Warum Petty Cash für Ihre Unternehmensfinanzen wichtig ist

Portokasse ist nicht das, was sie früher war. In den Tagen, in denen wir alle Kleingeschäftstransaktionen in bar bezahlten, war es notwendig, diese Transaktionen vorsätzlich zu verfolgen. Im 21. Jahrhundert haben wir bessere Möglichkeiten, kleine Einkäufe zu tätigen und zu verfolgen. Aber das Konzept der "Kasse" ist immer noch wichtig.

Was ist Petty Cash?

Portokasse beschreibt kleine Transaktionen eines Unternehmens.

Der Begriff "petty" wird verwendet, weil es sich um kleine (zierliche) Beträge von Bargeld oder bargeldähnlichen Transaktionen handelt. "Petty" ist nicht mehr so ​​klein, also denken Sie an kleine Beträge, Sie denken vielleicht nicht über Tracking nach. In diesem Artikel verwenden wir den Begriff "Petty Cash", um eine Vielzahl von kleinen Geschäftstransaktionen einzuschließen.

Zum Beispiel:

• Kaffee für die Kaffeeautomat-Kaffeemaschine kaufen
• Maut oder Parkuhr bezahlen
• Angestellte mit Pizza behandeln, um eine Leistung zu feiern
• Ein kleines Geschenk auf dem Weg kaufen zu einem Geschäftstreffen.

Warum ist Petty Cash wichtig?

Kleingeldgeschäfte summieren sich. Wenn Sie diese kleinen Einkäufe nicht dokumentieren und nachverfolgen, kann dies dazu führen, dass viele potenzielle Geschäftsausgaben nicht abgeholt werden, wie zum Beispiel, sie wegzuwerfen.

Sehen wir uns ein paar Beispiele an:

• Wenn Sie Keurig-Becher für Ihren Bürokaffee verwenden, kostet es etwa 26 Cent pro Tasse, selbst wenn Sie billig und lose kaufen. Für einen durchschnittlichen Kaffeetrinker, das sind zwei Tassen pro Tag mal 200 Tage im Jahr, das sind über 100 Dollar für diesen einen Mitarbeiter. Multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Mitarbeiter und Sie haben eine große Menge an Geld.
• Pizza für 10 Personen kostet vielleicht 50 $. Wenn Sie das einmal im Monat machen, sind das 600 Dollar pro Jahr. Wenn Sie keine Aufzeichnungen machen, bedeutet das $ 600 an verlorenen Ausgaben.

Wie sollten Geldtransaktionen erfasst werden?

Sie können auf Zetteln oder einem Eintrag notieren, je nachdem, was einfacher ist. Beachten Sie, dass JEDE Transaktion aufgezeichnet werden muss und Folgendes enthalten muss:

• Datum der Transaktion
• Betrag der Transaktion
• Allgemeine Beschreibung der Transaktion (z. B. "Donuts für Office-Meetings") < Sie müssen die Kontonummer zum Zeitpunkt der Transaktion nicht aufzeichnen.

Wenn Sie Portokasse auffüllen, gruppieren Sie Transaktionen nach Kontonummer und geben sie in Ihr Buchhaltungsprogramm ein.

Kann ich Kassengeschäfte online verfolgen?

Intelligente Unternehmer zahlen heutzutage für geschäftliche Transaktionen mit Geschäftskreditkarten oder Debitkarten und Apps. Sie können das Parken mit einer App nachverfolgen, und Sie können ein automatisches Mautsystem verwenden, um die Zeit zu vermeiden, die Sie in der "Nur-Kassen" -Spur an Mautstraßen verbringen. Natürlich macht das Bezahlen mit Ihrer Geschäfts-Debit- oder Kreditkarte das Nachverfolgen von kleinen Ausgaben einfach.Achten Sie darauf, den Geschäftszweck auf dem Beleg zu notieren.

Was passiert, wenn mein Unternehmen noch eine Kasse hat?

Viele Unternehmen haben einen Kassenfonds im Büro, insbesondere Einzelhandelsunternehmen, die Kunden in bar bezahlen. Die Kasse wird zum Ändern und in einigen Fällen für kleine Geschäftstransaktionen verwendet. Normalerweise beginnt die Box mit einem Guthaben in geeigneten Stückelungen. Dann, wenn die Kasse leer ist, wird sie aufgefüllt.

Wenn für kleine Käufe Kassengelder verwendet werden, bewahren Sie ein Protokoll auf, damit diese Käufe aufgezeichnet werden können.

Wie stelle ich sicher, dass alle Kassenbuchungen erfasst werden?

Es liegt in Ihrer Verantwortung als Unternehmenseigentümer, Richtlinien für die Verwendung von Kassenbeständen festzulegen, Kassengeschäfte zu überwachen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Kassenmittel verantwortungsvoll verwenden. Einige Möglichkeiten:

Geben Sie vertrauenswürdigen Mitarbeitern eine geschäftliche Debitkarte und fordern Sie sie auf, für alle ihre Debitkäufe Details zum Geschäftszweck einzugeben.

• Fordern Sie Mitarbeiter, die ihr eigenes Auto geschäftlich nutzen, einen Maut-Tracker zu haben. Sie können es bereitstellen und die Details erhalten. Sie benötigen den Mitarbeiter, um den Geschäftszweck zu überprüfen.
• Wenn Mitarbeiter Smartphones für geschäftliche Zwecke verwenden, müssen sie Apps zum Erfassen von Quittungen per Foto oder zum Senden an die Buchhaltungsabteilung enthalten.
• Die Bottom Line bei Petty Cash:

Das Einrichten und Verfolgen von Portokassen sollte Teil des gesamten Aufzeichnungssystems für Ihr Unternehmen sein.

Denken Sie daran, wenn Sie es nicht aufzeichnen, können Sie es nicht als Betriebsausgabe abziehen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle diese Kassengeschäfte nutzen, so dass Sie mehr legitime Geschäftsausgaben geltend machen und Ihre Unternehmenssteuern senken können.