6 Möglichkeiten, Ihre geschäftlichen E-Mail-Nachrichten noch professioneller zu machen

Viele Kleinunternehmer verlassen sich auf E-Mail als primären Kommunikationsweg. Das ist nicht überraschend; E-Mail ist schnell, einfach und bietet einen Papierpfad. Aber das bedeutet nicht, dass Ihre E-Mail-Nachrichten, insbesondere wenn es um Geschäftskommunikation geht, gelockert werden sollten. In der Tat kann eine schlechte E-Mail-Kommunikation Ihre Kunden kosten und Ihrer Marke und Ihrem Ruf schaden.

Das Senden professioneller geschäftlicher E-Mails führt dazu, Gewohnheiten zu schaffen, die sich auf klare, prägnante und angemessene Kommunikation konzentrieren.

1. Verwenden Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse

Wenn Sie ein Geschäftsinhaber sind und im Namen Ihres Unternehmens Geschäfte tätigen, stellen Sie sicher, dass Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden. Im Idealfall bedeutet dies, dass Sie eine Geschäftsadresse (d. H. Ihren Namen @ yourbusiness.com) haben, die Sie für alle Geschäftskommunikationen verwenden.

Wenn dies nicht möglich ist, können Sie eine kostenlose E-Mail-Adresse erstellen, die Ihren Unternehmensnamen enthält (d. H. Ihren Geschäftsnamen @ gmail.com). Wenn Sie eine persönliche E-Mail-Adresse verwenden, die eindeutig nichts mit Ihrem Unternehmen zu tun hat, kann dies im schlimmsten Fall Ihre Professionalität beeinträchtigen und in vielen Fällen werden Sie möglicherweise nicht ernst genommen.

2. Keep Messages Short and Sweet

Es ist nichts Falsches daran, die Dinge im Detail zu erklären. Es kann Klarheit schaffen und Missverständnisse verringern. Wenn eine E-Mail-Nachricht jedoch wie ein Roman aussieht, können Sie schnell die Aufmerksamkeit des Empfängers verlieren und das Problem mit irrelevanten Informationen verwechseln. Um dies zu vermeiden, bleiben Sie bei einem Thema pro E-Mail, und wenn Sie mehr Informationen benötigen, verwenden Sie fettgedruckte Unterüberschriften, damit die wichtigsten Details klar sind.

3. Beschreibende Betreffzeilen verwenden

Haben Sie jemals eine E-Mail-Nachricht basierend auf dem Thema geöffnet und waren dann völlig verwirrt und etwas genervt, wenn es um etwas ganz anderes ging? Da Sie jede E-Mail, die Sie schreiben, auf ein Thema beschränkt, sollten Sie auch sicherstellen, dass Ihre Betreffzeile dieses Thema und nichts anderes widerspiegelt.

Dies hilft nicht nur dem Empfänger, sondern erleichtert Ihnen auch die Verwaltung Ihres eigenen E-Mail-Posteingangs.

4. Tone It Down

Es ist einfach, Dinge fliegen zu lassen, wenn Sie eine E-Mail senden, weil Sie das Gefühl haben, auf Ihrem Computerbildschirm geschützt zu sein, aber einige Unterhaltungen können in E-Mails leicht missverstanden werden. In der Tat, ohne verbale Kommunikation Hinweise, um die Nachricht, die Sie senden, temperieren, kann jede E-Mail in die falsche Richtung getroffen werden. Wenn Sie eine Nachricht senden, die möglicherweise fragwürdig ist, lesen Sie sie erneut, bevor Sie sie senden. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, sollten Sie das Telefon besser abholen.

5. Machen Sie Ihre E-Mail-Signatur nützlich

Angebote, Werbeaktionen und Newsletter-Anmeldungen in einer E-Mail-Signatur können in einigen Situationen effektiv sein, aber diese Elemente sollten niemals mit Ihrer E-Mail-Signatur übertrumpfen.Ihre erste E-Mail oder Antwort sollte mindestens eine E-Mail-Signatur mit Ihrem vollständigen Namen, Ihrer Firma und Ihrer URL enthalten. Eine Telefonnummer, ein Titel und eine erneute Angabe Ihrer E-Mail-Adresse schadet auch nicht.

6. Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung und Korrekturlesen

Die Rechtschreibprüfung ist einfach. Machen Sie es zu einer Standardeinstellung in Ihrem E-Mail-Client, um alle Nachrichten zu überprüfen, bevor Sie sie senden.

E-Mail ist informeller und es gibt ein wenig mehr Nachsicht bei Rechtschreib- und Grammatikfehlern, aber es sieht schrecklich aus, eine mit Fehlern durchsetzte Nachricht zu senden. Das letzte, was Sie wollen, ist, einen schlechten Eindruck zu machen, weil Sie sich beeilt haben, eine E-Mail zu senden und Ihre Rechtschreibung und Grammatik nicht überprüft haben.

E-Mail ist eine wichtige Kommunikationsmethode in Unternehmen, auch wenn dies nicht Ihre erste Präferenz ist. Wenn Sie diese Best Practices für geschäftliche E-Mails verwenden, können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation professioneller und produktiver gestalten. Sie können sich darauf verlassen, dass der Eindruck, den Sie machen, gut ist.