7 Tipps für die Delegation mit effektiver Delegation

Viele Kleinunternehmer werden zu Alleskönnern und tun ein wenig von allem, wenn es darum geht, ihr Unternehmen zu führen. Diese Vielseitigkeit kann bei der Gründung eines Unternehmens von großem Nutzen sein.

Im Laufe der Zeit jedoch wird der Kleinunternehmer, der weiterhin alles selbst tut, das erreichen, was ich den Erfolgsstopppunkt nenne. Bis ein Team entwickelt und einige der täglichen Aufgaben und Geschäftsführungsaufgaben delegiert werden, kann das Geschäft nicht wachsen und der Geschäftsinhaber wird wahrscheinlich überfordert und stark frustriert sein.

Es sind viele Entscheidungen und Prozesse zu beachten, wenn es darum geht, ein Team aufzubauen und zu delegieren, und es müssen frühzeitig Schritte unternommen werden, um es effektiver zu machen. Hier sind die Top-7-Tipps für eine effektive Delegation, um Sie auf die richtige Spur zu bringen.

1. Analysieren Sie Ihre Bedürfnisse zuerst

Wenn Sie wissen, was Sie delegieren müssen und wen Sie in Ihrem Team benötigen, um dies effektiv zu tun, benötigen Sie ein klares Bild von allem, was Sie auf Ihrem Teller haben. Der beste Weg, um herauszufinden, wohin Ihre Zeit geht, insbesondere Zeit, die dahin geht, wo sie nicht sein sollte, ist das Verfolgen Ihrer Zeit - Ihre gesamte Zeit für sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Arbeit.

Wenn du alles im Auge behältst, was du während deines Arbeitstages machst, wette ich, dass du überrascht sein wirst, zu sehen, wohin deine Zeit geht und was deine größte Zeitreise ist. Dies allein kann ein leistungsfähiges Werkzeug sein, um potenzielle delegierende Aufgaben zu identifizieren und sogar Aufgaben zu eliminieren, die Sie aus Ihrem Unternehmen eliminieren können.

2. Entdecken Sie Ihre Optionen

Die Delegation kann viele verschiedene Formen annehmen, und jede Option hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren Bedürfnissen ab. Das effektivste Delegationssystem ist eines, dem Sie vertrauen können und das wächst und sich verändert, wenn Ihre Bedürfnisse wachsen und sich ändern.

Zwei der häufigsten Delegierungsoptionen sind die Einstellung eines Mitarbeiters und das Outsourcing an einen unabhängigen Auftragnehmer, z. B. einen virtuellen Assistenten.

Bei der Entscheidung zwischen einem Mitarbeiter und einem unabhängigen Auftragnehmer müssen viele Aspekte berücksichtigt werden.

3. Alles dokumentieren

Bevor Sie überhaupt mit der Delegierung beginnen, müssen Sie beginnen, alle Informationen, Kenntnisse und Prozesse zu verfolgen, die Ihr Unternehmen zu einer gut geölten Maschine machen. Dies kann eine Herausforderung sein, da Sie wahrscheinlich nicht oft über diese Daten nachdenken. Sie tun einfach, was getan werden muss. Eine umfassende und klare Dokumentation ist jedoch unerlässlich, um effektiv zu delegieren.

Im Allgemeinen sollten alle Ihre Prozesse und Systeme eine klare schriftliche Zusammenfassung enthalten, so dass jedes zukünftige Mitglied Ihres Teams dort reinspringen und dort weitermachen kann, wo Sie aufgehört haben. Diese Prozessdokumente und alle anderen benötigten Informationen sollten sich an einem zentralen Ort befinden, auf den alle Zugriff haben.

4. Entwickeln Sie einen priorisierten Zuweisungsplan

Nachdem Ihre Prozesse dokumentiert wurden und Sie ein System für die Weitergabe dieser Informationen erstellt haben, müssen Sie Ihre wichtigsten Prioritäten für die Delegierung überdenken und wie Sie die delegierte Arbeit zuweisen, verfolgen und verwalten.

Konzentrieren Sie sich zuerst auf Ihre größten Prioritäten. Sie können eine Liste potenzieller Delegierungselemente mit hoher Priorität identifizieren, indem Sie diese beiden einfachen Fragen beantworten:

1. Muss dies jetzt abgeschlossen sein?
2. Muss ich diese Aufgabe selbst erledigen oder kann jemand anderes?

5. Verwenden Sie Technologie

Technologie kann Delegation erleichtern und Teams helfen, viele verschiedene Herausforderungen zu meistern. Und alle Teams können von der Verwendung von Technologie profitieren, sei es für File Sharing, Scheduling oder sogar Online-Schulungsmöglichkeiten.

Wenn Sie ein virtuelles Team mit Mitgliedern an verschiedenen geografischen Standorten erstellen, kann Technologie dazu führen, dass sich alle Teammitglieder im selben Raum befinden. Erkunden Sie die Technologie, die Ihnen zur Verfügung steht, bevor Sie delegieren, damit Sie ein System erstellen können, das den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit vereinfacht.

6. Kommunizieren Sie gut und oft

Gute Kommunikation ist für jede Art von Team unerlässlich. Ohne sie gibt es kein Team. Wenn es um effektive Delegation geht, muss die Kommunikation nicht nur klar, präzise und konsistent sein, sondern es muss auch sichergestellt werden, dass jedes Teammitglied Zugang zu denselben Informationen hat.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht in der Planung von laufenden persönlichen Besprechungen oder teamorientierten Telekonferenzen, wenn sich Ihre Teammitglieder an verschiedenen Standorten befinden. Diese Sitzungen sollten sich auf Zusammenarbeit, Informationsaustausch und Teambildung konzentrieren. Es ist auch wichtig, dass Sie zwischen den Teambesprechungen erreichbar sind, um Fragen zu beantworten, Hilfestellung zu geben und bei Bedarf Probleme zu lösen.

7. Vertrauensbildung

Vertrauen ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Delegierung und geht in beide Richtungen. Sie müssen darauf vertrauen können, dass Ihre Teammitglieder die Arbeit verrichten, für die sie verantwortlich sind, und Ihre Teammitglieder müssen darauf vertrauen können, dass Sie ihnen alle Informationen geben, die sie für die Arbeit benötigen und dass sie zur Verfügung stehen, um sie zu unterstützen. notwendig.

Sie können ein Team gründen, das auf Vertrauen basiert, indem Sie:

• einander respektvoll sein
• zuhören und hören, was andere sagen
• sich auf konsistente Kommunikation konzentrieren
• sagen, was Sie tun und was tun Sie sagen
• Ehrlich sein

Effektive Delegation kann die Antwort für den zeitaufgeforderten Kleinunternehmer sein, der darum kämpft, die Zeit zu finden, sein Geschäft zu erweitern. Und wenn Sie Maßnahmen ergreifen, um sich für einen effektiven Delegationsprozess zu rüsten, geben Sie sich nicht nur Zeit, um sich auf Ihre wichtigsten Geschäftsaktivitäten zu konzentrieren, sondern Sie lindern auch den Druck, immer alles selbst zu tun.