Vereinfachung und Beschleunigung der HR-Servicebereitstellung

Personalleiter sind eine wichtige Quelle der Unterstützung und des Komforts für die Angestellten in ihrem persönlichen und beruflichen Leben. HR ist ein Dienstleistungsunternehmen, das den Mitarbeitern dabei hilft, ihre Karriere voranzubringen und Probleme zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten zu lösen.

HR unterstützt sie auch bei einigen der wichtigsten und folgenreichsten Ereignisse in ihrem Leben, einschließlich Ehe, Geburt und Kampf gegen schwere Krankheiten.

Routinemäßige administrative Dienste, wie die wiederholte Beantwortung der gleichen Fragen oder das Abschließen einfacher Transaktionen, verbrauchen jedoch zu oft den Großteil der Zeit der Personalabteilung.

Reduzieren der Verwaltungsarbeitslast

Der Schlüssel zur Reduzierung dieses Verwaltungsaufwandes besteht darin, die Mitarbeiter darin zu schulen, sich selbstständiger zu machen und mehr alltägliche Aufgaben zu automatisieren. Hier kann die Anwendung eines Service Management-Ansatzes helfen. Das Servicemanagement vereinfacht die Bereitstellung von routinemäßigen Verwaltungsservices und gibt Zeit für die Konzentration auf hochwertige Aktivitäten frei.

Die typische HR-Organisation verfügt wahrscheinlich über Systeme zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und zahlungsbezogenen Aktivitäten. Es verfügt jedoch wahrscheinlich nicht über ein automatisiertes System zur Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und zur Erfüllung von Anfragen.

Überlegen Sie, was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine Vorladung zu einer Geschworenenaufgabe erhält: Es besteht die Möglichkeit, dass das Unternehmen immer noch auf physische Formulare oder eine Reihe von E-Mails angewiesen ist, um die Anträge des Mitarbeiters zu bearbeiten.

Da Mitarbeiterinteraktionen häufig mithilfe von E-Mails und Tabellenkalkulationen nachverfolgt werden, werden Mitarbeiteranfragen häufig übersehen oder übersehen. Fehler passieren dann und schaffen weitere Frustration und zusätzliche Arbeit für HR.

Bei E-Mail gibt es keine einfache Möglichkeit, festzustellen, ob eine Anforderung angehalten wurde, oder Prozessengpässe zu lokalisieren und zu beseitigen.

Ebenso ist es schwierig, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu analysieren und darauf zu reagieren - zum Beispiel, um häufig angeforderte Informationen zu identifizieren und sicherzustellen, dass diese online verfügbar sind.

Manuelle Verwaltungsprozesse frustrieren die Mitarbeiter und belasten HR-Teams enorm. Eine aktuelle Umfrage ergab, dass HR-Mitarbeiter durchschnittlich 12 Stunden pro Woche mit Routineanrufen und E-Mails beschäftigt sind.

Service-Management-Ansatz für Besprechungsmitarbeiter-Anforderungen

Der Service-Management-Ansatz eliminiert diese mühsamen und zeitaufwändigen Prozesse. Es ersetzt nicht nur E-Mails - es verändert die Art und Weise, wie sich HR mit Mitarbeitern beschäftigt.

Stellen Sie sich das Service Management als die perfekte Kombination aus Verwaltungsassistent und Projektmanager vor. Sie reagiert sofort auf Mitarbeiteranfragen, führt Fälle weiter, automatisiert wiederholbare manuelle Prozesse und verwaltet sogar komplexe abteilungsübergreifende Aktivitäten wie Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern.

Die Serviceabteilung vergisst oder macht keine Fehler, folgt immer mit den Leuten, damit die Dinge erledigt werden, und lässt Sie wissen, ob es ein Problem gibt, das sie nicht lösen kann. Es zeigt Ihnen auch, wo Ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen - so können Sie die Ressourcenbereitstellung optimieren und die Produktivität maximieren.

Service Management ersetzt nicht Ihr aktuelles Human Capital Management-System - es integriert sich mit diesem und ergänzt es, indem es Ihnen die Sichtbarkeit und Kontrolle über die Arbeit gibt, die Sie wahrscheinlich heute meist per E-Mail erledigen.

Es bietet den Mitarbeitern dieselbe Sichtbarkeit. Sie können den Status ihrer Anfragen sehen, anstatt zu fühlen, dass ihre Anfragen kurz nach ihrer Einreichung in ein schwarzes Loch verschwanden.

Die Bereitstellung von Mitarbeitern zur Überwachung des Fortschritts ihrer Anfragen reduziert die Zahl der frustrierten Follow-up-E-Mails, Telefongespräche und persönlichen Besuche bei der Personalabteilung erheblich.

Vorteile eines Service Management Ansatzes

Service Management beginnt mit der Einführung eines webbasierten HR-Portals, in dem Mitarbeiter HR-Informationen finden und HR-Services anfordern können. Idealerweise können Mitarbeiter auf ihren Arbeits-PCs, Heimcomputern, Laptops und ihren Smartphones und Tablets auf dieses Portal zugreifen.

So können sie die Kontrolle über ihre grundlegenden HR-Anforderungen übernehmen - wie zum Beispiel die Leistungsregistrierung oder Statusänderungsaktualisierungen.

Mitarbeiter wählen einfach die tatsächlich benötigten Services aus einem Servicekatalog aus oder suchen nach Informationen in der Wissensdatenbank des Portals.

Wenn ein Mitarbeiter eine Anfrage über das Portal sendet, erstellt das Service-Management-System automatisch einen Fall und leitet ihn durch den gesamten Fulfillment-Prozess. Dazu gehört auch, den Fall dem richtigen HR-Experten zuzuweisen, den Fall automatisch von Person zu Person weiterzuleiten, wenn jeder Erfüllungsschritt abgeschlossen ist, und eine vollständige Fallhistorie zu pflegen.

Sie können diesen Service auch auf andere Abteilungen erweitern. Zum Beispiel können Service-Management-Systeme automatisch IT-Konten einrichten oder Büroräume für neue Mitarbeiter als Teil des Onboarding-Prozesses anfordern.

Das Service-Management-System steuert die End-to-End-HR-Servicebereitstellungsprozesse und weiß, wie diese Prozesse ablaufen. Zum Beispiel kann es Ihnen automatisch mitteilen, wenn ein Fall blockiert ist, damit Sie Maßnahmen ergreifen können.

Außerdem generiert es eine Vielzahl von KPIs und anderen Prozessmetriken - beispielsweise wie gut Ihr Team auf Mitarbeiteranfragen reagiert. Es kann sogar die Arten von Wissensdatenbank-Abfragen analysieren, die es leicht machen, Inhaltslücken zu identifizieren und auszufüllen.

Fazit

Personalverantwortliche entscheiden sich für eine Karriere im HR-Bereich, weil sie Menschen helfen wollen, nicht ihre Tage damit verbringen, Unterlagen einzureichen, Tabellen zu aktualisieren und auf E-Mails zu antworten. Zu oft unterbrechen alltägliche Anfragen und Papierstapel diese Arbeit, was sie und die Angestellten, denen sie helfen wollen, frustriert.

HR ist ein Dienstleister und kann sich das Beispiel seines Mitanbieters, der IT-Abteilung, anschauen. Die IT hat bei vielen Unternehmensbemühungen die Führung übernommen, um eine Service-Management-Disziplin anzuwenden, um die Einreichung und Erfüllung von IT-Helpdesk-Anfragen zu automatisieren.

Die Automatisierung dieser Aufgaben versetzt die IT in die Lage, sich auf strategischere Arbeiten zu konzentrieren, die dem Unternehmen helfen können, seine breiteren Geschäftsziele zu erreichen und den Wert der IT besser zu demonstrieren.

Ein Service-Management-Ansatz ist der Schlüssel zum HR, der durch die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Services und einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit bei gleichzeitiger Reduzierung der eigenen Arbeitsbelastung sein Profil für Führungskräfte verbessert. HR kann ihre Zeit und ihr Know-how für strategischere Aktivitäten einsetzen, die ihr Geschäft vorantreiben.