Lernen Sie die Funktion eines Projektausschusses

Verfügt Ihr Projekt über eine Projekttafel? Sie könnten es auch eine Lenkungsgruppe oder einen Lenkungsausschuss nennen. Dieser Artikel beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten dieser wichtigen Governance-Funktion.

Lassen Sie uns zunächst sagen, dass das Project Board ein wichtiger Teil der Organisationsstruktur jedes Projekts ist. Wenn Sie keinen haben, sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten darüber sprechen, wie Sie einen einrichten können.

Der Projektvorstand wird vom Projektsponsor geleitet und umfasst in der Regel eine Reihe weiterer führender Interessengruppen sowie den Projektmanager.

Normalerweise sind drei bis fünf Personen im Vorstand. Sie alle sind wichtige Projektbeteiligte und Menschen, die die Fähigkeit haben, Dinge für das Projekt zu erledigen.

Fazit: Es ist eine Gruppe von Menschen, die sich treffen, um das Projekt zu begleiten und es in die richtige Richtung zu lenken.

Projekttafeln werden zu Beginn des Projektlebenszyklus eingerichtet und sind während des gesamten Projekts bis zur Schließung aktiv. Werfen wir einen Blick auf die vier Schlüsselrollen eines Projektboards.

1. Das Projektboard bietet Governance

Zunächst stellt das Project Board eine kritische Governance bereit. Sie stellen sicher, dass die Richtlinien auf Unternehmensebene und Portfolio- oder Programmebene eingehalten werden. Sie bieten Einblick in das, was das Projektteam durchführt. Zusammen mit dem Projektsponsor sind sie für die erfolgreiche Durchführung des Projekts verantwortlich, und diese Führungsrolle stellt sicher, dass das Projektteam ethisch und innerhalb der für das Unternehmen akzeptablen Grenzen handelt.

Sie tun dies, indem sie den Projektmanager befragen und Hilfe und Unterstützung anbieten.

2. Das Projektboard gibt die Richtung vor

Es gibt oft Entscheidungen, die für ein Projekt getroffen werden müssen, und einige davon fallen nicht in den Zuständigkeitsbereich des Projektmanagers. Wenn der Projektmanager nicht in der Lage ist, die Entscheidung zu treffen, und es ist etwas, das mit mehr Stakeholdern als nur dem Sponsor besprochen werden sollte, wird es zum Projektausschuss gehen.

Ihre Aufgabe ist es, das Projekt auf Kurs zu halten, indem es die richtige Richtung für das Team vorgibt. Sie tragen dazu bei, die Vision zu Beginn des Projekts festzulegen und das Projekt durchgängig auf Kurs zu halten.

3. Das Projektteam trifft Entscheidungen

Das Projektteam ist in erster Linie ein Entscheidungsgremium. Ihre Rolle besteht darin, die Entscheidungen zu treffen, die das Projekt voranbringen, indem sie Probleme aufheben und dem Projektmanager helfen, einen klaren Weg zum erfolgreichen Abschluss zu sehen.

Der Projektmanager wird dem Projektvorstand Empfehlungen unterbreiten. Dies könnte Empfehlungen zur Lösung folgender Probleme enthalten:

• Risiken wie Minderungspläne zur Bewältigung potenzieller Herausforderungen
• Probleme
• Probleme bei der Bereitstellung von Ressourcen, z. B. wenn die richtigen Teammitglieder nicht verfügbar sind
• Verzögerungen bei der Planung
• Budgetüberschreitungen.

Der Projektvorstand muss nicht unbedingt auf die Empfehlung des Projektmanagers reagieren. Als Gruppe können sie andere Vorschläge für den weiteren Weg einbringen, und das tun sie häufig. Das ist oft der Fall, weil sie ein größeres Bild von der Umgebung des Projekts haben als der Projektmanager, so dass sie alternative Routen sehen und die beste auswählen können.

4. Der Projektvorstand genehmigt die Ausgaben

Schließlich genehmigt der Projektvorstand das Gesamtbudget.

Jede Bestellung oder jedes Budgetelement wird normalerweise vom Projektmanager verwaltet: Sie müssen nicht zu Ihrem Projektvorstand gehen, um jede Rechnung zur Zahlung zu erhalten.

Auf Projektebene jedoch muss das Projektteam eine Rolle spielen, indem es zuerst genehmigt, wie Sie das Geld ausgeben (Ihre Budgetpläne) und dann die laufenden Ausgaben überwachen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Sie müssen auch auf das Projektteam zurückgreifen, wenn es so aussieht, als ob Sie Notfallgelder oder Verwaltungsreserven ausgeben müssen. Sie können überhöhte Ausgaben genehmigen und Projektteams helfen, auf zusätzliche Mittel zuzugreifen, wenn dies gerechtfertigt ist.

Insgesamt stellt das Project Board eine wesentliche Governance- und Steuerungsfunktion für das Projektteam zur Verfügung. Ihre Richtung und Ratschläge helfen dem Projektmanager, das Projekt in die richtige Richtung zu lenken, und sie sind perfekt positioniert, um einzusteigen und zu helfen, wenn etwas schief geht.