließen grundlegende mathematische Fehler ein, die fehlerhafte Eingabe von Daten und die Nichterfassung von Ausgaben und Einnahmen. Die folgenden Buchungsfehler gehören zu den häufigsten für kleine Unternehmen:

1. Organisation

In der Buchhaltung ist die Organisation entscheidend. Das bedeutet, Einnahmen für alle Ausgaben zu halten, Geschäftskredite oder Debitkarten für Ausgaben zu verwenden, die Bücher auf dem neuesten Stand zu halten, die Kassenausgaben genau am Tag ihrer Entstehung zu notieren und nicht die persönlichen und geschäftlichen Finanzen zu mischen. Als geschäftiger Unternehmer ist es leicht, Vorräte aufzusammeln, während Sie Ihre persönlichen Einkäufe und Besorgungen erledigen. Es ist jedoch wichtig, separate Belege zu erhalten und Ihre Wiederverkaufsidentifikationsnummer für alle Lieferungen zu verwenden, die weiterverkauft werden.

Obwohl Ausgaben unter $ 75 im Allgemeinen keine Quittung erfordern, ist es immer eine gute Idee, eine solche zu erhalten. Wenn Sie Belege für alle Ihre Ausgaben anzeigen können, ist es unwahrscheinlicher, dass Prüfer sie herausfordern.

2. Auf Papier zurückbleiben

Kleinunternehmer, die mit dem Tragen vieler Hüte beauftragt werden, schieben es häufig vor, die Bücher bis zum Ende der Woche oder zum Ende des Monats - oder später - zu machen.

Dies ist eine riskante Strategie, da es leicht ist, bei Finanzberichten, bei einzureichenden Berichten, bei Umsatzsteuerzahlungen, bei Rechnungszahlungen und sogar bei der Abrechnung von Kunden für Geld, das sie Ihnen schulden, hinterher zu kommen. Eine verspätete Rechnungsstellung kann zu Schecks, erhöhten Schulden, die niemals bezahlt werden, und Fehlern in Rechnungen führen, die später schwer nachzuweisen sind. Sie könnten für Strafen und Zinsen haftbar sein, wenn Sie Berichte zu spät einreichen oder große finanzielle Möglichkeiten verpassen, weil die Bücher nicht aktuell sind. Wenn Sie kämpfen müssen oder eilen, um Ihre Bücher einzuholen, ist es einfacher, kostspielige Fehler zu machen.

3. Mathematische Fehler

Der IRS entdeckt oft mathematische Fehler und korrigiert sie für Sie. Sie können jedoch nicht darauf zählen, dass eine Agentur Ihre mathematischen Fehler auffängt. Es gibt auch andere Arten von mathematischen Fehlern, die Agenturen nicht identifizieren können, und diese können einen erheblichen kumulativen Effekt auf Ihre Finanzen haben. Zu diesen Fehlern gehören die Eingabe von Zahlen an der falschen Stelle, die fehlerhafte Abrundung von Zahlen oder das Auftreten von Fehlern, die nicht zu Ihren Gunsten sind.

4. Einstellung des falschen Büropersonals

Wenn der Verantwortliche für Ihre Bücher nicht weiß, was er tut, sind Sie derjenige, der für eventuelle Fehler aufkommt. Kein Angestellter, Verwandter oder beiläufiger Bekannter sorgt sich um Ihre Bücher so viel wie Sie oder eine professionelle Buchhaltungsfirma.

Wenn eine solche Person einen Fehler begeht, wird sie nicht wie ein Treuhänder oder eine Person mit einem finanziellen Interesse an dem Geschäft investiert. Das andere Risiko, jemanden einzustellen, der kein Profi ist, besteht darin, dass die Person leicht in kriminelle Aktivitäten wie Veruntreuung oder Diebstahl verwickelt werden könnte.

5. Delegation nicht gewillt

Kleinunternehmer sind oft nicht bereit, die Buchhaltung an erfahrene Buchhaltungsfachleute zu delegieren, doch das Geschäftswachstum hängt von der entscheidenden Fähigkeit ab, dass andere Fachleute alles außerhalb ihrer Kernkompetenzen erledigen können. Einfach müssen Sie bereit sein, andere Leute ihre Arbeit machen zu lassen, während Sie Ihre tun. Nur wenige Unternehmer sind in der Rechnungslegung, in Steuerstrategien, in der Verwaltung von Geschäftsvermögen und in der Gründung von Geschäftseinheiten qualifiziert, um die Vorteile bestimmter Geschäftsstrukturen zu nutzen.

Um Ihr Einkommen zu maximieren und Steuern zu minimieren, benötigen Sie einen kompetenten Rat und einen erfahrenen Buchhalter.

6. Schlechte Kommunikation

Schlechte Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Buchhalter kann zu schwerwiegenden Fehlern in Ihren Unterlagen führen, Berichte verfassen und dazu führen, dass Aussagen unmöglich mit ungenauen Finanzkennzahlen abgeglichen werden können. Es ist leicht zu vergessen, dass Sie jemandem einen Bonus in bar gezahlt oder einen Skonto gewährt haben, es sei denn, Sie schreiben die Informationen herunter und leiten sie an Ihren Buchhalter weiter.

Technologie verhindert Buchhaltungsfehler nicht durch das Business-Motto "Müll in, Müll raus". Die Person, die die Buchungsnummern in Software- und Technologieanwendungen eingibt, muss sie korrekt übertragen und sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingeben. Der Buchhalter muss wissen, wann er Papierkram einreichen muss und wie er Fakten über Vermögenswerte, Steuern und andere Dinge interpretieren kann. Wenn Sie die meisten Gewinne aus Ihren Verkäufen und Ausgaben erzielen möchten, müssen Sie einen erfahrenen Buchhalter oder einen Buchhaltungsdienst einsetzen, um Ihre Bücher richtig zu handhaben, Fehler zu vermeiden, Steuerersparnisse zu finden und andere Geschäftschancen basierend auf Ihrer finanziellen Situation aufzudecken. Bild. Sorgen Sie mindestens für angemessene Verfahren und Prozesse, um die Kommunikation offen und produktiv zu halten.