Tipps zur Vorbereitung Ihrer Veranstaltungsstätte vor besonderen Veranstaltungen

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihren Pre-Event-Plan für Ihre spezielle Veranstaltung geplant und ausgeführt und nun ist der Tag der Veranstaltung selbst angekommen.

Dies ist eine kritische Phase des Prozesses, der jeder Veranstaltungsplaner besondere Beachtung schenken muss - indem er die Veranstaltungsstätte bereitstellt, um sicherzustellen, dass das Ganze reibungslos abläuft.

Parkplatz

Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Website den Parkplatz Ihrer besonderen Veranstaltung markiert und dass den Teilnehmern eine klare Karte der verfügbaren Parkplätze per E-Mail zugesandt wurde, einschließlich der bevorzugten Eingänge und der Bereiche, die Ihrer Veranstaltung am nächsten liegen. Registrierungsschalter.

Vergessen Sie nicht, Angaben zu barrierefreien Parkplätzen zu machen.

Tipp: Wenn es keinen speziell für behindertengerechte Parkplätze abgegrenzten Parkplatz gibt, ist es ratsam, einen eigenen Bereich so nah wie möglich am Eingang anzulegen. Sie können dies bei Bedarf mit Verkehrskegeln und Gefahrenband durchführen.

Wenn das Parken schwierig ist, fügen Sie detaillierte Anweisungen für Ihre Delegierten bei und achten Sie darauf, dass die Parkwächter oder die Beschilderung vorhanden sind.

Sicherheit

Wenn Sie vorhaben, ein Sicherheitsteam vor Ort zu haben, ist es wichtig, dass sie genau wissen, was ihre Aufgaben sind und was sie von ihnen erwarten.

Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen eine schriftliche Anleitung geben, in der Situationen beschrieben werden, in denen sie eingreifen oder sie verwalten sollen. Sichtbare Sicherheit kann zum Beispiel ein wichtiger "Komfortfaktor" für Teilnehmer an einem Ereignis sein, aber schlecht durchgeführte Sicherheit kann ernsthaft nach hinten losgehen. Riskieren Sie nicht, einen negativen Eindruck zu hinterlassen - wenden Sie sich nur an seriöse Sicherheitsfirmen und prüfen Sie die Referenzen gründlich.

Registrierung

Der erste Eindruck zählt. Die Effizienz (oder anderweitig) Ihres Ereignisregistrierungsprozesses wird den Ton für die restliche Veranstaltungserfahrung Ihrer Teilnehmer bestimmen.

Denken Sie daran: Wenn Ihr Registrierungsprozess stinkt und Ihre Delegierten mit der Zeit in der Hand herumstehen und ein Mobiltelefon zur Hand ist, besteht eine echte Gefahr, dass sie die Erfahrung mit ihren Kollegen oder in sozialen Medien teilen.

Hier finden Sie einige Tipps, die Veranstaltungsplaner nutzen können, um negative Rückmeldungen in dieser entscheidenden Phase des Verfahrens abzumildern:

• Bieten Sie in den Tagen vor Ihrer Veranstaltung eine Vorregistrierung an. Diese einfache Idee kann viel Druck auf den Tag des Ereignisses selbst nehmen.
• Ihr Registrierungspersonal sollte Ihre Veranstaltung in- und auswendig kennen und in der Lage sein, alle möglichen Fragen schnell und effizient zu beantworten.
• Bieten Sie Erfrischungen und Snacks im Registrierungsbereich an und stellen Sie sicher, dass genügend Sitzgelegenheiten und Tische zur Verfügung stehen, damit die Menschen ihre Einkaufstaschen erkunden und sogar auf die Ankunft von Kollegen oder Freunden warten können.
• Zeigen Sie Anweisungen zum Herunterladen Ihrer mobilen Veranstaltungs-App an, um sicherzustellen, dass die Delegierten mit der Planung ihrer Veranstaltungserfahrung beginnen können.

Audio / Visual

Sprechen Sie mit Ihrem Hauptreferenten, Moderatoren und Sponsoren, um sicherzustellen, dass Ihre Anforderungen an Präsentationstechnik vollständig erfüllt sind.

Wenn Sie beabsichtigen, Folien von ihren eigenen Laptops zu präsentieren, vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Anschlüsse vorhanden sind. Sie sollten diese Präsentationen natürlich ein paar Tage vorher durchgesehen haben!

Ihr Team

Lassen Sie sich gründlich mit Ihrem Eventteam unterhalten, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind und es keine Zweifel oder Lücken in letzter Minute gibt, was von ihnen erwartet wird.

Tipp: Es ist eine gute Idee, zu diesem Zeitpunkt eine Pre-Con (Vorkonferenz) für die Sonderveranstaltung durchzuführen, einschließlich einer Neuauflage von allem, was erforderlich ist, um die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen.

Denken Sie wie ein Teilnehmer

Schließlich stellen Sie sicher, dass Sie sich in die Lage Ihrer Teilnehmer versetzen und die gesamte Veranstaltung aus ihrer Perspektive betrachten.

Haben Sie alles abgedeckt, um Ihre Erfahrung so reibungslos und nahtlos wie möglich zu gestalten? Ist etwas möglicherweise verwirrend oder schlecht erklärt? Gibt es letzte Lücken in Ihrer Planung (seien Sie darauf vorbereitet)?

Egal wie groß Ihre speziellen Events sind, diese 6 Tipps zur Vorbereitung Ihres Veranstaltungsortes vor besonderen Anlässen können Ihnen bei Engagement, Marketing und Networking helfen. Ihre Veranstaltung erfolgreich zu gestalten, beginnt mit dem richtigen Plan.