7 Jahresende Lohnsteuerfehler

Das Ende des Jahres ist arbeitsintensiv, aber Sie müssen sich Zeit für Lohnsteueraufgaben, einschließlich Jahresabschlussberichten für Mitarbeiter und unabhängige Auftragnehmer, und andere damit zusammenhängende Personalabrechnungsfragen nehmen. Hier sind einige wichtige Lohnabrechnungs- und Lohnsteueraufgaben, die Arbeitgeber am Jahresende häufig nicht erfüllen:

1. Nicht das richtige Steuerjahr verwenden

Die Jahresabrechnungssteuerberichte, die ich annehme, sind die W-2-Formulare für Angestellte und 1099-MISC-Formulare für unabhängige Auftragnehmer.

Das Jahr des Berichts ist das Jahr der Steuer. Also, während Sie diese Berichte im Januar 2017 vorbereiten, sind sie für 2016 Löhne und Steuern.

Nur zur Erinnerung:

Sie müssen Mitarbeitern von W-2 2016 Formulare und 1099-MISC-Formulare bis zum 31. Januar 2017 an unabhängige Auftragnehmer ausstellen.

2. Nicht die richtigen Formulare für Jahresberichte und Übertragungsformulare verwenden

Stellen Sie beim Vorbereiten dieser W-2-Formulare und 1099-MISC-Formulare sicher, dass Sie über die richtige Version des Formulars verfügen. Neben dem oben genannten korrekten Steuerjahr müssen Sie ein spezielles Formular verwenden. Sie können das Formular nicht einfach aus dem Internet kopieren und verwenden. Kopie A der korrekten Formulare wird in einer speziellen roten Tinte gedruckt und es gibt mehrere Kopien, von denen jede an einen bestimmten Ort geht.

Hier ist ein Artikel, der bespricht, wo man die richtigen W-2-Formulare und 1099-MISC-Formulare erhält.

3. Keine Verifizierungsformulare von Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern erhalten

Bevor Sie diese W-2-Formulare für Mitarbeiter und 1099-MISC-Formulare für unabhängige Auftragnehmer vorbereiten, benötigen Sie ein Verifizierungsformular von jedem einzelnen.

• Bei der Einstellung muss ein Mitarbeiter ein W-4-Formular unterschreiben, das Informationen über den Mitarbeiter enthält, einschließlich Informationen zur Quellensteuer auf Bundeseinkommen. Dieses Formular sollte regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es korrekt ist.
• Das Formular W-9 enthält Informationen über unabhängige Auftragnehmer sowie die Steuernummer. Hier ist ein Artikel darüber, wer ein 1099-MISC-Formular erhalten muss, falls Sie sich fragen.

4. Ohne steuerpflichtige Vorteile auf W-2-Formularen

Wenn Sie W-2-Formulare für Mitarbeiter vorbereiten, vergessen Sie nicht, welche steuerpflichtigen Leistungen gemeldet werden müssen. Diese Vorteile umfassen die Geschenke und Prämien von Mitarbeitern sowie die Nutzung von Mobiltelefonen durch die Mitarbeiter.

5. Nicht berücksichtigt zusätzliche Medicare-Steuer und Sozialversicherungsmaximale.

Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungsprozeduren überprüfen, vergewissern Sie sich, dass Sie die korrekten Beträge für Sozialversicherung und Medicare einbehalten haben.

• Sozialversicherungsabzug hält für Mitarbeiter an, wenn sie die jährliche maximale Quellensteuer erreichen, die sich jedes Jahr ändert. Die Sozialversicherung muss immer noch von den Arbeitgebern für alle Einkünfte des Jahres bezahlt werden, und es gibt keine Höchstgrenze für die Medicare-Quellensteuer.
• Für höher verdienende Mitarbeiter ist eine zusätzliche Medicare-Steuer erforderlich.Arbeitgeber sind verpflichtet, zusätzliche Medicare-Steuer, höher als die Medicare-Steuersatz von 1,45%, mit einer Rate von 0,9% auf Medicare-Löhne von mehr als 200.000 $, die an einen Mitarbeiter gezahlt werden, einzubehalten.

6. Keine Formulare an die richtige Bundesbehörde schicken

Es ist verwirrend, ich weiß, wenn ich versuche, mich daran zu erinnern, welche Bundesbehörde welche Jahresendberichte erhält. Hier sind die Details:

• Formulare für Arbeitnehmer, einschließlich W-2-Formulare und W-3-Formulare und elektronische Übermittlungen, gehen Sie zur Sozialversicherungsverwaltung. Erkundigen Sie sich bei der Social Security Business Services Online nach Informationen und melden Sie sich für die Online-Einreichung an.
• Formulare für Nichtangestellte, einschließlich 1099-MISC-Formulare für unabhängige Auftragnehmer und 1096 Übermittlungsformulare, gehen an die IRS. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Ablegen von 1099-MIISC-Formularen.

7. Nicht berücksichtigen Sie Ihre staatliche Steuerbehörde

Für Staaten, die Einkommenssteuer haben, müssen Sie auch Anforderungen für Bundesstaat W-4-Formulare einhalten, staatliche Einkommenssteuer aus Arbeitnehmergehältern einbehalten, Berichterstattung Beträge zurückgehalten und Beträge gemäß der Zeitachse Ihres Staates. Überprüfen Sie die Umsatz- oder Besteuerungsseite Ihres Bundesstaates, um weitere Informationen zu erhalten.