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Meetings können sehr hit-or-miss sein. Sie können eine gute Möglichkeit sein, sich bei Kollegen zu melden, Ziele zu setzen, Aufgabenlisten zu skizzieren und Dinge zu erledigen, aber sie können auch eine große Zeitverschwendung sein, wenn sie nicht richtig durchgeführt werden.
Verschwenden Sie weder Ihre Zeit noch die Zeit Ihres Kollegen mit sinnlosen oder ineffektiven Besprechungen, die nur tagsüber Platz beanspruchen. Befolgen Sie diese fünf Tipps für großartige Projektbesprechungen, bei denen sich alle wohl fühlen werden.
1. Definieren Sie Ihren Zweck
Bevor Sie überhaupt Ihre Besprechung ankündigen, sollten Sie als allererstes bestimmen, warum Sie überhaupt ein Meeting abhalten möchten. Halten Sie keine regelmäßigen Treffen ab, nur um sie zu haben. Jede Sitzung sollte einen eindeutigen Zweck haben, und dieser Zweck muss vorab festgelegt werden.
Zum Beispiel kann der Zweck Ihres Meetings darin bestehen, komplizierte oder wichtige Informationen schnell und effizient mit Ihren Teammitgliedern zu teilen, potenzielle Optionen für aktuelle oder zukünftige Projekte zu finden, eine gemeinsame Entscheidung als Team oder schnell einchecken, um zu sehen, wie jeder tut und was jeder als nächstes tun muss.
Wenn Ihre Meetings mit einem klaren und definierten Zweck beginnen, enden sie nicht nur viel schneller, sondern Sie haben noch viel mehr erledigt.
2. Erstellen und verteilen Sie Ihre Agenda im Voraus
Sobald Sie wissen, worum es bei Ihrem Treffen geht, ist es wichtig, dass Sie alle Beteiligten wissen lassen.
Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, eine Agenda im Voraus zu erstellen und zu verteilen. Auf diese Weise können Sie alle wichtigen Informationen und Fragen im Voraus erfassen und jeder kann sich darauf vorbereiten, das Thema zu diskutieren und zu handeln.
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3. Geben Sie allen eine Chance zum Sprechen
Um Zeit zu sparen und alle wieder zur Arbeit zu bringen, kann es verlockend sein, wenn eine Person das Meeting präsentiert, während alle anderen zuhören.
Widerstehe diesem Drang. Stattdessen geben Sie jedem eine Chance zu sprechen, was will oder muss. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Bedenken und Einwände von allen berücksichtigt werden, und es kann Ihnen sogar zusätzliche Ideen liefern, die Sie zuvor nicht berücksichtigt hätten.
4. Schnelles Schreiben von Minuten
Wenn Ihre Besprechung eine Entscheidung erfordert oder länger als fünf Minuten dauert, müssen Sie sicherstellen, dass jemand im Projektteam Minuten braucht. Ihr Projektkoordinator könnte dies tun. Diese Protokolle können nicht nur Menschen helfen, die das Treffen verpasst haben, sondern auch als wichtige Erinnerung an die getroffenen Entscheidungen und Handlungsschritte für diejenigen, die dort waren. Stellen Sie diese so schnell wie möglich zur Verfügung.
Erinnerungen können schwierig sein. Geben Sie sich oder Ihrem Kollegen nicht die Möglichkeit, über Entscheidungen oder Pläne, die gemacht wurden, zu widersprechen.Wenn das Thema Ihrer Besprechung wichtig genug ist, um eine Besprechung abzuhalten, ist es wichtig genug, um schriftlich zu schreiben.
5. Abbrechen, wenn nicht erforderlich
Wenn Sie eine geplante Besprechung abbrechen, können sich Ihre Kollegen erleichtert oder verschlimmert fühlen - es ist alles, wie Sie sich ihr nähern. Zum Beispiel, wenn Ihre Kollegen auf Arbeit sind und eine zusätzliche Stunde am Tag genießen würden, kann die Absage Ihres Meetings eine große Erleichterung sein.
Wenn Sie aufgrund des Meetings, das Sie geplant und dann abgesagt haben, andere wichtige Verpflichtungen verpasst haben, seien Sie nicht überrascht, wenn sie sich verschlimmern.
Fühle dich nicht verpflichtet, ein Treffen abzuhalten, nur weil du eines geplant hast. Wenn die Besprechung nicht mehr erforderlich ist, können die Informationen auf andere Weise abgerufen werden, oder wenn ein Notfall auftritt, sollten Sie abbrechen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie so früh wie möglich kündigen und dass Sie die Leute darüber informieren, was gerade passiert und warum. Auf diese Weise kann jeder seine Zeit so effektiv und effizient wie möglich nutzen.
Als professioneller Projektmanager ist es Ihre Aufgabe sicherzustellen, dass alle Aufgaben so effektiv und effizient wie möglich ausgeführt werden - einschließlich Meetings. Verwenden Sie diese fünf Tipps, und Ihre Besprechungen sind ein Gewinn und keine Verschwendung.
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