Wie man ein gewöhnlich langweiliges Arbeitstreffen macht spannender

Meetings sind ein unverzichtbarer Teil des Geschäfts. Sie tauschen Informationen aus, lösen Ideen, generieren Lösungen und erstellen Prozesse und Systeme. Das Problem ist, dass viele dieser Meetings schmerzlich langweilig sind, was bedeutet, dass die Leute, die daran teilnehmen, ihr Gehirn ausgeschaltet haben.

Wenn die Leute nicht aufmerksam und konzentriert sind, ist das Treffen nur eine Verschwendung von Zeit. Wie können Sie langweilige Meetings spannender gestalten, damit sie etwas erreichen?

Hier sind fünf praktische Tipps:

1. Ban SmartPhones verbieten

Ja, das ist so, als würde man den Leuten sagen, sie sollen ihre Kinder in die Höhle der Wölfe werfen, bevor sie zum Treffen kommen. Die Leute werden darauf bestehen, dass sie ihre Telefone haben müssen - schließlich könnte ein Notfall eintreten. Ja. Die Welt könnte während Ihres vierteljährlichen Planungstreffens enden, aber das ist unwahrscheinlich.

Das Problem bei der heutigen Technologie besteht darin, dass Sie sich auf das konzentrieren können, was nicht vor Ihnen liegt - das Meeting. Das Lustige ist, wenn Leute von Angesicht zu Angesicht mit den Leuten waren, die sie während Ihres Treffens SMS sendeten, würden sie jemand anderes SMS schreiben. Telefone bleiben in Schreibtischen.

Ohne das Telefon passieren zwei Dinge während Ihres Meetings. Sie sind gezwungen, in der Gegenwart zu bleiben, und die Ausfallzeit wird für die Kommunikation mit den anderen Teilnehmern aufgewendet. Warum ist das wichtig? Weil Sie feststellen werden, dass Ihre Meetings interessanter sind, wenn Sie Ihre Kollegen kennen.

Wie lernst du sie kennen? Indem ich mit ihnen rede.

Was machst du, wenn du dein Handy hast? Du sprichst nicht mit den neuen Leuten.

2. Bereiten Sie sich vor, bereiten Sie sich vor, bereiten Sie sich vor

Ein Treffen, bei dem der Leiter oder Moderator zu spät kommt, keine Agenda hat und es fliegt, ist langweilig und mühsam. Ein gut vorbereitetes Treffen kann faszinierend und fesselnd sein. Wenn der Leiter einen Plan und einen Zweck hat, wird das Treffen interessanter sein.

Wenn es keine Richtung oder kein Ziel gibt, ist das Treffen nicht interessant.

Der andere Teil der Vorbereitung ist die Verbesserung der eigenen Fähigkeiten. Sie waren bei Besprechungen, die produktiv und interaktiv waren und Ihnen das Gefühl gaben, dass Sie hinausgehen und großartige Dinge vollbringen können. Und Sie haben an Besprechungen teilgenommen, bei denen Sie sich ziemlich sicher sind, dass niemand Sie vermissen würde, wenn Sie einschliefen, und Sie würden nichts Wichtiges vermissen. Der Unterschied ist die Person, die das Meeting leitet.

Wenn Ihre Besprechungen langweilig sind, werfen Sie einen Blick in den Spiegel. Finde einen Weg zur Verbesserung. Sie können einen formalen Kurs belegen (Ihre HR-Abteilung kann Ihnen mit Vorschlägen helfen), Sie können um Feedback und Mentoring von einem Kollegen bitten, dessen Meeting-Fähigkeiten Sie bewundern, oder Sie können einen Online-Kurs besuchen. Eine Menge Hilfe ist für Sie verfügbar, und eine Menge davon ist kostenlos für das Nehmen, wenn Sie Ihre üblichen langweiligen Sitzungen aufregender machen möchten.

3. Jeder Teilnehmer

Warum sollte jeder teilnehmen? Nun, wenn eine Teilnahme nicht notwendig ist, können Sie das gesamte Problem per E-Mail bearbeiten. Ernst. Es gibt sehr wenige Male, wenn Sie eine Gruppe einbringen müssen, um Informationen zu vermitteln.

Ja, es gibt einige Dinge wie Massenentlassungen oder eine komplette Umstrukturierung des Unternehmens, die besser verlaufen, wenn ein Manager mit der gesamten Gruppe spricht, aber in den meisten Fällen sollten Meetings immer interaktiv sein.

Wie interaktiv? Nun, das hängt vom Zweck des Treffens ab. Wenn es eine Brainstorming-Sitzung ist, sollte jeder sprechen. Wenn jemand nicht spricht, rufen Sie diese Person an. Introvertierte mögen diese Art von Treffen nicht mögen - und Sie sollten keine Meetings für Introvertierte unter Druck setzen, indem Sie sie an Ort und Stelle bringen.

Aber Ihre Meeting-Kultur muss sicherstellen, dass alle an diesen Brainstorming-Sitzungen teilnehmen und sie sollten wissen, dass ihre Teilnahme im Voraus erforderlich ist.

Wenn es sich um ein Planungsmeeting, ein Zielvereinbarungsmeeting oder sogar ein Quartalsberichtsmeeting handelt, sollte Zeit für die Eingabe vorhanden sein, um Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben. Die Atmosphäre muss die Teilnahme fördern, aber mit einigen Einschränkungen (siehe unten).

4. Lass keine Person dominieren

Wenn du das Treffen leitest, ist es natürlich, dass du am meisten sprichst.

Nach Ihnen jedoch möchten Sie nicht, dass eine andere Person die Unterhaltung dominiert. Das kann ein Treffen langwierig machen. Denken Sie daran, Kommentare weiterzuleiten und Leute anzurufen, von denen Sie wissen, dass sie Experten in diesem Bereich sind, um einen zwanghaften Redner zu verbreiten.

Zum Beispiel, wenn Jane ihren vierten Kommentar gemacht hat und anfängt, sich für eine Quinte zu entscheiden, schneide sie so gut wie möglich ab, indem du sagst: "Danke, Jane, wir kennen deine Position. Ich würde gerne hören, was Karen zu sagen hat. Und Jim und Bob hatten noch keine Gelegenheit zu sprechen.

Manchmal müssen Sie vor einem Treffen mit den Janes Ihres Büros sprechen, um sie daran zu erinnern, dass der Punkt, an dem sie als Gruppe zusammenkommen, darin besteht, Ideen mit allen zu teilen, und wenn sie dominiert, wird das Treffen nicht so sein. erfolgreich. Oder direkt nach dem Treffen funktioniert auch gut, wie Sie frische Beispiele bei Bedarf haben werden.

Menschen, die sich die Zeit genommen haben, an einem Treffen teilzunehmen und ihr Wissen und ihre Erfahrung mitbringen, verdienen die Chance, zu sprechen und ihre Meinungen zu teilen. Als Führungskraft können Sie lernen, Verhaltensweisen zu steuern, die das Meeting unterminieren.

5. Makeable Items

Ein Meeting, das ohne Aktionen endet, war nur eine Zeitverschwendung. Es ist ein Info-Dump, in diesem Fall war ein Treffen nicht der beste Weg, um fortzufahren. Ein interessantes und spannendes Meeting endet mit den Dingen, die Menschen tun können und sollen - entweder um ihre individuellen Ziele oder die Ziele des Unternehmens oder im Idealfall beides zu fördern. Wenn die Leute nicht gehen und wissen, was ihre nächsten Schritte sind, dann ist das Treffen gescheitert.

Zusätzlich zu den umsetzbaren Elementen muss ein Follow-up durchgeführt werden. Dies kann in einem zweiten Meeting oder individuell geschehen, aber es muss geschehen. Die Leute werden abschalten, wenn sie wissen, dass die Action-Items nur für Show sind.

Meetings werden niemals Reisen nach Disneyland für Aufregung ersetzen, aber Sie können sie spannender und interessanter und produktiver machen. Nehmen Sie diese fünf Änderungen vor und Sie werden Ihre üblichen langweiligen Treffen für die Teilnehmer spannender gestalten. Und das ist eine gute Sache für den Erfolg Ihrer Organisation.