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Stellen Sie sich Ihren Schreibtisch vor. T
Zu Ihrer Rechten sehen Sie einen kleinen Berg von Papieren. Darin gibt es Verträge, Rechnungen, Projekt-Updates, Bewerbungen, LEED-Formulare und RFDs. Sie alle haben einen bestimmten Platz in Ihrem riesigen Aktenschrank, aber einige müssen unterschrieben werden, einige müssen gescannt werden und einige müssen an Kunden verschickt werden.
Kurz gesagt, ist Ihr Büro ein Chaos.
Klingt dieses Szenario allzu bekannt? Dokumentüberlastung ist ein häufiges Problem für Bauleiter.
Glücklicherweise bietet die Baumanagementsoftware eine hervorragende Lösung für dieses häufige Problem.
Die Baumanagementsoftware verfügt über eine große Anzahl von Dokumentenverwaltungsoptionen. Diese Softwarelösungen helfen Anwendern dabei, ihre Dokumente und Formulare schnell zu finden und den Zeitaufwand für das Ausfüllen von Papierkram zu reduzieren. Das spart Zeit für die Arbeit mit Kunden und konzentriert sich auf Baustellen.
Get Organized
Der wahrscheinlich wichtigste Grundsatz der Dokumentenverwaltungssoftware ist die Fähigkeit, Dateien zu organisieren. Sie müssen nicht mehr durch Aktenschränke oder Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch stöbern - schließen Sie einfach das gesuchte Dokument in die Suchmaschine der Software ein, um Ihre Datei sofort zu finden.
Die Software ermöglicht es Ihnen auch, Ihre bestehenden Dateien hochzuladen, so dass es keine seltsame Aufteilung zwischen früheren physischen Dateien und Dateien in Ihrer Softwarelösung gibt. Und für viele Anwendungen können Sie auf diese Dokumente in der Cloud zugreifen und unterwegs Ihre Unterlagen finden.
Einige Beispiele für herausragende Organisationssysteme sind Aconex und Viewpoint. Aconex hat nach Googles Suchalgorithmus gesucht, damit Nutzer schnell das gesuchte Dokument finden können. Viewpoint verwendet einen ähnlichen Algorithmus und kann auch Outlook-E-Mails suchen und indizieren, die an Vista angeschlossen sind.
Collaborate Better
Wenn Sie sich für einen Cloud-basierten Baudokumenten-Verwaltungsdienst entscheiden, werden Sie feststellen, dass Sie Ihre Unterlagen mit mehr Effizienz schneller und fertigstellen.
Der Schlüssel?
Die Software erleichtert die Arbeit mit Ihrem Team.
Viele Softwarelösungen für Baudokumentenmanagement bieten innovative und intuitive Zusammenarbeitsoptionen. Zum Beispiel erlaubt Procons Konstruktionsprojekt-Dokumentenverwaltungstool Managern, unterschiedliche Berechtigungen für jeden Benutzer auszugeben. Während Procore frühere Versionen einer Datei speichert, stellt es auch sicher, dass geteilter Inhalt immer im selben Entwurf ist, damit die Benutzer nicht versehentlich die falsche Version bearbeiten. Und da es neben dem PC auch auf iPad, iPhone und Android funktioniert, kann Ihr Team jederzeit auf diese Informationen zugreifen.
Sparen Sie Geld
Es gibt viele offensichtliche Möglichkeiten, wie Sie mit Baudokumentenverwaltung Ihr Bürogeld sparen können.Sie müssen nicht so viel in Toner-, Papier-, Fotokopier- und Ablageeinheiten investieren. Aber Baudokument Management-Software könnte auch Ihr Unternehmen Tausende von Jahren in Arbeit speichern. Das Hotel Executive berichtet, dass Unternehmen mit Dokumentenverwaltungssoftware jährlich 5.000 Dollar sparen können, wenn sie ihre Einstellungsaufgaben erledigen - und diese Einsparungen nicht nur bei Hotels anhalten, sondern auch auf jedes Unternehmen mit erheblichen Anforderungen an das Dokumentenmanagement.
Dokumentverwaltungssoftware kann auch Ihr Unternehmen von den Kosten für die Suche nach verlorenen Dokumenten befreien. Ein Unternehmen für das Imaging von Dokumenten schätzt, dass es 120 bis 250 US-Dollar kostet, ein falsches oder verlorenes Dokument neu zu erstellen.
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