Wege, Ihr Projekt zu stören Stakeholder

Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass die Stakeholder - das ist Ihr Projektteam und wichtige Kunden und Zulieferer - das bekommen, was sie für das Projekt benötigen. Ihre Stakeholder sollten Ihre wichtigsten Champions sein. Sie sollten Sie unterstützen, Ihnen helfen, die Projektziele zu erreichen und sicherzustellen, dass alle in die gleiche Richtung ziehen.

Aber es ist leicht, sie zu ärgern. Und wenn das passiert, können sie sich in Menschen verwandeln, die nichts mehr mit Ihrem Projekt zu tun haben wollen.

Das ist ein großes Risiko für einen Projektmanager, weil Sie ihre Hilfe und Unterstützung brauchen, um erfolgreich zu sein. Ohne ihre Eingabe könnten Sie Ihr Projekt möglicherweise nicht zustellen.

Hier sind Möglichkeiten, Ihre Projektbeteiligten zu nerven und was Sie stattdessen tun sollten.

Kommunikation fehlgeschlagen

Die Kommunikation sollte etwa 80% dessen ausmachen, was Sie als Projektmanager tun. Wenn Sie Ihrem Team, Lieferanten oder Kunden nicht sagen, was vor sich geht, werden sie schnell genervt. Schlimmer noch, sie neigen dazu, die Lücken mit ihrer Erklärung zu füllen, was passiert, was wahrscheinlich nicht genau ist und dem Ruf des Projekts geradezu schaden könnte.

Do stattdessen: Stellen Sie klare Projektberichte zusammen. Treffen Sie sie einzeln und in Gruppen und halten Sie sie auf Schritt und Tritt auf dem Laufenden. Erstellen Sie einen Projekt-Kommunikationsplan und führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch, damit Sie herausfinden können, wer was hören muss und wann er sie hören muss.

Verwenden Sie diese 15 Kommunikationstools, um Ihre Botschaft zu vermitteln.

Versagen, ihre Meinung zu stellen

Kommunikation ist eine Sache, aber das betrifft in der Regel Statusaktualisierungen und Projektverfolgung. Sie müssen mehr tun, um sie an dem Projekt zu beteiligen.

Dies kann Leute ärgern, wenn sie der fachliche Experte in einem bestimmten Bereich sind, und Sie bitten nicht um ihren Input zu etwas, zu dem sie sich sehr gut äußern können.

Projektmanager können in die Falle des Glaubens fallen, dass sie alles tun müssen und alle Entscheidungen selbst treffen müssen, aber das ist überhaupt nicht der Fall.

Do stattdessen: Stellen Sie ihre Meinung dazu, wie Projektprobleme bei ihrem Auftreten behandelt werden sollen. Berücksichtigen Sie ihre Ansichten. Sie müssen nicht tun, was sie vorschlagen, aber es hilft, Beziehungen aufzubauen, wenn Sie zuhören.

Sie können dies durch Projektbesprechungen tun und verfügbar sein, um zuzuhören, wenn sie mit Vorschlägen zu Ihnen kommen. Wenn es sich um Ihr Team handelt, stellen Sie sicher, dass sie ausreichend Gelegenheit haben, ihre Ansichten darzulegen.

Wenn Sie glauben, dass Ihre Qualifikationen Ihnen Superkräfte verleihen

Ein PMP® zu sein, macht Sie nicht zum besten Projektmanager der Welt (obwohl es vielleicht ein kleines bisschen hilft). Wenn Sie ein PRINCE2® Practitioner-Zertifikat oder ein APMP oder eine andere Projektmanagement-Bezeichnung besitzen, sind Sie nicht über jeden Zweifel erhaben.

Immer über Ihre Qualifikationen zu sprechen und wie die Bücher Dinge tun, ist ein sicherer Weg, um Ihre Stakeholder zu ärgern. Sie möchten nicht über Ihre hervorragenden Noten in der Prüfung hören oder wie Sie die Methodik auf ihr Projekt anwenden. Eigentlich wollen sie nur, dass das Projekt gut läuft. Ihnen ist es ziemlich egal, wie Sie dorthin kommen, meistens.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie beispielsweise aufgrund einer Qualifikation und eines Risikomanagements von einem Projektrisiko nicht überrascht werden.

Es geschieht mit den Besten von uns! Es ist also besser, bescheiden und engagiert zu sein und Ihre Fähigkeiten auf praktische Weise einzusetzen, ohne zu glauben, dass sie Sie über Ihre Altersgenossen hinwegsetzen.

Do stattdessen: Ihre Qualifikationen sollten Ihnen ruhig das Vertrauen geben, Ihre Arbeit so gut wie möglich zu erledigen, aber Sie werden feststellen, dass viele Personen, die als Projektmanager arbeiten, Zertifikate besitzen. In der Tat, viele Menschen, die in spezialisierten Branchen arbeiten, besitzen Zertifikate und für viele Unternehmen, Referenzen in Ihrem Fachgebiet, sei es Architektur, Buchhaltung oder Projektmanagement, sind einfach ein Hygienefaktor.

Erwarten Sie nicht, dass Ihre Stakeholder beeindruckt sind und sprechen Sie nicht ständig über sie. Demonstrieren Sie Ihre Fähigkeiten, indem Sie das Projekt gut durchführen und zeigen, wie Sie das Wissen anwenden, das Sie im Unterricht gelernt haben.

Ändern der Deadline

Wenn sich jeder für Meilensteine ​​des Projekts angemeldet hat und weiß, was passiert, wenn Sie alle als ein Team harmonisch zusammenarbeiten können.

Wenn Sie die Fristen ändern und es niemandem mitteilen, fangen die Leute an, sich zu ärgern.

Lesen Sie weiter: Was ist ein Projekt-Meilenstein?

Das Ändern der Daten hat einen großen Einfluss auf die Arbeit anderer Menschen. Möglicherweise haben sie Urlaubszeit für ihre kritische Arbeit am Projekt gebucht. Möglicherweise mussten sie Ressourcen in anderen Teams auffüllen, weil zu einem bestimmten Zeitpunkt jemand für das Projekt benötigt wird. Wenn Sie die Daten ändern, ohne den gesamten Hintergrund zu verstehen, könnten Sie das Projekt gefährden.

Do stattdessen: Ihr Projektsponsor wird verstehen, wenn Sie die vereinbarten Meilensteine ​​nicht erreichen können. Dinge ändern sich. Es werden neue Elemente in Ihren Projektumfang aufgenommen oder Dinge entfernt. Aber es ist nicht Ihre Aufgabe, Terminänderungen alleine zu vereinbaren.

Arbeiten Sie mit Ihrem Projektteam zusammen, um die Auswirkungen von Änderungen zu verstehen. Dann schlagen Sie Ihrem Projekt-Sponsor eine Lösung vor und erläutern die Gründe für die Änderung der Termine. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten Kenntnis von der Änderung haben und wie sich dies auf ihre Arbeit auswirken kann. Nehmen Sie dann mit Zustimmung aller Ihre Änderungen vor und aktualisieren Sie Ihre Projektdokumentation. Sie sollten niemals Änderungen an Terminen vornehmen, ohne den Rest des Teams vorher wissen zu lassen.

Verschwende ihre Zeit

Meetings! Wir alle lieben sie, nicht wahr? Sie sollten effizient, gut geführt und gut für die Zeit aller Beteiligten sein.

Aber das ist nicht immer der Fall. Oft beschweren sich die Stakeholder darüber, dass sie ihre Zeit in Meetings verschwendet haben. Es gab keine Tagesordnung, oder die Entscheidung, die sie erwarteten, wurde nicht gemacht, weil die falschen Leute im Raum waren.

Sie haben auch andere Möglichkeiten, ihre Zeit zu verschwenden - es sind nicht nur Meetings. Überlappen Sie ihren Posteingang nicht, indem Sie sie in eine Kopie von E-Mails einfügen, wenn dies nicht erforderlich ist.

Do stattdessen: Stakeholder in Projekten haben auch eine andere Aufgabe, also müssen sie ihre Zeit sinnvoll nutzen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Besprechungen eine Agenda haben. Planen Sie sie, laden Sie die richtigen Leute ein und stellen Sie sicher, dass Sie danach folgen.

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Senden Sie nur E-Mails an die relevanten Personen. Wenn Sie jemanden brauchen, stellen Sie sicher, dass er versteht, warum es wichtig ist, dass Sie sich dessen bewusst sind, und vermeiden Sie die gefürchtete Antwort, so weit wie möglich.

Seien Sie sich der Tatsache bewusst, dass andere Menschen beschäftigt sind und dass Ihr Projekt nicht immer die höchste Priorität hat (wenn es zu irgendeiner Zeit der Fall ist).