Wie man ein gutes Hotel unterscheidet RFP

Es ist kein Geheimnis, dass Hoteliers immer nach Möglichkeiten suchen, Meeting- und Eventplaner zu identifizieren, die Hotels und andere Veranstaltungsorte für Meetings, Incentive-Reisen, Konferenzen und Ausstellungen auswählen können.

Viele Hotels haben sich auf Online-Hotel-RFP-Seiten (Request for Proposals) wie Conventionplanit verlassen. com und sabrehotelrfp. com, um ihre Konferenz- und Konferenzdienstfähigkeiten zu fördern. Sie haben auch ihre eigenen Online RFP-Formulare entwickelt.

Viele Planer zögern jedoch, ihre Hotel-RFPs über Suchmaschinen von Drittanbietern zu senden. Viele Planer bevorzugen es, ihre Anfragen für Hotelgebote direkt an das Hotel und die Konferenzzentren zu richten.

Welche Informationen sind in einer Hotelanfrage enthalten?

Ein großartiges Werkzeug, um Planern zu helfen, ihre eigenen Formulare für Hotelangebote und andere Eventbedürfnisse zu entwickeln, ist die von der Veranstaltung akzeptierte Praxis, die Instrumente des Convention Industry Council auszutauschen.

Grundelemente für ein Hotel RFP sollte Folgendes enthalten:

• Die grundlegenden Kontaktinformationen des Anforderers (Name, Titel, Organisation, Adresse, Telefon, E-Mail usw.)
• Veranstaltungsdaten mindestens zwei verschiedene Optionen)
• Erforderliche Zimmerblöcke (Daten und Anzahl der Gästezimmer)
• Anforderungen an den Tagungsraum (Termine, Zimmergrößen, Anzahl)
• Anforderungen an Speisen und Getränke
• Anforderungen an die Barrierefreiheit
• Versand und Empfangen von Anforderungen
• Andere relevante Informationen

Nutzung von RFP-Tools

Darüber hinaus stellt die Global Business Travel Association (GBTA) ihren Mitgliedern ein umfangreiches Hotel-RFP-Tool zur Verfügung, das Event-Planer berücksichtigen möchten.

Elemente des GBTA Hotels RFP sind:

• Übersicht der Hoteleinrichtungen
• Übersicht der RFP-Antragsteller
• Details der Zimmerkontakte
• Größe der gesamten Meetingfläche eines Hotels
• Gesamtanzahl der Meetingräume
• Größe des größten Ballsaals oder Tagungsraums eines Hotels
• Deckenhöhe für größten Ballsaal oder Meetingraum
• Hat das Hotel einen festen Sitzungssaal eingerichtet?
• Wie viele Personen wird der Sitzungssaal aufnehmen?
• Hat das Hotel einen eigenen Ausstellungsraum?
• Wie groß ist der Ausstellungsraum?
• Wie groß ist die Entfernung zum Kongresszentrum?
• Wie lautet der Name des Tagungszentrums?
• Wie hoch ist der Steuersatz für Lebensmittel und Getränke?
• Wie hoch ist die Bankettgebühr?
• Werden die Bankettdienstgebühren besteuert?
• Bietet das Hotel audiovisuelle Dienstleistungen (A / V) an?
• Wird das Hotel einen Rabatt auf hauseigene A / V-Dienste anbieten?
• Wird das Hotel es Kunden ermöglichen, externe A / V-Anbieter einzubinden?
• Wie viele Besprechungsräume enthalten drahtloses Highspeed-Internet?
• Wie können Besprechungsräume Videokonferenzen enthalten?
• Gibt es eine Gebühr für die Verwendung eigener A / V-Anbieter?
• Akzeptiert das Hotel korporative "Meeting-Karten" zur Zahlung?
• Bietet das Hotel Tagungspauschalen an?

Darüber hinaus wäre es hilfreich, die Art der von Ihnen veranstalteten Veranstaltung mit dem Hotelverkauf zu teilen. Dadurch erhalten Sie Einsicht in die Ziele, die Ihr Meeting haben kann.

Die gute Nachricht über die Arbeit mit Hotels ist, dass die meisten bei der Zusammenstellung ähnlicher Veranstaltungen ziemlich erfahren sein sollten, und ein großartiger Verkaufs- oder Catering-Manager kann Ihnen mehr Informationen über Möglichkeiten geben, Veranstaltungsplanern bei der Erfüllung ihrer Ziele zu helfen.

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