Lesen und Genehmigen eines Bankettereignisauftrags (BEO)

Veranstaltungsorte möchten sicher sein, dass große Veranstaltungen reibungslos vonstatten gehen oder, wenn es eine Störung gibt, sie sicher sein wollen, dass es nicht ihre Schuld ist. In diesem Sinne erstellen sie sorgfältig ausgearbeitete Bankett-Event-Orders (BEOs), die die Event-Koordinatoren unterschreiben müssen. Während es schwierig sein könnte, zu klagen, wenn ein BEO dem Buchstaben nicht gefolgt wird, ist es in jeder Hinsicht ein gesetzlicher Vertrag; sicherlich sollte es sorgfältig gelesen werden, bevor es unterzeichnet wird.

Was ist eine Bankettveranstaltung (BEO)?

Nahezu jedes Großereignis, das in einem Hotel oder einer besonderen Eventanlage geplant ist, erfordert einen Bankettveranstaltungsauftrag oder BEO, ein Vertrag, der jedes Detail der Veranstaltung umreißt. Wenn Sie Veranstaltungsplaner sind, sollten Sie sich mit BEO vertraut machen, damit Sie sicherstellen können, dass alle Details korrekt abgedeckt werden.

Die Vereinbarung wird häufig in einem Formular beschrieben, in dem die Auswahl für Speisen und Getränke, Audio / Video, Raumeinrichtung, Tischdekoration, Personalbedarf und alle anderen Elemente zu Ihrer Veranstaltung aufgeführt sind. In der BEO ist eine Liste der Kosten enthalten, die Sie bezahlen müssen.

Die Vereinbarung enthält höchstwahrscheinlich "Informationsblöcke" in Unterüberschriften wie Kontaktinformationen, Zeitplan, Speisen- und Getränkevorkehrungen, Raumaufteilung, audiovisuelle Medien, Geschäftsbedingungen und die Unterschriftsblöcke.

Lesen der Bankettereignisbestellung

Es ist zwar offensichtlich, dass Sie die BEO lesen und den Bedingungen der Vereinbarung zustimmen müssen, aber lesen Sie auch das Kleingedruckte.

Stellen Sie sicher, dass Sie vollständig darüber informiert sind, wem Sie zustimmen, einschließlich aller Kosten.

Vergewissern Sie sich, dass Folgendes im allgemeinen Abschnitt des BEO beschrieben ist:

Kontaktinformationen vor Ort, einschließlich einer Mobiltelefonnummer
Verwendung des Speicherplatzes für den Tag des Ereignisses (überprüfen Sie die erwähnten Räume sind die Räume, die Sie tatsächlich bereist haben
Einrichtungs-, Start- und Endzeiten für die Veranstaltung
Die Gesamtzahl der erwarteten Gäste

Speisen und Getränke-Arrangements

Ein Abschnitt der BEO wird gewidmet zu Speisen und Getränken. Sie möchten sicherstellen, dass Folgendes in diesem Abschnitt beschrieben wird:

Das gesamte Menü, einschließlich aller Kurse
Jedes Element an einem Buffet und wie jede Station im Raum eingestellt und positioniert wird
Wie der Veranstaltungsort beabsichtigt, die Bedürfnisse von Gästen zu berücksichtigen, die besondere Ernährungsbedürfnisse haben (z. B. glutenfreie oder vegetarische Ernährung)
Servicezeiten
Spezielle Serviceleistungen wie Wein und Mineralwasser auf den Tischen
Alle Lebensmittelpreise
Detaillierte Liste von Alkohol, Marken von Alkohol und Bieren in der Bar

Room Set Up

Der BEO sollte speziell den gesamten Raum einrichten. Dies beinhaltet:

Platzierung der Tische
Anzahl der Plätze pro Tisch
Platzierung der Essensstationen
Ort der Unterhaltung (und ggf. Angaben zur Unterbringung von Animateuren, einschließlich der Lagerung von Ausrüstung, Zugang zu Essen und trinken, Raum wechseln usw.)
Lage der Stange / n

Einige BEOs können sogar ein Diagramm des Raumaufbaus enthalten.

Audiovisuelle und externe Anbieter

Audiovisuelle Arrangements werden manchmal auf einem BEO erscheinen, aber da viele Veranstaltungsorte a / v-Dienste an Dritte vergeben, kann es durchaus einen separaten Vertrag geben.

Wenn es in der BEO enthalten ist, stellen Sie sicher, dass alle Details abgeschlossen sind, bevor Sie den Vertrag unterschreiben.

Geschäftsbedingungen

Alle Verträge, einschließlich BEOs, haben Bedingungen, die Sie einhalten müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bedingungen kennen, bevor Sie das Dokument unterschreiben. Wie lauten die Vertragsbedingungen im Falle einer Stornierung? Wie werden Streitigkeiten beigelegt, wenn zum Beispiel ein Gast rutscht und fällt?

Es ist wichtig, alle Fragen des Facility Managers zu stellen und die Details vor der Unterzeichnung mit Ihrem Kunden zu bestätigen. Sobald Sie den BEO unterschrieben haben, handelt es sich um einen verbindlichen Vertrag.