Welche Betriebsausgaben sind steuerlich absetzbar?

Jedes Unternehmen verursacht Kosten. Unabhängige Auftragnehmer, Berater und Freiberufler bezahlen Software, Computer oder reisen aus eigener Tasche, um ihre Arbeit zu erleichtern. Für Unternehmen, die eine Kapitalgesellschaft sind, können sie ihre Unternehmenssteuern senken, wenn sie Ausgaben abziehen können. Für Einzelunternehmer bedeutet die Möglichkeit, Ausgaben abziehen zu können, sowohl die reguläre Einkommenssteuer als auch die Selbständigensteuer. Das Endergebnis?

Wenn Sie alle Ihre Geschäftsausgaben im Auge behalten, werden Sie Ihre Steuerverbindlichkeiten deutlich reduzieren.

Was ist eine legitime Geschäftsausgabe?

Die grundlegende Definition ist, dass eine Ausgabe "normal und notwendig" für Ihren Beruf oder Beruf sein muss. Diese Definition stammt direkt aus dem Steuerkennzeichen (Internal Revenue Code Abschnitt 162; siehe auch Abschnitt 1. 162-1 des Treasury Regulations). "Eine gewöhnliche Ausgabe", heißt es in der Publikation 535, Business Expenses In Ihrer Branche üblich und akzeptiert ist eine notwendige Ausgabe, die hilfreich und angemessen für Ihr Geschäft oder Geschäft ist. "

Bei der Kostenanalyse machen wir fünf Unterscheidungen. Wir trennen die persönlichen Ausgaben von den Geschäftsausgaben. Die betrieblichen Aufwendungen teilen wir in drei große Kategorien auf: Herstellungskosten, Investitionen und abzugsfähige Aufwendungen. Einige Ausgaben sind möglicherweise nur teilweise abzugsfähig oder überhaupt nicht abzugsfähig. So sind die fünf Unterscheidungen:

1. Persönliche Ausgaben
2. Betriebsausgaben
3. Kosten der verkauften Waren
4. Investitionsausgaben
5. Selbstbehaltende Ausgaben

Trennung von Personal und Betriebskosten

Probleme entstehen, wenn ein Aufwand teils persönlich und teils geschäftsbezogen ist. Ein bekanntes Beispiel: Ein Freiberufler könnte einen Raum in seinem Haus als Büro nutzen. In dieser Situation würden wir die Quadratmeterzahl des Büros und des gesamten Hauses messen und den Prozentsatz ermitteln.

Dieser Prozentsatz würde dann verwendet, um den Geschäftsanteil der geteilten Ausgaben wie Miete, Versicherung und Versorgung zu messen. Der geschäftliche Teil dieser Ausgaben würde Teil des Abzuges des Heimbüros werden, während der Rest der Ausgaben persönlicher Natur wäre.

Die allgemeine Regel lautet: "Im Allgemeinen können Sie keine persönlichen, Lebens- oder Familienkosten abziehen. Wenn Sie jedoch Kosten für etwas haben, das teils für geschäftliche und teils für persönliche Zwecke verwendet wird, teilen Sie die Gesamtkosten zwischen dem Unternehmen und persönliche Teile. Sie können den Geschäftsanteil abziehen "(IRS, Publikation 535, Business Expenses, Abschnitt zu persönlichen und betrieblichen Aufwendungen).

Buchhaltungs-Tipp: Verfolgen Sie alle Ihre Ausgaben. Auf diese Weise können Sie Ihre Ausgaben überprüfen und Ihren Steuerberater fragen, ob einer von ihnen steuerlich absetzbar ist.

Herstellungskosten

Die Kosten der verkauften Waren sind Aufwendungen für Vorräte und Inventar.Hersteller, Großhändler und Einzelhändler verfolgen die Kosten der Produkte, die sie produzieren oder für den Weiterverkauf erwerben.

Die allgemeine Regel: "Wenn Ihr Unternehmen Produkte herstellt oder für den Weiterverkauf erwirbt, müssen Sie in der Regel den Bestand zu Beginn und am Ende jedes Steuerjahres bewerten, um Ihre Kosten für verkaufte Waren zu ermitteln.

in die Herstellungskosten der verkauften Waren einbezogen werden "(IRS, Publikation 535, Business Expenses, Abschnitt zu den Herstellungskosten).

Für detaillierte Erläuterungen, siehe Publikation 334, Steuerleitfaden für Kleinunternehmen, Kapitel 6, Abbildung der Herstellungskosten. Siehe auch den Abschnitt Bestände in Publikation 538, Abrechnungszeiträume und Methoden.

Kapitalaufwendungen

Einige Aufwendungen werden als Vermögenswerte erfasst und ihre Kosten über die Zeit durch Abschreibungen wiedererlangt. Solche Aufwendungen werden als Kapitalvermögen bezeichnet, da ihre Kosten als Vermögenswerte des Unternehmens aktiviert werden und die Kosten über einen Zeitraum durch Abschreibungen abgezogen werden. Beispiele für Kapitalausgaben sind Computer, Möbel, Ausrüstung und Immobilien.

Die allgemeine Regel: "Sie müssen drei Arten von Kosten aktivieren: Anlaufkosten, Betriebsvermögen und Verbesserungen." (Veröffentlichung 535).

Geschäftsausgaben im Auge behalten

Persönlich verwende ich eine vollwertige Buchhaltungssoftware, um meine Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen. Aber dann wieder bin ich ein Buchhalter und fühle mich wohl mit Software wie Quickbooks, Sage Peachtree und Microsoft Office Accounting. Ich empfehle diese Programme sehr kleinen Unternehmen. Mit einer umfassenden Buchhaltungssoftware können Sie den Gesundheitszustand Ihres Unternehmens überwachen.

Umfassende Buchhaltungsprogramme können eine Weile dauern, bis man sich daran gewöhnt hat. Und es ist einfach, mit allen Eigenschaften und Dienstprogrammen frustriert zu werden. Für Freiberufler empfehle ich daher persönliche Finanzsoftware. Die Top-Auswahl hier sind Intuit's Quicken oder Microsoft Money. Beide Programme sind sehr einfach zu gewöhnen und können alle Ihre Finanzen verfolgen, nicht nur Ihre Geschäftsausgaben.

Als zusätzlichen Bonus können Sie mit den besseren Steuersoftware-Programmen Daten aus Quicken oder Money importieren. Um Ihren Steuervorbereitungsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, empfehle ich Ihnen, einige Zeit damit zu verbringen, sicherzustellen, dass Ihre Ausgabekategorien richtig eingerichtet sind. Sie können Kategorien in jeder persönlichen Finanz- und Buchhaltungssoftware hinzufügen, löschen und ändern. Durch intuitive, einfach zu merkende Kategorien können Sie aussagekräftige Berichte erstellen. Bei den meisten Programmen können Sie die Kategorien mit bestimmten Werbebuchungen in den Steuerformularen verknüpfen. Wenn Sie dies einrichten, können Sie die Zeit, die Sie für die Vorbereitung Ihrer Steuern aufwenden, deutlich reduzieren.

Alle erwähnten Buchhaltungsprogramme können Gewinn- und Verlustberichte generieren (von Steuerberatern als Gewinn- und Verlustrechnungen bezeichnet). Mithilfe dieser Berichte können Sie analysieren, wie Ihr freiberufliches Unternehmen funktioniert, ob Sie profitabel sind und wie Sie Ihr Geld ausgeben. Wenn Sie sich entscheiden, einen Steuerberater einzustellen, haben Sie diese Berichte, um die Erstellung Ihrer Steuererklärungen erheblich zu beschleunigen.