Der Small Business Guide zur Bestandskontrolle

Bevor ein kleines Unternehmen vernünftigerweise ein Versprechen abgeben kann, seine Kunden zu beliefern, muss es eine gewisse Sicherheit haben, dass es das hat, was seine Kunden bestellt haben. Damit ein kleines Unternehmen auf diese Weise die Kontrolle über sein Inventar hat, muss es über Prozesse verfügen, mit denen alle Artikel in seinem Inventar gezählt, überprüft und geprüft werden können.

Das Ziel jedes Bestandskontrollsystems sollte eine 100% ige Genauigkeit sein. Das bedeutet, dass Sie nicht nur wissen, was Sie zur Hand haben, sondern auch, wie viel davon verfügbar ist.

Woher weiß ich, ob ich ein Problem mit der Bestandskontrolle habe?

Es gibt mehrere Methoden, mit denen Sie Ihre Bestandskontrollprozesse unter Druck setzen können. Eine Methode besteht darin, eine Überprüfung von kürzlich verpassten Sendungen an Ihre Kunden durchzuführen. Waren einige dieser versäumten Sendungen aufgrund eines Mangels an Verständnis für das, was Sie zur Hand haben und verfügbar sind?

Zum Beispiel hatten Sie möglicherweise jeweils 100 von Teil A und ein Kunde fragte jeweils nach 100. Aber sie brauchten Sie nicht, um es bis zur nächsten Woche zu versenden, also saßen die 100 jedes von Teil A in Ihrem Lagerhaus. Am nächsten Tag rief ein anderer Kunde an und bat um jeweils 100 Stück von Teil A. Sie waren vom Büro weg und kümmerten sich um die vierzig Millionen anderen Dinge, die ein Kleinunternehmer erledigen musste, also nahm Ihr ein anderer Mitarbeiter den Anruf entgegen. .. Dieser eine andere Angestellte überprüfte und sah die 100 jedes von Teil A, der dort sitzt und es den zweiten Kunden versendete. In der folgenden Woche mussten Sie die 100 Teile von Teil A an den ersten Kunden senden, und es war nicht da.

Ihr kleines Unternehmen hat möglicherweise ein Problem mit der Bestandskontrolle. Es ist wichtig, nicht nur zu wissen, was Ihr kleines Unternehmen zur Hand hat, sondern auch, was Sie verfügbar haben. Im obigen Fall gab es zwar keinen Prozess, der Sie darüber informierte, dass die jeweils 100 Mitarbeiter einem anderen Kunden zugeteilt wurden, während Ihr Mitarbeiter gesehen hat, dass Sie jeweils 100 Teile von Teil A ausgeliefert haben.

Floor-to-Sheet-Audit

Eine weitere Methode, mit der Sie Ihre Bestandskontrolle einem Drucktest unterziehen können, ist eine Prüfung von Etage zu Blatt. Das bedeutet, dass Sie auf Ihren Lagerboden (oder Lagerraum oder Garderobenraum oder Garage - wo immer Ihr kleines Unternehmen sein Inventar führt) hinausgehen und Sie eine Handvoll von Dingen auswählen, um zu zählen.

Wir besprechen, wie viele Elemente später gezählt werden sollen, aber wenn Sie fertig sind, nehmen Sie diese Zählungszahlen auf Ihr System, das das Inventar verfolgt. Dies können Ihr WMS (Warehouse Management System), ERP / MRP (Warenwirtschaft / Materialbedarfsplanung), eine Excel-Tabelle, ein Sachbuch oder ggf. ein Haufen Post-Its sein. Wenn Sie kein System haben, das Ihr Inventar verfolgt - selbst wenn es nur ein Haufen Post-Its ist - haben Sie ein Problem mit der Inventarkontrolle.

In Boden-zu-Blatt-Audits vergleichen Sie dann die physischen Zählungen, die Sie gerade durchgeführt haben, mit dem, was Ihr Warenwirtschaftssystem für Sie hielt. Auch hier sollte Ihr Ziel eine Genauigkeit von 100% sein. Wenn sich die Anzahl Ihrer physischen Zählungen nicht genau an dem ausrichtet, was Ihr Warenwirtschaftssystem für Sie hielt, wissen Sie warum? Und können Sie Gegenmaßnahmen einleiten, um das erneut zu verhindern?

Einige der beliebtesten Gründe, die zählen, stimmen nicht überein:

• Sie haben eine Lieferung von Ihrem Lieferanten erhalten, aber Sie haben die Teile in den Kästchen nicht gezählt. Die Packliste sollte nicht als 100% genau gewertet werden. Öffne die Kästchen und zähle den Inhalt. Wenn Ihr Lieferant sagt, dass er Ihnen 1 000 Teile gesendet hat und Ihnen nur 990 Teile geschickt wurden, und Sie den Fehler nicht bemerken, haben Sie nicht nur ein Problem mit der Inventarkontrolle, sondern können auch Ihre eigenen Kunden kurzschließen.
• Sie haben Teile an einen Kunden geliefert, aber Ihr Inventar nicht korrekt dekrementiert. Oder überhaupt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre ausgehenden Sendungen in Echtzeit von Ihrem Inventar abziehen.
• Qualitätsprobleme zwangen Sie dazu, einen Teil Ihres Inventars aus Ihrem nutzbaren Inventar zu entfernen. Ihr Bestandskontrollsystem hat jedoch keine Möglichkeit, zwischen verwendbar und nicht verwendbar zu unterscheiden, so dass Ihr System angibt, dass Sie über mehr verfügen, als Sie verwenden können. Die Fähigkeit, zwischen verwendbarem und nicht verwendbarem Inventar zu unterscheiden, ist nicht nur ein wichtiges Merkmal, das es Ihnen ermöglicht, Teile mit Qualitätsproblemen im Auge zu behalten, sondern es kann auch ein Mechanismus sein, um Lagerbestände einem Kunden zuzuordnen, während diese Teile auf Lager gehalten werden.
• Sind Ihre Produkte wertvoll und leicht zu transportieren? Ein Unternehmen, das Ambosse vertreibt, hat weniger Probleme mit dem Diebstahl als ein Unternehmen, das Goldmünzen verkauft. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bestandskontrollplan eine Möglichkeit zur Aufrechterhaltung der Sicherheit Ihrer Produkte enthält. Und implementieren Sie ein Zykluszählprogramm, das Ihnen hilft, den Überblick über Ihr Inventar zu behalten.

Was genau ist ein Zykluszählprogramm?

Ein Zykluszählprogramm ist das, was während dieser Boden-zu-Blatt-Zählungen geschieht. Ein Zykluszählprogramm ist ein Prozess, bei dem Sie regelmäßig einen Prozentsatz Ihrer Teile zählen, so dass Sie über ein Jahr alle (oder zumindest alle Ihre wertvollsten Teile) gezählt haben.

Sie können ein Zykluszählungsprogramm in Verbindung mit einer jährlichen Inventur verwenden, was in der Regel dazu beiträgt, die Abweichungen dieser Inventuren zu reduzieren. Einige Unternehmen verwenden anstelle von jährlichen Inventuren Zykluszahlen, aber ich empfehle dies nicht.

Um die Parameter Ihres Zykluszählprogramms zu bestimmen, müssen Sie bestimmen:

• Wie viele Teile müssen Sie insgesamt zählen?
• Zählen Sie sie alle im Laufe eines Jahres? Wenn nicht, wie werden Sie den Cutoff-Punkt bestimmen? Typischerweise folgen Unternehmen der 80-20-Regel, d.h. e. 80% Ihres Inventarwerts stammen aus 20% Ihrer Teile - konzentrieren Sie sich also darauf, diese 20% zu zählen.
• Wie oft wirst du zählen?
• Wer führt die Zählung durch?Wenn Ihre Firma groß genug ist, sollte der Zykluszähler jemand sein, dessen Jobleistung an Bestandsgenauigkeit gebunden ist. Dies hilft dabei, potenzielle Interessenkonflikte im Zykluszählprozess zu vermeiden. Eine Zykluszählung ist ein Audit - kein Tool zur Bewertung der Arbeitsleistung.
• Wie wird die Zählung durchgeführt? Der Floor-to-Sheet-Prozess ist die bevorzugte Methode. Ein Zykluszähler sollte eine Liste von Teilenummern und Positionen erhalten. Der Zähler geht dann auf den Boden und zählt sie. Er sollte keine Ahnung haben, wie viele es erwarten würden, dort zu sein. Eine andere Methode ist eine Blatt-zu-Boden-Zählung. Dies ist die Umkehrung der Floor-to-Sheet-Methode. Die Sheet-to-Floor-Methode beginnt, wenn Sie Ihrem Counter eine Liste mit Teilen und deren entsprechenden Zählwerten gemäß Ihrem Inventory-Tracking-System übergeben. Der Zähler prüft dann die physikalischen Mengen in den Regalen im Vergleich zur Systemanzahl.

Wenn Sie die obigen Zykluszählprozessfaktoren verstehen, können Sie Ihr Zykluszählungsprogramm erstellen. Zum Beispiel, wenn Sie 500 Teilenummern zählen müssen und Sie können einmal pro Woche zählen, dann können Sie 10 Teile pro Woche zählen (oder nur zwei pro Tag). Am Ende eines 50-Wochen-Jahres werden Sie alle 500 Teilenummern gezählt haben. Vergessen Sie nicht, bei jeder Zählung verschiedene Teilenummern zu zählen, um zu vermeiden, dass eine Teilenummer zu viel zählt und eine andere unterzählt.

Während dieses Prozesses ist es wichtig zu wissen, wann Ihre Inventurzählung ausgeschaltet ist. Aus diesem Grund sollte ein Zykluszähler kein Lagerverwalter oder Lagerverwalter sein. Es ist menschliche Natur für diese Mitarbeiter, Fehlerbehebungen durchzuführen, ohne die zugrunde liegenden Probleme an das Management weiterzugeben. Als Inhaber oder Manager eines kleinen Unternehmens müssen Sie wissen, wann die zugrunde liegenden Bestandskontrollprozesse nicht funktionieren. Daher können Sie Gegenmaßnahmen implementieren, um nachgelagerte Probleme zu vermeiden.

Lösen von Inventarsteuerungsproblemen

Ein Zykluszählungsprogramm in Verbindung mit einer jährlichen Inventur hilft bei der Lösung von Problemen bei der Bestandskontrolle. Mithilfe von Zykluszählungsprogrammen können Sie Defizite bei der Bestandskontrolle feststellen. Sie müssen jedoch Änderungen vornehmen, um die Probleme zu beheben, die Ihr Zykluszählprogramm aufdeckt.